Инструменты для тайм-менеджмента, организации хранения информации и общения в команде

https://meet.jit.si скриншот
https://meet.jit.si скриншот

Как быть лидером? Вести за собой, вдохновлять своими идеями? Грамотно управлять проектами и работой в команде? Что для этого нужно? В этой статье мы представляем вам подборку инструментов, которые позволят выстроить работу, вести учет времени, оценивать эффективность и мотивировать тех, кто рядом с вами.

Инструменты по управлению временем

Toggl – приложение для учета времени

Так выглядит интерфейс приложения в окне браузера. Изображение: скриншот с сайта toggl.com
Так выглядит интерфейс приложения в окне браузера. Изображение: скриншот с сайта toggl.com

Как вы управляете своим временем? Знаете ли вы, на что тратите его в течение дня? Бывает ли такое, что к вечеру вы не успеваете выполнить пару важных дел, только потому что слишком часто отвлекались на соцсети?

Теплица предлагает отложить в сторону книги о продуктивности и скачать онлайн-сервис учета времени Toggl. Он поможет отслеживать ваше время и развить дисциплину.

Работать с приложением просто: чтобы запустить таймер, нужно нажать кнопку «пуск». Укажите заголовок (чем вы занимаетесь сейчас) и коротко опишите вашу задачу. Также напишите название проекта, к которому эта задача относится. Как только закончите, нажимайте «стоп». А если отвлеклись, тоже нажимайте «стоп», чтобы трекер это зафиксировал, как только вы вернетесь к задаче, возобновляйте учет.

Toggl

«Asana» – онлайн-менеджер задач для коллективной работы

Интерфейс Asana. Фото: сайт Asana.com

Приложение Asana является одним из самых удобных онлайн-инструментов для планирования и управления задачами и организации совместной работы сотрудников благотворительных фондов, общественных и правозащитных организаций.

Asana

Инструменты для организации хранения информации

Hibox – чат и мессенджер для работы в команде

С помощью мессенджера удобно вести рабочую переписку. В программе вы можете объединить разных людей вашей команды, создать отдельный чат для волонтеров, дизайнеров, фотографов. Фото: фрагмент сайта www.hibox.co
С помощью мессенджера удобно вести рабочую переписку. В программе вы можете объединить разных людей вашей команды, создать отдельный чат для волонтеров, дизайнеров, фотографов. Фото: фрагмент сайта www.hibox.co

Мессенджер Hibox предназначен для онлайн-общения с коллегами. Веб-приложение позволяет создавать групповые чаты, в которых можно переписываться и делиться файлами, совершать видеозвонки и ставить задачи на месяц как всей команде, так и отдельному сотруднику.

C помощью мессенджера Hibox можно создавать групповые чаты, совершать видеозвонки и ставить задачи на месяц как всей команде, так и одному сотруднику. Фото: пример одного из потоков чата.

Hibox

Paper Dropbox – бесплатный сервис для создания заметок

Так выглядит страница создания проекта в программе. Изображение: скриншот с сайта paper.dropbox.com
Так выглядит страница создания проекта в программе. Изображение: скриншот с сайта paper.dropbox.com

Сервис для создания заметок, список задач, обсуждения проектов всем коллективом. Работает очень просто. Для начала работы нужно ввести электронный адрес на сайте сервиса, а затем пароль и ваше имя. В программу можно зайти через почту на gmail. После сервис предложит вам выбрать шаблон документа: мозговой штурм, обзор проекта, конспект собраний, но вы можете создать и свой новый документ. Я выбрала «обзор проекта» и пригласила нескольких друзей. Интерфейс, кстати, англоязычный, но поддерживает ввод текста на русском языке.

У программы интуитивный и понятный интерфейс, с приятным дизайном. Очень удобно организовывать заметки: есть папки, отметки «Избранное», поиск и лента с изменениями во всех совместных документах, отсортированная в хронологическом порядке.

Paper Dropbox

Apiary – помогает создавать документацию к API

Изображение с сайта apiary.io
Изображение с сайта apiary.io

На создание API документации можно потратить уйму времени: нужно описать множество деталей для вашего потребителя. Программа как раз помогает создавать документацию к API (Application Programming Interface – это интерфейс программирования, интерфейс создания приложений или, другими словами, готовый код).

