Инструменты для тайм-менеджмента, организации хранения информации и общения в команде

https://meet.jit.si скриншот
https://meet.jit.si скриншот

Как быть лиде­ром? Вести за собой, вдох­нов­лять сво­и­ми иде­я­ми? Гра­мот­но управ­лять про­ек­та­ми и рабо­той в коман­де? Что для это­го нуж­но? В этой ста­тье мы пред­став­ля­ем вам под­бор­ку инстру­мен­тов, кото­рые поз­во­лят выстро­ить рабо­ту, вести учет вре­ме­ни, оце­ни­вать эффек­тив­ность и моти­ви­ро­вать тех, кто рядом с вами.

Инструменты по управлению временем

Toggl – при­ло­же­ние для уче­та вре­ме­ни

Так выглядит интерфейс приложения в окне браузера. Изображение: скриншот с сайта toggl.com
Так выгля­дит интер­фейс при­ло­же­ния в окне бра­у­зе­ра. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та toggl.com

Как вы управ­ля­е­те сво­им вре­ме­нем? Зна­е­те ли вы, на что тра­ти­те его в тече­ние дня? Быва­ет ли такое, что к вече­ру вы не успе­ва­е­те выпол­нить пару важ­ных дел, толь­ко пото­му что слиш­ком часто отвле­ка­лись на соц­се­ти?

Теп­ли­ца пред­ла­га­ет отло­жить в сто­ро­ну кни­ги о про­дук­тив­но­сти и ска­чать онлайн-сер­вис уче­та вре­ме­ни Toggl. Он помо­жет отсле­жи­вать ваше вре­мя и раз­вить дис­ци­пли­ну.

Рабо­тать с при­ло­же­ни­ем про­сто: что­бы запу­стить тай­мер, нуж­но нажать кноп­ку «пуск». Ука­жи­те заго­ло­вок (чем вы зани­ма­е­тесь сей­час) и корот­ко опи­ши­те вашу зада­чу. Так­же напи­ши­те назва­ние про­ек­та, к кото­ро­му эта зада­ча отно­сит­ся. Как толь­ко закон­чи­те, нажи­май­те «стоп». А если отвлек­лись, тоже нажи­май­те «стоп», что­бы тре­кер это зафик­си­ро­вал, как толь­ко вы вер­не­тесь к зада­че, воз­об­нов­ляй­те учет.

Toggl

«Asana» – онлайн-мене­джер задач для кол­лек­тив­ной рабо­ты

Интер­фейс Asana. Фото: сайт Asana.com

При­ло­же­ние Asana явля­ет­ся одним из самых удоб­ных онлайн-инстру­мен­тов для пла­ни­ро­ва­ния и управ­ле­ния зада­ча­ми и орга­ни­за­ции сов­мест­ной рабо­ты сотруд­ни­ков бла­го­тво­ри­тель­ных фон­дов, обще­ствен­ных и пра­во­за­щит­ных орга­ни­за­ций.

Asana

Инструменты для организации хранения информации

Hibox – чат и мес­сен­джер для рабо­ты в коман­де

С помощью мессенджера удобно вести рабочую переписку. В программе вы можете объединить разных людей вашей команды, создать отдельный чат для волонтеров, дизайнеров, фотографов. Фото: фрагмент сайта www.hibox.co
С помо­щью мес­сен­дже­ра удоб­но вести рабо­чую пере­пис­ку. В про­грам­ме вы може­те объ­еди­нить раз­ных людей вашей коман­ды, создать отдель­ный чат для волон­те­ров, дизай­не­ров, фото­гра­фов. Фото: фраг­мент сай­та www.hibox.co

Мес­сен­джер Hibox пред­на­зна­чен для онлайн-обще­ния с кол­ле­га­ми. Веб-при­ло­же­ние поз­во­ля­ет созда­вать груп­по­вые чаты, в кото­рых мож­но пере­пи­сы­вать­ся и делить­ся фай­ла­ми, совер­шать видео­звон­ки и ста­вить зада­чи на месяц как всей коман­де, так и отдель­но­му сотруд­ни­ку.

C помо­щью мес­сен­дже­ра Hibox мож­но созда­вать груп­по­вые чаты, совер­шать видео­звон­ки и ста­вить зада­чи на месяц как всей коман­де, так и одно­му сотруд­ни­ку. Фото: при­мер одно­го из пото­ков чата.

