Методология «Шесть сигм» для НКО

Методология «Шесть сигм» для НКО
Методология «Шесть сигм» для НКО

Что такое методология «Шесть сигм», и как НКО могут использовать этот подход для того, чтобы достигать лучших результатов в своей деятельности.

Поделитесь это методикой с коллегами

«Шесть сигм» (англ. Six Sigma) это название одной из самых известных концепций управления производством в мире. Разработанная в корпорации Motorola в 1986 году, концепция получила широкое распространение в середине 1990-х, после того как была применена в качестве ключевой стратегии General Electric.

Результаты оказались настолько положительными, что в конце 1990-х более 60% организаций, входящих в список Fortune 500, начали в том или ином виде применять «Шесть сигм».

При этом методология «Шести сигм», которая заключается в улучшении качества и минимизации дефектов в операционной деятельности (иными словами, в создании почти идеальных продуктов или услуг), подходит не только для промышленных предприятий НКО также могут использовать этот подход для того, чтобы достигать лучших результатов в своей деятельности.

Среди примеров успешного использования этой методологии можно назвать некоммерческую организацию Children & Adolescent Treatment Services, расположенную в Буффало. Применение «Шести сигм» позволило значительно сократить время ожидания детей в очереди к специалисту в области психического здоровья  лист ожидания организации сократился с 300 детей до 50, а цикл сократился с 65 до 25 дней с момента первого звонка до первого сеанса терапии.

«Шесть сигм»

Свое название концепция получила от греческой буквы σ (сигма) статистического термина, которым обозначается стандартное отклонение, т.е. то, насколько данный процесс отклоняется от совершенства (например, создания бездефектной продукции).

Для того чтобы достичь уровня качества 6σ (99.9997%), в процессе должно быть не более 3,4 дефектных выходов на 1 миллион операций.

Главная идея «Шести сигм» заключается в том, что если вы можете оценить, как много дефектов и отклонений есть в процессе вашей деятельности, то вы можете устранить их и сделать процесс настолько совершенным, насколько это возможно.

«Шесть сигм» следует проверенной методологии для обнаружения и решения проблем и состоит из следующих этапов.

  • Определение проблемы. Это ключевой этап в методологии в первую очередь необходимо определить причины существующих в процессе деятельности организации проблем.
  • Измерение и анализ. После того как причины проблем определены, идет этап сбора, а затем анализа данных, на основе которого формируется план действий по улучшению деятельности организации.
  • Улучшение. Разработанный план по улучшению применяется на практике.
  • Контроль. После внедрения плана по улучшению осуществляется мониторинг его эффективности.

В результате внедрения методологии «Шести сигм» можно значительно улучшить показатели деятельности организации.

Преимущества, которые дает использование «Шести сигм».

  • Улучшение обслуживания клиентов (или в случае НКО благополучателей). Благодаря анализу данных, «Шесть сигм» позволяют организации лучше понять потребности клиентов и избежать ошибок. В свою очередь, это ведет к улучшениям в таких аспектах деятельности организации, как время ожидания или создание продукта или сервиса, который в большей степени отвечает потребностям конечных пользователей.
  • Сокращение времени цикла производства. Подход, основанный на анализе данных, позволяет выявить и устранить неэффективности в процессе производства, за счет чего можно значительно сократить время создания продукта или сервиса для благополучателей.
  • Более целенаправленная стратегия. Использование «Шести сигм» помогает упростить многие внутренние процессы организации, что, в свою очередь, повышает целенаправленность и эффективность ее деятельности.
  • Улучшенный тайм-менеджмент. «Шесть сигм» помогают улучшить не только эффективность организации в целом, но и отдельных сотрудников за счет более оптимального управления их временем.
  • Развитие сотрудников. Методология также помогает всем сотрудникам лучше понимать их роль в организации, цели и задачи и то, каким способом их осуществлять.
  • Уменьшение затрат. Все предыдущие пункты ведут к сокращению затрат и увеличению прибыли, особенно в долгосрочной перспективе.

«Бережливый стартап» и «Шесть сигм»

Особенное распространение и популярность в последнее время получило объединение двух методологий «Бережливого стартапа» и «Шести сигм»: Lean Six Sigma (LSS).

Простые принципы «Бережливого стартапа» (создавайте минимально жизнеспособный продукт и получайте обратную связь от ваших пользователей), который минимизирует затраченные усилия и увеличивает шансы предприятия на успех, в объединении с подходом «Шести сигм», который направлен на устранение неэффективности, стали новым инструментом для быстрого достижения лучших результатов (и при этом без сложностей специального обучения «Шести сигмам»).

Устранение ненужных задач и процессов является основой повышения эффективности почти любой организации как коммерческой, так и некоммерческой. Например, если использовать более удобные инструменты для работы с базой доноров, можно быстрее находить нужную информацию. Это сэкономит время сотрудников, которые смогут заняться какой-либо другой задачей.

Методология LSS помогает организациям находить «черные дыры», куда уходят их ресурсы, и устранять их. Как только неэффективные или ненужные для достижения цели организации процессы устранены, у нее остается больше ресурсов и возможностей для реализации своей миссии и создания позитивных социальных изменений.

Lean Six Sigma на практике

В своем блоге Бану Рагхураман, директор по маркетингу и коммуникациям в Endeavour, компании, консультирующей НКО и помогающей им работать с волонтерами, приводит пример НКО, у которой долгое время были проблемы с привлечением волонтеров.

Оказалось, что командой по работе с волонтерами был составлен документ на 7 страницах, который все потенциальные волонтеры должны были заполнить перед началом работы с НКО. Поскольку документ был такой объемный и требовал много времени на заполнение, многих это отпугивало.

Величина документа была связана с определенными юридическими причинами, актуальными на тот момент. Но, несмотря на то, что он достаточно быстро устарел, и вместо того, чтобы быть полезным в процессе привлечения волонтеров, скорее значительно его усложнял, команда продолжала использовать этот документ.

Методология LSS же, напротив, предполагает, что организация никогда не прекращает проверять эффективность своих процессов, даже если все вроде бы и так работает,  потому что без этого невозможно ни улучшение результатов деятельности организации, ни ее развитие в целом.

LSS заключается в анализе причин и следствий, мозговых штурмах, новых идеях, их проверке и применении на практике тех, которые работают и помогают организации эволюционировать.

Например, так могло бы выглядеть решение проблемы с волонтерами с точки зрения методологии LSS.

Проблема: Высокая текучка волонтеров.

Возможные инструменты LSS: Диаграмма Исикавы, мозговой штурм.

Возможна причина проблемы: Сотрудники НКО, занятые работой с волонтерами, слишком загружены другими задачами. Новые волонтеры не чувствуют поддержки, не понимают, что делать, и уходят.

Предложение: Создать брошюру для волонтеров, которая будет содержать основную полезную информацию и ресурсы. Разработать программу ориентации для волонтеров.

LSS один из лучших существующих инструментов для увеличения продуктивности организации (а большая продуктивность НКО означает больше позитивных социальных изменений, которые может создать организация).

Методология LSS подходит для всех типов организаций, а самый простой способ внедрить эту методологию  это начать ее использовать на практике.