Методология «Шесть сигм» для НКО

Методология «Шесть сигм» для НКО
Методология «Шесть сигм» для НКО

Что такое мето­до­ло­гия «Шесть сигм», и как НКО могут исполь­зо­вать этот под­ход для того, что­бы дости­гать луч­ших резуль­та­тов в сво­ей дея­тель­но­сти.

Поделитесь это методикой с коллегами

«Шесть сигм» (англ. Six Sigma) это назва­ние одной из самых извест­ных кон­цеп­ций управ­ле­ния про­из­вод­ством в мире. Раз­ра­бо­тан­ная в кор­по­ра­ции Motorola в 1986 году, кон­цеп­ция полу­чи­ла широ­кое рас­про­стра­не­ние в сере­дине 1990-х, после того как была при­ме­не­на в каче­стве клю­че­вой стра­те­гии General Electric.

Резуль­та­ты ока­за­лись настоль­ко поло­жи­тель­ны­ми, что в кон­це 1990-х более 60% орга­ни­за­ций, вхо­дя­щих в спи­сок Fortune 500, нача­ли в том или ином виде при­ме­нять «Шесть сигм».

При этом мето­до­ло­гия «Шести сигм», кото­рая заклю­ча­ет­ся в улуч­ше­нии каче­ства и мини­ми­за­ции дефек­тов в опе­ра­ци­он­ной дея­тель­но­сти (ины­ми сло­ва­ми, в созда­нии почти иде­аль­ных про­дук­тов или услуг), под­хо­дит не толь­ко для про­мыш­лен­ных пред­при­я­тий НКО так­же могут исполь­зо­вать этот под­ход для того, что­бы дости­гать луч­ших резуль­та­тов в сво­ей дея­тель­но­сти.

Сре­ди при­ме­ров успеш­но­го исполь­зо­ва­ния этой мето­до­ло­гии мож­но назвать неком­мер­че­скую орга­ни­за­цию Children & Adolescent Treatment Services, рас­по­ло­жен­ную в Буф­фа­ло. При­ме­не­ние «Шести сигм» поз­во­ли­ло зна­чи­тель­но сокра­тить вре­мя ожи­да­ния детей в оче­ре­ди к спе­ци­а­ли­сту в обла­сти пси­хи­че­ско­го здо­ро­вья  лист ожи­да­ния орга­ни­за­ции сокра­тил­ся с 300 детей до 50, а цикл сокра­тил­ся с 65 до 25 дней с момен­та пер­во­го звон­ка до пер­во­го сеан­са тера­пии.

«Шесть сигм»

Свое назва­ние кон­цеп­ция полу­чи­ла от гре­че­ской бук­вы σ (сиг­ма) ста­ти­сти­че­ско­го тер­ми­на, кото­рым обо­зна­ча­ет­ся стан­дарт­ное откло­не­ние, т.е. то, насколь­ко дан­ный про­цесс откло­ня­ет­ся от совер­шен­ства (напри­мер, созда­ния без­де­фект­ной про­дук­ции).

Для того что­бы достичь уров­ня каче­ства 6σ (99.9997%), в про­цес­се долж­но быть не более 3,4 дефект­ных выхо­дов на 1 мил­ли­он опе­ра­ций.

Глав­ная идея «Шести сигм» заклю­ча­ет­ся в том, что если вы може­те оце­нить, как мно­го дефек­тов и откло­не­ний есть в про­цес­се вашей дея­тель­но­сти, то вы може­те устра­нить их и сде­лать про­цесс настоль­ко совер­шен­ным, насколь­ко это воз­мож­но.

«Шесть сигм» следует проверенной методологии для обнаружения и решения проблем и состоит из следующих этапов.

  • Опре­де­ле­ние про­бле­мы. Это клю­че­вой этап в мето­до­ло­гии в первую оче­редь необ­хо­ди­мо опре­де­лить при­чи­ны суще­ству­ю­щих в про­цес­се дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции про­блем.
  • Изме­ре­ние и ана­лиз. После того как при­чи­ны про­блем опре­де­ле­ны, идет этап сбо­ра, а затем ана­ли­за дан­ных, на осно­ве кото­ро­го фор­ми­ру­ет­ся план дей­ствий по улуч­ше­нию дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции.
  • Улуч­ше­ние. Раз­ра­бо­тан­ный план по улуч­ше­нию при­ме­ня­ет­ся на прак­ти­ке.
  • Кон­троль. После внед­ре­ния пла­на по улуч­ше­нию осу­ществ­ля­ет­ся мони­то­ринг его эффек­тив­но­сти.

