Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой

Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой
Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой
Иде­аль­ное вре­мя для раз­бо­ра почты, ярлы­ки и пап­ки, архи­ви­ро­ва­ние и спе­ци­аль­ные при­ло­же­ния – пред­став­ля­ем 5 сове­тов, кото­рые помо­гут вам достичь пусто­го поч­то­во­го ящи­ка.

Пустой поч­то­вый ящик – это завет­ная, но недо­сти­жи­мая меч­та очень мно­гих. И если с неуклон­ным ростом непро­чи­тан­ных сооб­ще­ний вы все глуб­же погру­жа­е­тесь в пучи­ну отча­я­ния, то выход из это­го есть – 5 про­стых сове­тов помо­гут вам рабо­тать с поч­той эффек­тив­но.

1. Начинайте работать с почтой, когда ничего не происходит

Оче­редь в кас­су, ожи­да­ние авто­бу­са или скуч­ное сове­ща­ние – это иде­аль­ное вре­мя для того, что­бы начать раз­би­рать почту.

Если вас не инте­ре­су­ет про­мо-акция оте­ля или новое поступ­ле­ние кос­ме­ти­че­ской про­дук­ции в мага­зине – сме­ло уда­ляй­те эти пись­ма из ваше­го поч­то­во­го ящи­ка и из вашей жиз­ни. Более того, если вы реши­ли объ­явить вой­ну ненуж­ным рас­сыл­кам, то вы може­те вос­поль­зо­вать­ся сер­ви­сом Unroll.me и лег­ко отпи­сать­ся от ненуж­ных писем навсе­гда.

Так­же поста­рай­тесь сокра­тить чис­ло раз, когда вы раз­би­ра­е­те вашу почту (конеч­но, если вы не жде­те писем, на кото­рые нуж­на быст­рая реак­ция). Отклю­чи­те опо­ве­ще­ния и про­ве­ряй­те почту 3–4 раза в день – это поз­во­лит вам не отвле­кать­ся каж­дый раз, когда при­хо­дит новое пись­мо.

2. Создавайте и используйте ярлыки и папки

Ярлы­ки или спе­ци­аль­ные пап­ки могут зна­чи­тель­но сокра­тить коли­че­ство писем в ваших «вхо­дя­щих». Пись­ма, содер­жа­щие инфор­ма­цию о пред­сто­я­щих встре­чах, кон­цер­тах или путе­ше­стви­ях не обя­за­тель­но долж­ны зани­мать самое важ­ное про­стран­ство в вашем поч­то­вом ящи­ке.

Что­бы убе­дить­ся, что вы ниче­го не забы­ли, добавь­те даты встреч или дру­гих пред­сто­я­щих собы­тий в кален­дарь, а пись­мо сме­ло отрав­ляй­те в соот­вет­ству­ю­щую пап­ку. Вы може­те создать в вашем поч­то­вом ящи­ке спе­ци­аль­ные раз­де­лы для таких писем – «покуп­ки», «меро­при­я­тия» и «путе­ше­ствия» – и хра­нить там бронь оте­лей, биле­ты на кон­цер­ты и т.д.

Когда кален­дарь напом­нит вам, что сего­дня будет кон­церт, на кото­рый вы купи­ли биле­ты месяц назад, вы про­сто откро­е­те пап­ку «меро­при­я­тия» – и вот ваш билет. Нет ника­кой необ­хо­ди­мо­сти хра­нить его в пап­ке «вхо­дя­щие» все это вре­мя.

3. Архивирование – ваш лучший друг

Пись­ма, отме­чен­ные как про­чи­тан­ные, пото­му что вы их откры­ли, и дей­стви­тель­но про­чи­тан­ные пись­ма – это не одно и то же. Поэто­му каж­дый раз, когда вы про­чи­та­ли пись­мо и отве­ти­ли на него, – уда­ляй­те его из сво­е­го поч­то­во­го ящи­ка (и из сво­ей жиз­ни).

Но если по каким-то при­чи­нам вы не хоти­те уда­лять пись­мо, то ваше реше­ние – это архи­ви­ро­ва­ние. Пись­ма, отправ­лен­ные в архив, оста­ют­ся с вами, но исче­за­ют из ваших «вхо­дя­щих».

В резуль­та­те в ваших «вхо­дя­щих» оста­ют­ся толь­ко акту­аль­ные для вас пись­ма.

4. Не торопитесь открывать письма

Если вы не зна­е­те отпра­ви­те­ля пись­ма или не види­те ваше имя в пер­вых двух сло­вах тек­ста, кото­рые вид­ны еще до откры­тия пись­ма, не откры­вай­те это пись­мо. Сме­ло уда­ляй­те такие пись­ма – это помо­жет вам изба­вить­ся от мно­же­ства ненуж­ных писем и сэко­но­мить ваше вре­мя.

Но такая тех­ни­ка несет в себе и опре­де­лен­ные рис­ки – слу­чай­но вы може­те уда­лить важ­ное для вас пись­мо.

5. Пользуйтесь специальными приложениями

Если вы недо­ста­точ­но уве­ре­ны в сво­их силах, то спе­ци­аль­ные при­ло­же­ния помо­гут вам в борь­бе с хао­сом в вашем поч­то­вом ящи­ке:

  • Mailbox: люби­мое мно­ги­ми при­ло­же­ние поз­во­лит вам отло­жить те пись­ма, на кото­рые вы пока не гото­вы отве­чать, и напом­нит о них позд­нее;
  • Mailstrom: при­ло­же­ние про­ана­ли­зи­ру­ет содер­жи­мое ваше­го поч­то­во­го ящи­ка и помо­жет изба­вить­ся от всех ненуж­ных писем в один клик;
  • Taper: еще одно облач­ное дзен-при­ло­же­ние, кото­рое поз­во­лит вам дер­жать во «вхо­дя­щих» толь­ко до пяти писем одно­вре­мен­но (и сфо­ку­си­ро­вать­ся на том, что дей­стви­тель­но важ­но).

Изоб­ра­же­ние: Mashable composite.
По мате­ри­а­лам: Mashable