Все ваши документы будут создаваться на специальном предметно ориентированном языке (DSL). Затем при помощи прокси к API можно написать запросы, чтобы проверять, что все описанное соответствует действительности. Особенно подходит для тех, кто размещает свои it-проекты Github, потому что сервис обеспечивает бесплатную синхронизацию с хостингом. Созданный документ, возможно, будет занимать слишком много страниц, что крайне неудобно для редактирования.

Есть бесплатная версия программы, работает с некоторыми ограничениями: не поддерживает фирменный стиль, нельзя встраивать документацию на веб-сайт.

Apiary

Any.do – менеджер задач

 

Any.do
Any.do

Один из самых популярных бесплатных таск-менеджеров, который позволит вам спланировать повседневные дела и следовать намеченному плану. Приложение позволяет добавлять новые задачи голосом, устанавливать напоминания по времени или месту, делиться вашим списком дел, синхронизировать списки на разных устройствах и многое другое.

Скачать Any.do для iOS | Android | Chrome

Evernote – для хранения данных

Evernote
Evernote

Один из самых популярных сервисов, позволяющих собирать и сохранять информацию. Простое в пользовании и бесплатное приложение поможет вам сохранять нужную информацию в одном месте и получать к ней доступ со всех ваших устройств – пишите заметки, делайте фотографии, составляйте списки задач и напоминания.

Скачать Evernote для iOS | Android | Mac | Windows

Инструменты для создания списка контактов

CRM-система «Мегаплан» – инструменты для делового общения

Мегаплан помогает выстраивать работу команды онлайн. Так выглядит рабочий стол на личной странице Мегаплана. Изображение: скриншот с сайта megaplan.ru
Мегаплан помогает выстраивать работу команды онлайн. Так выглядит рабочий стол на личной странице Мегаплана. Изображение: скриншот с сайта megaplan.ru

CRM-система «Мегаплан» – проект российских разработчиков одноименной компании. Это облачная система, которая призвана упростить работу с помощью личного календаря, списка задач, общения с коллегами. Еще в ней можно выставлять счета и грамотно работать с клиентами, не забывая никакие детали. Корреспондент Теплицы протестировал инструмент и разобрался, подходит ли он для работы общественных организаций.

На сайте «Мегаплана» работает бот, которому можно задать интересующий вопрос. Устанавливать систему на свой компьютер не нужно, все работает онлайн. Регистрация займет несколько минут: нужно придумать название вашей страницы «Мегаплана», ввести имя, фамилию, адрес электронной почты. После чего вам на почту придет подтверждение и данные о вашей учетной записи.

«Мегаплан»

Инструменты для общения в команде

Appear.in – сервис бесплатных видеочатов

У Appear.in приятный интерфейс, высокое качество видеозвонков. Изображение: скриншот с сайта appear.in
У Appear.in приятный интерфейс, высокое качество видеозвонков. Изображение: скриншот с сайта Аppear.in

Сервис позволяет проводить бесплатные видеозвонки, в которых могут участвовать до 8 человек. У программы приятный интерфейс: фоном идет изображение северного сияния. Сервис работает прямо из браузера и не требует скачивания и регистрации. Нужно всего лишь придумать название беседы или ввести свое имя. Сервис автоматически генерирует ссылку на ваш канал для видеосвязи. Эту ссылку вы просто отправляете своим друзьям или коллегам, и они подключаются к звонку.

Здесь есть и текстовый чат. У сервиса есть премиум-версия за 12$ в месяц за видеочат до 12 человек. Вы можете установить корпоративный дизайн вашего канала. Работает приложение для iOs, а для браузера Opera – расширение Appear.in Pop.

Appear.in

Jit.si – бесплатная программа для видеозвонков

https://meet.jit.si скриншот
https://meet.jit.si скриншот

Бесплатная программа для видеозвонков. Организовать видеочат довольно просто. Сервис работает из браузера: нужно перейти на сайт сервиса и вписать название беседы, а затем поделиться этой ссылкой с вашими коллегами. К видеозвонку может подключиться неограниченное число участников. Можно общаться с помощью чата, а в случае чего поставить вызов на удержание. А еще Jit.si сохраняет историю звонков.

Пользуясь программой, вы можете не беспокоиться о безопасности общения. Программа имеет открытый код, но при этом весь трафик шифруется по протоколу ZRTP. Считается, что «вскрыть» его трудно. Так что это можно считать значительным плюсом.

У сервиса хорошее качество связи, если даже у вас медленный Интернет.

Jit.si