В резуль­та­те внед­ре­ния мето­до­ло­гии «Шести сигм» мож­но зна­чи­тель­но улуч­шить пока­за­те­ли дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции.

Преимущества, которые дает использование «Шести сигм».

  • Улуч­ше­ние обслу­жи­ва­ния кли­ен­тов (или в слу­чае НКО бла­го­по­лу­ча­те­лей). Бла­го­да­ря ана­ли­зу дан­ных, «Шесть сигм» поз­во­ля­ют орга­ни­за­ции луч­ше понять потреб­но­сти кли­ен­тов и избе­жать оши­бок. В свою оче­редь, это ведет к улуч­ше­ни­ям в таких аспек­тах дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции, как вре­мя ожи­да­ния или созда­ние про­дук­та или сер­ви­са, кото­рый в боль­шей сте­пе­ни отве­ча­ет потреб­но­стям конеч­ных поль­зо­ва­те­лей.
  • Сокра­ще­ние вре­ме­ни цик­ла про­из­вод­ства. Под­ход, осно­ван­ный на ана­ли­зе дан­ных, поз­во­ля­ет выявить и устра­нить неэф­фек­тив­но­сти в про­цес­се про­из­вод­ства, за счет чего мож­но зна­чи­тель­но сокра­тить вре­мя созда­ния про­дук­та или сер­ви­са для бла­го­по­лу­ча­те­лей.
  • Более целе­на­прав­лен­ная стра­те­гия. Исполь­зо­ва­ние «Шести сигм» помо­га­ет упро­стить мно­гие внут­рен­ние про­цес­сы орга­ни­за­ции, что, в свою оче­редь, повы­ша­ет целе­на­прав­лен­ность и эффек­тив­ность ее дея­тель­но­сти.
  • Улуч­шен­ный тайм-менедж­мент. «Шесть сигм» помо­га­ют улуч­шить не толь­ко эффек­тив­ность орга­ни­за­ции в целом, но и отдель­ных сотруд­ни­ков за счет более опти­маль­но­го управ­ле­ния их вре­ме­нем.
  • Раз­ви­тие сотруд­ни­ков. Мето­до­ло­гия так­же помо­га­ет всем сотруд­ни­кам луч­ше пони­мать их роль в орга­ни­за­ции, цели и зада­чи и то, каким спо­со­бом их осу­ществ­лять.
  • Умень­ше­ние затрат. Все преды­ду­щие пунк­ты ведут к сокра­ще­нию затрат и уве­ли­че­нию при­бы­ли, осо­бен­но в дол­го­сроч­ной пер­спек­ти­ве.

«Бережливый стартап» и «Шесть сигм»

Осо­бен­ное рас­про­стра­не­ние и попу­ляр­ность в послед­нее вре­мя полу­чи­ло объ­еди­не­ние двух мето­до­ло­гий «Береж­ли­во­го стар­та­па» и «Шести сигм»: Lean Six Sigma (LSS).

Про­стые прин­ци­пы «Береж­ли­во­го стар­та­па» (созда­вай­те мини­маль­но жиз­не­спо­соб­ный про­дукт и полу­чай­те обрат­ную связь от ваших поль­зо­ва­те­лей), кото­рый мини­ми­зи­ру­ет затра­чен­ные уси­лия и уве­ли­чи­ва­ет шан­сы пред­при­я­тия на успех, в объ­еди­не­нии с под­хо­дом «Шести сигм», кото­рый направ­лен на устра­не­ние неэф­фек­тив­но­сти, ста­ли новым инстру­мен­том для быст­ро­го дости­же­ния луч­ших резуль­та­тов (и при этом без слож­но­стей спе­ци­аль­но­го обу­че­ния «Шести сиг­мам»).

Устра­не­ние ненуж­ных задач и про­цес­сов явля­ет­ся осно­вой повы­ше­ния эффек­тив­но­сти почти любой орга­ни­за­ции как ком­мер­че­ской, так и неком­мер­че­ской. Напри­мер, если исполь­зо­вать более удоб­ные инстру­мен­ты для рабо­ты с базой доно­ров, мож­но быст­рее нахо­дить нуж­ную инфор­ма­цию. Это сэко­но­мит вре­мя сотруд­ни­ков, кото­рые смо­гут занять­ся какой-либо дру­гой зада­чей.

