Онлайн-технологии и взаимодействие с аудиторией профессиональной конференции. Практический кейс

Заключительная сессия
Заключительная сессия
При проведении профессиональных мероприятий и конференций традиционно много внимания уделяется предварительной их подготовке и освещению. Однако формат самих мероприятий, способы взаимодействия с аудиторией меняются гораздо медленее. Неожиданно для себя оказавшись непосредственным участником одного их ведущих филантропических форумов нынешнего лета, я хотела бы описать имевший место небольшой эксперимент с форматом взаимодействия с профессиональной аудиторий в рамках закрытого узкоспециализированного мероприятия.

Как мне кажется, этот эксперимент демонстирует со всей очевидностью громадный и до конца еще не использованный потенциал применения ИТ и веб-технологий в деле проведения различных мероприятий, не только на этапе подготовки, но и «в реальном времени».

Итак, первый международный филантропический форум Развивающиеся общества — развивающаяся филантропия — 1 июля 2013 года, Петергоф.

Это дискуссионная площадка для тех, кто профессионально занимается филантропией в развивающихся странах. Идея собрать всемирный форум по благотворительности принадлежит Ольге Алексеевой – одному из самых известных лидеров российского некоммерческого сектора, скоропостижно скончавшейся в 2011 году, автору книг о благотворительности, в течение многих лет возглавлявшей CAF Россия. Координатором организации форума выступает Некоммерческое партнерство грантодающих организаций «Форум Доноров». В оргкомитет входят представители Благотворительного фонда В. Потанина, Фонда некоммерческих программ Д. Зимина «Династия», CAF Россия, Фонда DASRA (Индия), Golden Bridges Foundation (Китай) и др.»

Сухие формулировки пост-релиза не расскажут о людях… о том, как удивительно, странно, неожиданно, но в конечном случае восхитительно было оказаться так близко, на расстоянии вытянутой руки, от неизвестного и порой закрытого мира филантропии других стран — мира, который мы хорошо если немного представляем себе «снаружи», а непосредственные его участники — хорошо знают изнутри. Но не потому ли так трудно бывает выйти из этого «изнутри».

Мне хотелось бы рассказать вам о трущобах Кении и людях, рискнувших бросить им вызов; мне хотелось бы рассказать о лесах Амазонки и любви к футболу, не оставляющей даже самых радикальных экологических борцов в Бразилии, о том как грустнеют глаза основатела колумбийского банка социальных инвестиций, когда речь заходит о социальной расслоении и «колумбийском экономическом треугольнике» и наоборот как разгораются глаза рукодителя частного благотоврительного фонда из Украины, когда она рассказывает об оранжевой революции.

Но нет, эти прекрасные воспоминания останутся мне под грифом «личные переживания», а у нас речь пойдет о технологиях. Итак, где же на уникальном по формату и составу участников филантропическом форуме место Интернет-технологиям? Что они могу дать участникам? Могу ли улучшить их опыт и впечатления от коференции? А если так, то где необходимые точки приложения, и допустимая доза?

Постараюсь рассказать, как мы совместно с организаторами (в лице Российского Форума Доноров) искали ответ.

Постановка задачи

Для поддержания атмосферы живого обсуждения на форуме было решено отказаться от традиционных докладов, вместо этого проходили камерные дискуссионные группы, руководимые опытными модераторами. Как формат знакомства и общения такой подход обещал множество преимуществ (которые, замечу в скобках, полностью себя оправдали). Однако при этом он порождал проблему фиксации наработанного для последующей общей презентации для участников, которые не принимали участие в работе данной группы. Но как этого достичь?

В обсуждении участвуют люди из различных стран с различным культурным контекстом и отношением к обсуждаемым проблемам. Сами темы существенно отличаются по кругу затрагиваемых вопросов и заранее невозможно предсказать, как пойдет обсуждение и какие итоги будут получены в конце. Это был наш «содержательный вызов».
Решить его во многом предстояло итоговым докладчикам, которые по конспектам сессий готовили небольшие отчеты-презентации. Формат же этих презентаций представлял собой как раз «вызов формы», так как меньше всего и модераторам и организаторам хотелось бы превратить их в скучную последовательность однотипных слайдов.

Не это ли отличный повод Интернет-инструментам проявить себя?

Содержательное решение

В ходе подготовки пилотной презентации и моделировании хода дискуссии по одной из темы был разработан и согласован с модераторами тематический фреймворк, то есть последовательность вопросов, которые должны быть затронуты в ходе дискуссии и на которые так или иначе должны быть получены ответы. Вопросы эти позволяли выявить структурные, не зависящие от темы и предмета обсуждения, компоненты обсуждаемого аспекта филантропического сектора:

  1. Постановка проблемы
  2. Контекст — ключевые аспекты, формирующие ландшафт данной проблемы
  3. Ключевые игроки и/или участики расстановки сил в рамках данной проблемы
  4. Возможности
  5. Препятствия
  6. Инструментарий
  7. Сценарии (или направления) развития
  8. Резюме

Наличие такого тематического фреймворка позоволило разработать единый визуальный концепт финальной презентации. Будучи интерактивной, такая презентация позволяла бы с одной стороны охватить и представить весь обсужаемый комплекс тем как процесс, имеющий начало и конец. С другой – она позволяла «углубиться» в каждый конкретный структурый аспект для того, чтобы подробнее остановиться на обнаруженных в ходе дискуссии ключевых моментах.

