Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой

Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой
Концепция пустого ящика: 5 советов по работе с электронной почтой
Идеальное время для разбора почты, ярлыки и папки, архивирование и специальные приложения – представляем 5 советов, которые помогут вам достичь пустого почтового ящика.

Пустой почтовый ящик – это заветная, но недостижимая мечта очень многих. И если с неуклонным ростом непрочитанных сообщений вы все глубже погружаетесь в пучину отчаяния, то выход из этого есть – 5 простых советов помогут вам работать с почтой эффективно.

1. Начинайте работать с почтой, когда ничего не происходит

Очередь в кассу, ожидание автобуса или скучное совещание – это идеальное время для того, чтобы начать разбирать почту.

Если вас не интересует промо-акция отеля или новое поступление косметической продукции в магазине – смело удаляйте эти письма из вашего почтового ящика и из вашей жизни. Более того, если вы решили объявить войну ненужным рассылкам, то вы можете воспользоваться сервисом Unroll.me и легко отписаться от ненужных писем навсегда.

Также постарайтесь сократить число раз, когда вы разбираете вашу почту (конечно, если вы не ждете писем, на которые нужна быстрая реакция). Отключите оповещения и проверяйте почту 3-4 раза в день – это позволит вам не отвлекаться каждый раз, когда приходит новое письмо.

2. Создавайте и используйте ярлыки и папки

Ярлыки или специальные папки могут значительно сократить количество писем в ваших «входящих». Письма, содержащие информацию о предстоящих встречах, концертах или путешествиях не обязательно должны занимать самое важное пространство в вашем почтовом ящике.

Чтобы убедиться, что вы ничего не забыли, добавьте даты встреч или других предстоящих событий в календарь, а письмо смело отравляйте в соответствующую папку. Вы можете создать в вашем почтовом ящике специальные разделы для таких писем – «покупки», «мероприятия» и «путешествия» – и хранить там бронь отелей, билеты на концерты и т.д.

Когда календарь напомнит вам, что сегодня будет концерт, на который вы купили билеты месяц назад, вы просто откроете папку «мероприятия» – и вот ваш билет. Нет никакой необходимости хранить его в папке «входящие» все это время.

3. Архивирование – ваш лучший друг

Письма, отмеченные как прочитанные, потому что вы их открыли, и действительно прочитанные письма – это не одно и то же. Поэтому каждый раз, когда вы прочитали письмо и ответили на него, — удаляйте его из своего почтового ящика (и из своей жизни).

Но если по каким-то причинам вы не хотите удалять письмо, то ваше решение – это архивирование. Письма, отправленные в архив, остаются с вами, но исчезают из ваших «входящих».

В результате в ваших «входящих» остаются только актуальные для вас письма.

4. Не торопитесь открывать письма

Если вы не знаете отправителя письма или не видите ваше имя в первых двух словах текста, которые видны еще до открытия письма, не открывайте это письмо. Смело удаляйте такие письма – это поможет вам избавиться от множества ненужных писем и сэкономить ваше время.

Но такая техника несет в себе и определенные риски – случайно вы можете удалить важное для вас письмо.

5. Пользуйтесь специальными приложениями

Если вы недостаточно уверены в своих силах, то специальные приложения помогут вам в борьбе с хаосом в вашем почтовом ящике:

  • Mailbox: любимое многими приложение позволит вам отложить те письма, на которые вы пока не готовы отвечать, и напомнит о них позднее;
  • Mailstrom: приложение проанализирует содержимое вашего почтового ящика и поможет избавиться от всех ненужных писем в один клик;
  • Taper: еще одно облачное дзен-приложение, которое позволит вам держать во «входящих» только до пяти писем одновременно (и сфокусироваться на том, что действительно важно).

Изображение: Mashable composite.
По материалам: Mashable