Мето­до­ло­гия LSS помо­га­ет орга­ни­за­ци­ям нахо­дить «чер­ные дыры», куда ухо­дят их ресур­сы, и устра­нять их. Как толь­ко неэф­фек­тив­ные или ненуж­ные для дости­же­ния цели орга­ни­за­ции про­цес­сы устра­не­ны, у нее оста­ет­ся боль­ше ресур­сов и воз­мож­но­стей для реа­ли­за­ции сво­ей мис­сии и созда­ния пози­тив­ных соци­аль­ных изме­не­ний.

Lean Six Sigma на практике

В сво­ем бло­ге Бану Рагх­у­ра­ман, дирек­тор по мар­ке­тин­гу и ком­му­ни­ка­ци­ям в Endeavour, ком­па­нии, кон­суль­ти­ру­ю­щей НКО и помо­га­ю­щей им рабо­тать с волон­те­ра­ми, при­во­дит при­мер НКО, у кото­рой дол­гое вре­мя были про­бле­мы с при­вле­че­ни­ем волон­те­ров.

Ока­за­лось, что коман­дой по рабо­те с волон­те­ра­ми был состав­лен доку­мент на 7 стра­ни­цах, кото­рый все потен­ци­аль­ные волон­те­ры долж­ны были запол­нить перед нача­лом рабо­ты с НКО. Посколь­ку доку­мент был такой объ­ем­ный и тре­бо­вал мно­го вре­ме­ни на запол­не­ние, мно­гих это отпу­ги­ва­ло.

Вели­чи­на доку­мен­та была свя­за­на с опре­де­лен­ны­ми юри­ди­че­ски­ми при­чи­на­ми, акту­аль­ны­ми на тот момент. Но, несмот­ря на то, что он доста­точ­но быст­ро уста­рел, и вме­сто того, что­бы быть полез­ным в про­цес­се при­вле­че­ния волон­те­ров, ско­рее зна­чи­тель­но его услож­нял, коман­да про­дол­жа­ла исполь­зо­вать этот доку­мент.

Мето­до­ло­гия LSS же, напро­тив, пред­по­ла­га­ет, что орга­ни­за­ция нико­гда не пре­кра­ща­ет про­ве­рять эффек­тив­ность сво­их про­цес­сов, даже если все вро­де бы и так рабо­та­ет, пото­му что без это­го невоз­мож­но ни улуч­ше­ние резуль­та­тов дея­тель­но­сти орга­ни­за­ции, ни ее раз­ви­тие в целом.

LSS заклю­ча­ет­ся в ана­ли­зе при­чин и след­ствий, моз­го­вых штур­мах, новых иде­ях, их про­вер­ке и при­ме­не­нии на прак­ти­ке тех, кото­рые рабо­та­ют и помо­га­ют орга­ни­за­ции эво­лю­ци­о­ни­ро­вать.

Напри­мер, так мог­ло бы выгля­деть реше­ние про­бле­мы с волон­те­ра­ми с точ­ки зре­ния мето­до­ло­гии LSS.

Про­бле­ма: Высо­кая текуч­ка волон­те­ров.

Воз­мож­ные инстру­мен­ты LSS: Диа­грам­ма Иси­ка­вы, моз­го­вой штурм.

Воз­мож­на при­чи­на про­бле­мы: Сотруд­ни­ки НКО, заня­тые рабо­той с волон­те­ра­ми, слиш­ком загру­же­ны дру­ги­ми зада­ча­ми. Новые волон­те­ры не чув­ству­ют под­держ­ки, не пони­ма­ют, что делать, и ухо­дят.

Пред­ло­же­ние: Создать бро­шю­ру для волон­те­ров, кото­рая будет содер­жать основ­ную полез­ную инфор­ма­цию и ресур­сы. Раз­ра­бо­тать про­грам­му ори­ен­та­ции для волон­те­ров.

LSS один из луч­ших суще­ству­ю­щих инстру­мен­тов для уве­ли­че­ния про­дук­тив­но­сти орга­ни­за­ции (а боль­шая про­дук­тив­ность НКО озна­ча­ет боль­ше пози­тив­ных соци­аль­ных изме­не­ний, кото­рые может создать орга­ни­за­ция).

Мето­до­ло­гия LSS под­хо­дит для всех типов орга­ни­за­ций, а самый про­стой спо­соб внед­рить эту мето­до­ло­гию  это начать ее исполь­зо­вать на прак­ти­ке.