«Как организовать конференцию провалов?». 5. На самом мероприятии

Как организовать конференцию провалов?
Как организовать конференцию провалов?

Трансляция. Мы рекомендуем транслировать ваше мероприятие в прямом эфире на вашем канале YouTube. О том, как это сделать, смотрите наш видеоурок. Настройте все на несколько минут раньше и распространите ссылку на своих страничках социальных сетей.

Приватность. Предупреждайте всех докладчиков, что ведете запись. Если они не хотят, чтобы их записывали, хорошим тоном (и вашей моральной обязанностью) является отключение каких-либо записывающих устройств. Трансляцию можно поставить на паузу, а микрофоны отключить.

Также отдельно обговорите с вашими выступающими, что именно вы можете или не можете цитировать. Лучше лишний раз обсудить, чем поссориться с докладчиком после.

Открытие мероприятия. Мероприятие начинается с открывающей презентации. Организатор должен начать с представления следующих пунктов.

  1. Пароль и логин к вай-фаю в аудитории.
  2. Хештэг мероприятия (мы использовали #NGOfailconf).
  3. Анкеты, которые раздаются всем участникам (мы очень советуем использовать простые анкеты, чтобы собрать ценную обратную связь).
  4. Советуем проиллюстрировать каждый блок собственными ошибками. Если вы не расскажете о собственных ошибках в самом начале конференции провалов, то это создаст впечатление неискренности.

Кофе-брейки (кофейные паузы). Неформальное общение так же важно для ваших участников, как и формальное. Планируйте частые и достаточно обширные кофе-брейки для того, чтобы все могли пообщаться.

При этом важно помнить, что люди с трудом возвращаются на свои места, в связи с этим приглашайте участников занимать свои места за 2-3 минуты до окончания кофе-брейка.

Сложные моменты. Не все могут хорошо выступать, или тема провала вызывает недовольство у части аудитории. Мы советуем всячески пресекать недовольство со стороны аудитории и дать выговориться докладчику. Атмосфера взаимного уважения чрезвычайно важна для успешного мероприятия.

Подведение итогов. После того как вы прослушали все доклады, мы советуем вам пригласить высказаться всех модераторов (с лимитом по времени не более 5 минут), а потом – вообще всех участников конференции (в том числе, и особенно, – слушателей).

Лимит для выступлений также 5 минут. Мы советуем вам поощрять участников рассказывать свои истории неудач и обмениваться с ними контактами для организации следующих конференций.

После подведения итогов мы советуем вам запланировать 30-40 минут на неформальное общение. Если у вас есть бюджет, вы можете купить напитки, пирожные и т.д.

Не забудьте напомнить участникам про заполнение анкет.

Скачать руководство «Как организовать конференцию провалов» в формате PDF.