Asana: лайфхаки и советы по работе от команды Теплицы

Как Asana может помочь в работе: инструменты и советы. Изображение: блог Asana.
Как Asana может помочь в рабо­те: инстру­мен­ты и сове­ты. Изоб­ра­же­ние: блог Asana.

Как сэко­но­мить вре­мя, рабо­тая с про­ек­та­ми в Asana, в чем пре­иму­ще­ства Premium-вер­сии и как НКО могут при­об­ре­сти ее со зна­чи­тель­ной скид­кой? В нашей ста­тье – обзор воз­мож­но­стей для тех, кто толь­ко зна­ко­мит­ся с сер­ви­сом, а так­же сове­ты от руко­во­ди­те­ля Теп­ли­цы Алек­сея Сидо­рен­ко для тех, кто хочет исполь­зо­вать функ­ци­о­нал плат­фор­мы по мак­си­му­му.

Как начать работу в Asana?

Для вхо­да в Asana исполь­зу­ет­ся ваша кор­по­ра­тив­ная поч­та и создан­ный вами пароль. Эту инфор­ма­цию мож­но будет изме­нить впо­след­ствии в сво­ем про­фи­ле, клик­нув по сво­ей икон­ке в пра­вом верх­нем углу и выбрав пункт: «My Profile Settings».

Персональные настройки Asana. Скриншот с экрана
Пер­со­наль­ные настрой­ки Asana. Скрин­шот с экра­на.

Глав­ная стра­ни­ца пред­став­ля­ет собой рабо­чее про­стран­ство, где мож­но уви­деть теку­щие зада­чи и их ста­тус. Интер­фейс доста­точ­но прост в нави­га­ции. У вас есть доступ к пане­лям «Home», «My tasks», «Inbox» и «Portfolios» (послед­ний досту­пен в тари­фах Premium и Business).

Рабочее пространство в проекте. Скриншот с экрана
Рабо­чее про­стран­ство в про­ек­те. Скрин­шот с экра­на.

Это соот­вет­ствен­но: рабо­чее про­стран­ство, все ваши име­ю­щи­е­ся зада­чи, новые вхо­дя­щие зада­чи и запро­сы, а так­же все про­ек­ты, в кото­рых вы участ­ву­е­те.

Еще по теме: Свя­зы­ва­ние акка­ун­тов: рис­ки и реко­мен­да­ции

Если вы рабо­та­е­те в одной кам­па­нии, реко­мен­ду­ем исполь­зо­вать одно рабо­чее про­стран­ство (его созда­ет адми­ни­стра­тор одно­ра­зо­во). Если вы рабо­та­е­те с несколь­ки­ми про­ек­та­ми (или кли­ен­та­ми), луч­ше создать несколь­ко (вы их може­те создать сами или вас туда могут при­гла­сить, как пока­за­но на видео). 

Коман­ды (Teams) мож­но созда­вать по отде­лам или по направ­ле­ни­ям рабо­ты. Каж­дый рабо­та­ет в сво­ей коман­де, но еще видит зада­чи дру­гих команд, может участ­во­вать в зада­чах, кото­рые созда­ны в любой из команд, если его отме­ти­ли как наблю­да­те­ля (follower), упо­мя­ну­ли в ком­мен­та­ри­ях или назна­чи­ли испол­ни­те­лем (ответ­ствен­ным). Все изме­не­ния наблю­да­те­ли видят в раз­де­ле Inbox.

Про­ек­ты (Projects) – объ­еди­не­ние задач в еди­ную «пап­ку». В Теп­ли­це, напри­мер, несколь­ко про­ек­тов: «Пасе­ка», «Лей­ка», «Кан­дин­ский», «Support», «Teploset». У каж­до­го про­ек­та есть мене­джер, кото­рый несет ответ­ствен­ность за кон­троль над рабо­чи­ми про­цес­са­ми, дед­лайн по теку­щем эта­пу работ, спи­сок задач с соб­ствен­ны­ми ответ­ствен­ны­ми лица­ми и дед­лай­на­ми.

Зада­ча (Task) – назва­ние кон­крет­но­го про­цес­са, кото­рый необ­хо­ди­мо выпол­нить в рам­ках рабо­че­го про­ек­та. Напри­мер, «Сде­лать макет при­ло­же­ния». Каж­дая зада­ча закреп­ле­на за тем поль­зо­ва­те­лем, кото­рый ею зани­ма­ет­ся в дан­ный момент. Поль­зо­ва­те­ли могут уста­нав­ли­вать сро­ки для выпол­не­ния задач, добав­лять при­ме­ча­ния, теги и назна­чать зада­ния чле­нам коман­ды.

Команды и проекты в Asana. Скриншот с экрана
Коман­ды и про­ек­ты в Asana. Скрин­шот с экра­на.

Навигация внутри задачи

Для созда­нии зада­чи нуж­но зай­ти в нуж­ный про­ект и нажать кноп­ку «Add Task». Далее вво­ди­те назва­ние зада­чи, запол­няй­те поле «Опи­са­ние» (Description) и выби­рай­те ответ­ствен­но­го. Если в зада­че участ­ву­ет несколь­ко чело­век, всех их мож­но отме­тить в ком­мен­та­ри­ях или в опи­са­нии зада­чи (Description) через @. Если нуж­но при­кре­пить доку­мент, кли­кай­те по икон­ке «скреп­ка».

Создание задач и прикрепление файлов. Скриншот с экрана
Созда­ние задач и при­креп­ле­ние фай­лов. Скрин­шот с экра­на.