Hibox

Paper Dropbox – бес­плат­ный сер­вис для созда­ния заме­ток

Так выглядит страница создания проекта в программе. Изображение: скриншот с сайта paper.dropbox.com
Так выгля­дит стра­ни­ца созда­ния про­ек­та в про­грам­ме. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та paper.dropbox.com

Сер­вис для созда­ния заме­ток, спи­сок задач, обсуж­де­ния про­ек­тов всем кол­лек­ти­вом. Рабо­та­ет очень про­сто. Для нача­ла рабо­ты нуж­но вве­сти элек­трон­ный адрес на сай­те сер­ви­са, а затем пароль и ваше имя. В про­грам­му мож­но зай­ти через почту на gmail. После сер­вис пред­ло­жит вам выбрать шаб­лон доку­мен­та: моз­го­вой штурм, обзор про­ек­та, кон­спект собра­ний, но вы може­те создать и свой новый доку­мент. Я выбра­ла «обзор про­ек­та» и при­гла­си­ла несколь­ких дру­зей. Интер­фейс, кста­ти, англо­языч­ный, но под­дер­жи­ва­ет ввод тек­ста на рус­ском язы­ке.

У про­грам­мы инту­и­тив­ный и понят­ный интер­фейс, с при­ят­ным дизай­ном. Очень удоб­но орга­ни­зо­вы­вать замет­ки: есть пап­ки, отмет­ки «Избран­ное», поиск и лен­та с изме­не­ни­я­ми во всех сов­мест­ных доку­мен­тах, отсор­ти­ро­ван­ная в хро­но­ло­ги­че­ском поряд­ке.

Paper Dropbox

Apiary – помо­га­ет созда­вать доку­мен­та­цию к API

Изображение с сайта apiary.io
Изоб­ра­же­ние с сай­та apiary.io

На созда­ние API доку­мен­та­ции мож­но потра­тить уйму вре­ме­ни: нуж­но опи­сать мно­же­ство дета­лей для ваше­го потре­би­те­ля. Про­грам­ма как раз помо­га­ет созда­вать доку­мен­та­цию к API (Application Programming Interface – это интер­фейс про­грам­ми­ро­ва­ния, интер­фейс созда­ния при­ло­же­ний или, дру­ги­ми сло­ва­ми, гото­вый код).

Все ваши доку­мен­ты будут созда­вать­ся на спе­ци­аль­ном пред­мет­но ори­ен­ти­ро­ван­ном язы­ке (DSL). Затем при помо­щи прок­си к API мож­но напи­сать запро­сы, что­бы про­ве­рять, что все опи­сан­ное соот­вет­ству­ет дей­стви­тель­но­сти. Осо­бен­но под­хо­дит для тех, кто раз­ме­ща­ет свои it-про­ек­ты Github, пото­му что сер­вис обес­пе­чи­ва­ет бес­плат­ную син­хро­ни­за­цию с хостин­гом. Создан­ный доку­мент, воз­мож­но, будет зани­мать слиш­ком мно­го стра­ниц, что крайне неудоб­но для редак­ти­ро­ва­ния.

Есть бес­плат­ная вер­сия про­грам­мы, рабо­та­ет с неко­то­ры­ми огра­ни­че­ни­я­ми: не под­дер­жи­ва­ет фир­мен­ный стиль, нель­зя встра­и­вать доку­мен­та­цию на веб-сайт.

Apiary

Any.do – мене­джер задач

Any.do
Any.do

Один из самых попу­ляр­ных бес­плат­ных таск-мене­дже­ров, кото­рый поз­во­лит вам спла­ни­ро­вать повсе­днев­ные дела и сле­до­вать наме­чен­но­му пла­ну. При­ло­же­ние поз­во­ля­ет добав­лять новые зада­чи голо­сом, уста­нав­ли­вать напо­ми­на­ния по вре­ме­ни или месту, делить­ся вашим спис­ком дел, син­хро­ни­зи­ро­вать спис­ки на раз­ных устрой­ствах и мно­гое дру­гое.

Ска­чать Any.do для iOS | Android | Chrome

Evernote – для хра­не­ния дан­ных

Evernote
Evernote

Один из самых попу­ляр­ных сер­ви­сов, поз­во­ля­ю­щих соби­рать и сохра­нять инфор­ма­цию. Про­стое в поль­зо­ва­нии и бес­плат­ное при­ло­же­ние помо­жет вам сохра­нять нуж­ную инфор­ма­цию в одном месте и полу­чать к ней доступ со всех ваших устройств – пиши­те замет­ки, делай­те фото­гра­фии, состав­ляй­те спис­ки задач и напо­ми­на­ния.