Выбор инструмента

Для реализации описанной выше концепции был необходим соответствующий инструмент:

  1. Достаточно быстрый и простой, чтобы позволить зафиксировать необходимое количество содержательной информации за небольшой промежуток времени (фактически мы располагали небольшими перерывами между мероприятиями конференции, в течении которых модераторы могли обработать свои конспекты и представить финальные выводы);
  2. Достаточно нетребовательный к среде своей работы — полученную презентацию необходимо было демонстрировать на проекторе и опубликовать в Интернете;
  3. Достаточно нетривиальный, чтобы сохранить и передать для других участников живую атмосферу обсуждений и особенности темы каждой из дискуссий.

Трудно сказать насколько на самом деле широко предложение презентационных инструментов и приложений, после того как вы намереваетесь отказаться от традиционного PowerPoint. Тем не менее для решения данной задачи мы решили использовать онлайн инструмент для создания презентаций Prezi, который позволил нам:

  1. Реализовать задуманный визуальный прототип с помощью предоставляемого набора динамических эффектов и концепции «бесконечной канвы», которая лежит в основе его работы;
  2. В качестве готового продукта получить самовоспроизводящийся файл, пригодный для демонстрации как под Windows так и под Mac OS;
  3. Prezi является онлайн иструментом, следовательно созданные с его помощью презентации могут быть легко опубликованы в Интернете и ими можно обмениваться на других ресурсах, как и любым другим контентом. При этом имеется и автономная версия, которая может работать без подключения к Интернету (что в условиях конференции в конечном итоге оказалось весьма актуально)

Пример готовой презентации по одной из дискуссий

Принципиально процесс создания презентации с помощью Prezi не отличается от процесса создания презентации любым другим известным способом. Тем не менее, если вы бы хотели получить о нем представление, то сайт инструмента содержит подборку обучающих скринкастов, иллюстрирующих его возможности.

Отдавая предпочтение презентационному инструменту, мы фокусировались на задаче демонстрации финальных результатов для участников параллельных групп, которые не могли следить за ходом обсуждения по другим темам. При этом стремились достичь некоторой визуальной и смысловой законченности и привлекательности, соответственно, в ущерб скорости и фиксации обсуждения «в реальном времени». При нашем подходе ход обсуждения конспектировался помощниками модераторов и был скрыт от аудитории. Здесь, как мне кажется, также заложены дополнительные возможности для расширения технологического инструментария работы с аудиторией.

Так, например, можно было использовать генераторы интеллект-карт (mindmaps) или интерактивные белые доски (whiteboards) для фиксации хода обсуждения в реальном времени с немедленной его демонстрацией аудитории, причем как посетившей самой мероприятие, так и вне его с помощью социальных сетей. Примеры подобных сервисов:

www.mindmeister.com — онлайн сервис для построения интеллект-карт
realtimeboard.com — онлайн сервис совместной работы в формате интерактивной доски

Как все происходило

Групповые сессии шли параллельно, и при небольшом количестве участников каждой из групп обсуждение проходило довольно оживленно и продуктивно. Ход обсуждения направлялся модератором таким образом, чтобы необходимые ключевые вопросы тематического фреймворка были затронуты. Надо признать, что не во всех группах это удалось на сто процентов, но тем не менее, общие смысловые компонеты удалось вычленить во всех случаях. В каждой группе велись конспекты и по ним, уже после завершения дискуссии, на основании консультации с модератором составлялась презентация с помощью заранее созданного шаблона. На последнем пленарном заседании специально делегированный участник каждой группы делал небольшой доклад об итогах обсуждения с использованием полученной презентации.

Найденный таким образом формат представлял собой компромис между сиюминутной реакцией в реальном времени (когда например участники конференции комментируют происходящее в Twitter-е) и предварительно подготовленными заранее «отполированными» докладами. Это позволило, с одной стороны, иметь достаточно качественный визуальный ряд и проработанное содержание, а с другой – сохранить ощущение импровизации, «живого» контента, рождавшегося в ходе мероприятия.

Финальный результат

Заключительная сессия
Заключительная сессия

В нашем случае результат получился вполне практическим и зримым. Пять презентаций, пять докладов — пять отправных точек для последующего анализа и осмысления. И даже если не все получилось как задумывалось и планировалось, мы достигли главного – практически в реальном времени нам удалось создать интерактивный продукт обсуждения, продукт дискуссий, который:

  • Передает их живую и непредсказуемую атмосферу реальной сессии;
  • Приводит к общей структурной схема разные тематические направления, благодаря чему участники разных групп сумели быстро и эффективно воспринять и усвоить результаты тех сессий в которых не участвовали непосредственно;
  • Является уникальным продуктом конференции и ее реальным и зримым итогом, который может быть использован в дальнейшей практической деятельности.

Мы использовали именно те качества технологии, которые были критичны для решения нашей задачи

Какова роль технологий в этом результате? Явился ли наш небольшой онлайн-эксперимент пикатной деталью всего опыта форума или его существенной и неотъемлемой частью? Наверное каждый из участников и организаторов по своему отвечает на этот вопрос. Мой ответ, в частности, таков — мы не использовали технологию ради технологии, ради моды или престижа. Мы использовали именно те качества технологии, которые были критичны для решения нашей задачи — скорость фиксации, наглядность представления результатов, кросплатформенность.

Именно эти качества отличают онлайн-инструменты и именно они в комбинации с живым и непосредственным опытом общения в формате профессионального мероприятия и составили, на мой взгляд, интересный и эффективный тандем. Этот тандем в целом был позитивно воспринят участниками форума, явившись своего рода итогом, «овеществленным» продуктом дискуссий и обсуждений, который при желании можно «унести с собой», на него можно сослаться в статье или разместить как наглядную иллюстрацию в блоге.