Митап «Управление информационными рассылками для НКО»: материалы со встречи

Par avion air mail
Par avion air mail
 18 сентября состоялся митап «Управление информационными рассылками для НКО» с Александром Евграфовым, рулевым сайта «Всемирного фонда дикой природы» в России.

Информационная рассылка – один из самых эффективных способов коммуникации со своими сторонниками, цель которой –передать информацию определённому количеству людей. Чем больше круг людей, который охватывает ваша рассылка, тем больше вероятность, что ваш главный посыл будет услышан.

Как пополнять базу контактов

Первый закономерный вопрос при работе с рассылками: «Как пополнять базу контактов?»

Для пополнения базы вы можете использовать встроенные шаблоны для подписки на вашем сайте. При средней посещаемости сайта в 3000-3500 человек количество подписчиков в день может достичь 20 человек.

Слайд с презентации А.Евграфова
Слайд с презентации А.Евграфова

Также удачным опытом пополнения базы подписчиков может стать проведение различных кампаний, конкурсов и игровых тестов с предложением получать новости от вашей организации. (С одним из так примеров можно познакомиться в статье: «WWF: узнай, кто твое внутреннее животное и возьми над ним шефство»).

После составления списка контактов предстоит выбрать способ управления базой контактов и сервис почтовой рассылки. На этом моменте некоторые могут открыть для себя новое словосочетание «CRM-система».

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами).

CRM-cистемы помогают организовать удалённую работу в командах, автоматизирует создание документов и отчётов, а также позволяет эффективно работать с вашей базой данных.

Например, с системой amоCRM легко интегрируются такие сервисы управления почтовой рассылкой, как:

На рынке программного обеспечения вы можете встретить, как платные CRM, так и CRM-системы, написанные на открытом коде.

Allan_Piz_Barbara_Piz__Yazyk_pismaПосле того, как вы выбрали программное обеспечение, самое время подумать о «начинке» информационной рассылки.

Рекомендация от Александра Евграфова: прочитайте книгу Алана Пиза «Язык письма», которая содержит множество советов, о том, как ясно и лаконично излагать свои мысли.

Информационная рассылка начинается с правильного обращения к подписчикам. «Персонализация» письма позволяет устанавливать доверительные отношения с подписчиками, поэтому создание именных писем с правильно склоняемыми «Уважаемый/ая, Дорогой/ая» — это первый шаг к налаживанию онлайн-контакта с вашей аудитории.

Дизайн шаблонов

При составлении письма необходимо читать требования к коду для каждого почтового сервиса. Письмо, которые вы отправили с вашего сервиса, совершенно по-разному отобразится на почтовых сервисах Mail.ru, Yandex.ru, Google.ru

Например, картинка в письмах на Mail.ru не читаются, поэтому если вы создадите замечательную картинку с красивым слоганом и вставляете её в письмо, то будьте уверены, что получатель увидит пустоту или чёрный квадрат при открытии письма.

Слайд с презентации А.Евграфова
Слайд с презентации А.Евграфова

«Хотел как лучше…», или как не стать спамером?

 Предположим, что количество ваших подписчиков составляет 5 000 человек. Технически отправить 5 000 писем одновременно невозможно, и при массовой одновременной рассылки вы рискуете попасть в «чёрный список» почтового сервиса. Средняя скорость отправки писем с сервиса 500 писем каждые 2 минуты, для Яндекс не больше 100 писем за 2 минуты.

Особое внимание стоит уделить «чёрному списку» Mail.ru. Большинство пользователей рунета имеют почтовый ящик на сервисе mail.ru, поэтому единожды нарушив правила рассылки, вы можете потерять существенную часть своей аудитории.

Если всё-таки вы попали в «чёрный список», то единственный выход – это напрямую связываться с почтовой службой и объяснять причину вашей массовой рассылки.

Нет предела совершенству

Работа с информационными рассылками – это процесс, который можно постоянно совершенствовать. Вы можете вести статистику, как реагируют ваши подписчики на новости, в какое время рассылки открываемость писем наиболее высокая, а лучше всего, если вы будете вести журнал статистики и проводить регулярные тестирования.

Слайд с презентации А.Евграфова
Слайд с презентации А.Евграфова

Виды тестирования:

  • А/Б тесты
  • Анализ статистики
  • Реестр (история) рассылок
  • Обратная связь получателей

А/В тест

В конце письма вы ставите 2 ссылки:

  • Если вам понравилась рассылка/помогла наша информация, то перейдите по этой ссылке.
  • Если вам не понравилась, то – по этой.

Далее при просмотре статистики двух страничек, вы сможете сделать вывод о качестве своей рассылки.

Анализ статистики включает в себя сбор информации о доставке, о количестве просмотров, о кликах и переходах на ту или иную ссылку. Пример сервиса для анализа статистика — [email protected] 

Обратная связь получателей

Если количество ваших подписчиков превышает 2 000, то читать текстовые отзывы о работе рассылке будет занимать много времени, поэтому в этом случае лучше воспользоваться тестом А/В.

Вы можете просить подписчиков указывать причину отписки от вашей рассылки, что тоже станет ценной информацией для улучшения вашей работы.

Если внутри рассылки вы используете ссылки, то статистика переходов станет одним из показателей эффективности вашей рассылки.

Александр Евграфов. Фотограф: Екатерина Изместьева
Александр Евграфов. Фотограф: Екатерина Изместьева

Допустим, вы хотите узнать, нажал человек или нет, но также вам важен источник перехода на ссылку (рассылка либо официальный сайт организации). В этом случае вам поможет компоновщик url, где вы вводите оригинальную ссылку и источник. Для получателя ссылка будет выглядеть одинаково, что в рассылке, что и на сайте, однако для себя вы начинаете фиксировать источник перехода на вашу новость.

Чтобы разобраться в вышеописанных способах тестирования, вам потребуется некоторое время, однако результаты также не заставят себя долго ждать. И не забывайте, что главное правило рассылки: «Думаем о получателях, думаем как получатель».

Следите за анонсами митапов на сайте Теплицы и на страничке в Facebook.

Пожелания по темам митапов можете писать на почту [email protected] или в группе Facebook.

Презентация Александра Евграфова