Ска­чать Evernote для iOS | Android | Mac | Windows

Инструменты для создания списка контактов

CRM-систе­ма «Мега­план» – инстру­мен­ты для дело­во­го обще­ния

Мегаплан помогает выстраивать работу команды онлайн. Так выглядит рабочий стол на личной странице Мегаплана. Изображение: скриншот с сайта megaplan.ru
Мега­план помо­га­ет выстра­и­вать рабо­ту коман­ды онлайн. Так выгля­дит рабо­чий стол на лич­ной стра­ни­це Мега­пла­на. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та megaplan.ru

CRM-систе­ма «Мега­план» – про­ект рос­сий­ских раз­ра­бот­чи­ков одно­имен­ной ком­па­нии. Это облач­ная систе­ма, кото­рая при­зва­на упро­стить рабо­ту с помо­щью лич­но­го кален­да­ря, спис­ка задач, обще­ния с кол­ле­га­ми. Еще в ней мож­но выстав­лять сче­та и гра­мот­но рабо­тать с кли­ен­та­ми, не забы­вая ника­кие дета­ли. Кор­ре­спон­дент Теп­ли­цы про­те­сти­ро­вал инстру­мент и разо­брал­ся, под­хо­дит ли он для рабо­ты обще­ствен­ных орга­ни­за­ций.

На сай­те «Мега­пла­на» рабо­та­ет бот, кото­ро­му мож­но задать инте­ре­су­ю­щий вопрос. Уста­нав­ли­вать систе­му на свой ком­пью­тер не нуж­но, все рабо­та­ет онлайн. Реги­стра­ция зай­мет несколь­ко минут: нуж­но при­ду­мать назва­ние вашей стра­ни­цы «Мега­пла­на», вве­сти имя, фами­лию, адрес элек­трон­ной почты. После чего вам на почту при­дет под­твер­жде­ние и дан­ные о вашей учет­ной запи­си.

«Мега­план»

Инструменты для общения в команде

Appear.in – сер­вис бес­плат­ных виде­о­ча­тов

У Appear.in приятный интерфейс, высокое качество видеозвонков. Изображение: скриншот с сайта appear.in
У Appear.in при­ят­ный интер­фейс, высо­кое каче­ство видео­звон­ков. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та Аppear.in

Сер­вис поз­во­ля­ет про­во­дить бес­плат­ные видео­звон­ки, в кото­рых могут участ­во­вать до 8 чело­век. У про­грам­мы при­ят­ный интер­фейс: фоном идет изоб­ра­же­ние север­но­го сия­ния. Сер­вис рабо­та­ет пря­мо из бра­у­зе­ра и не тре­бу­ет ска­чи­ва­ния и реги­стра­ции. Нуж­но все­го лишь при­ду­мать назва­ние бесе­ды или вве­сти свое имя. Сер­вис авто­ма­ти­че­ски гене­ри­ру­ет ссыл­ку на ваш канал для видео­свя­зи. Эту ссыл­ку вы про­сто отправ­ля­е­те сво­им дру­зьям или кол­ле­гам, и они под­клю­ча­ют­ся к звон­ку.

Здесь есть и тек­сто­вый чат. У сер­ви­са есть пре­ми­ум-вер­сия за 12$ в месяц за виде­очат до 12 чело­век. Вы може­те уста­но­вить кор­по­ра­тив­ный дизайн ваше­го кана­ла. Рабо­та­ет при­ло­же­ние для iOs, а для бра­у­зе­ра Opera – рас­ши­ре­ние Appear.in Pop.

Appear.in

Jit.si – бес­плат­ная про­грам­ма для видео­звон­ков

https://meet.jit.si скриншот
https://meet.jit.si скрин­шот

Бес­плат­ная про­грам­ма для видео­звон­ков. Орга­ни­зо­вать виде­очат доволь­но про­сто. Сер­вис рабо­та­ет из бра­у­зе­ра: нуж­но перей­ти на сайт сер­ви­са и впи­сать назва­ние бесе­ды, а затем поде­лить­ся этой ссыл­кой с ваши­ми кол­ле­га­ми. К видео­звон­ку может под­клю­чить­ся неогра­ни­чен­ное чис­ло участ­ни­ков. Мож­но общать­ся с помо­щью чата, а в слу­чае чего поста­вить вызов на удер­жа­ние. А еще Jit.si сохра­ня­ет исто­рию звон­ков.

Поль­зу­ясь про­грам­мой, вы може­те не бес­по­ко­ить­ся о без­опас­но­сти обще­ния. Про­грам­ма име­ет откры­тый код, но при этом весь тра­фик шиф­ру­ет­ся по про­то­ко­лу ZRTP. Счи­та­ет­ся, что «вскрыть» его труд­но. Так что это мож­но счи­тать зна­чи­тель­ным плю­сом.

У сер­ви­са хоро­шее каче­ство свя­зи, если даже у вас мед­лен­ный Интер­нет.

Jit.si