Как Теплица экономит время, работая в Asana

  • Назна­ча­ем «повто­ря­ю­ще­е­ся собы­тие» для стан­дарт­ных опе­ра­ци­он­ных задач (напри­мер, под­го­тов­ка отче­та каж­дое 3‑е чис­ло меся­ца). Обра­ти­те вни­ма­ние: пока теку­щее собы­тие не прой­дет, сле­ду­ю­щее не будет постав­ле­но.
  • Настра­и­ва­ем син­хро­ни­за­цию с поч­той, что­бы умень­шить вре­мя обра­бот­ки входя­щих сооб­ще­ний. Asana пред­ла­га­ет настро­ить авто­ма­ти­че­скую пере­ад­ре­са­цию, кото­рая изба­вит от необ­хо­ди­мо­сти каж­дый раз про­ве­рять почту. Подроб­нее о настрой­ках.
  • Каж­дый отдел нахо­дит удоб­ный для себя вари­ант инте­гра­ции со сто­рон­ни­ми сер­ви­са­ми. Для реше­ния мар­ке­тин­го­вых задач, напри­мер, созда­ния рас­сы­лок, подой­дет MailChimp, для управ­ле­ния про­ек­та­ми и пла­ни­ро­ва­ния – Jira, Hubstaff, Harvest. А для уче­та вре­ме­ни – Tmetriс (на скрин­шо­те стрел­кой).

Работа с личными задачами 

Вы може­те про­смат­ри­вать лич­ные зада­чи (My tasks) в каж­дом кон­крет­ном про­ек­те либо в кален­да­ре. По умол­ча­нию зада­чи выво­дят­ся по при­о­ри­те­ту, хотя типы сор­ти­ро­вок мож­но менять (по про­ек­там, напри­мер).

Отображение задач: в календаре и списком. Скриншот с экрана
Отоб­ра­же­ние задач: в кален­да­ре и спис­ком. Скрин­шот с экра­на.

Под про­ек­та­ми и зада­ча­ми есть ком­мен­та­рии – они исполь­зу­ют­ся для ука­за­ния ста­ту­са про­ек­та или зада­чи. В ком­мен­та­рии исполь­зу­ет­ся авто­за­пол­не­ние через @, что­бы отме­тить людей, доку­мен­ты, обсуж­де­ния, зада­чи и про­ек­ты.

Визу­а­ли­за­ция задач в виде кален­да­ря зна­чи­тель­но упро­ща­ет нави­га­цию. Отоб­ра­жа­ет­ся кален­дарь про­ек­та (на скрин­шо­те) и ваш лич­ный кален­дарь с пер­со­наль­ны­ми зада­ча­ми (My Tasks > Calendar). Есть даты по всем зада­чам и дед­лай­ны по всем про­ек­там, вме­сте с ука­за­ни­ем ответ­ствен­ных лиц, зада­чи удоб­но пере­тас­ки­вать мыш­кой. Любой кален­дарь мож­но син­хро­ни­зи­ро­вать с кален­да­рем Google или Apple. 

Плю­сы Asana: инту­и­тив­но понят­ный и интер­ак­тив­ный интер­фейс, высо­кая сте­пень дета­ли­за­ции про­ек­тов: (проект/задача/подзадача/метки) и нали­чие мобиль­ных при­ло­же­ний как для iOS, так и для Android. Сто­ит отме­тить, что про­грамм­ное обес­пе­че­ние может быть инте­гри­ро­ва­но с раз­лич­ны­ми сто­рон­ни­ми при­ло­же­ни­я­ми, таки­ми как Sunrise, Dropbox, Slack, Box, Google Drive и Hipchat.

Мину­сы у плат­фор­мы так­же есть, напри­мер, отсут­ствие руси­фи­ци­ро­ван­ной вер­сии. Кро­ме того, нет диа­грам­мы Ган­та (в бес­плат­ной вер­сии) и тай­ме­ра для уче­та вре­ме­ни. Послед­ние две про­бле­мы мож­но решить инте­гра­ци­ей со сто­рон­ни­ми сер­ви­са­ми.

Преимущества Asana Premium: опыт Теплицы

Гиб­ко­го функ­ци­о­на­ла бес­плат­ной вер­сии вполне доста­точ­но для стан­дарт­но­го набо­ра задач, но для систем­ной рабо­ты над несколь­ки­ми про­ек­та­ми все же боль­ше под­хо­дят паке­ты Premium и Business. Срав­нить их мож­но на сай­те сер­ви­са.

Чем Premium-вер­сия инте­рес­на в точ­ки зре­ния управ­ле­ния, рас­ска­зал руко­во­ди­тель Теп­ли­цы Алек­сей Сидо­рен­ко: «Появ­ля­ет­ся воз­мож­ность добав­лять допол­ни­тель­ные пара­мет­ры к зада­чам, напри­мер, при­о­ри­тет, а так­же ком­мен­ти­ро­вать изоб­ра­же­ния внут­ри Asana. Поми­мо это­го, в Premium-вер­сии мож­но ука­зы­вать дату нача­ла зада­чи – это поз­во­ля­ет оце­нить, какое вре­мя то или иное зада­ние зани­ма­ет у сотруд­ни­ка. Уро­вень загруз­ки и про­гресс помо­га­ет отсле­жи­вать диа­грам­ма Ган­та. Так­же сто­ит отме­тить воз­мож­ность выстав­лять про­ме­жу­точ­ные цели (milestones). Вме­сте с вре­мен­ным отоб­ра­же­ни­ем задач это поз­во­ля­ет луч­ше пла­ни­ро­вать дол­гие про­ек­ты, рас­счи­тан­ные на несколь­ко меся­цев». 

Еще по теме: Веби­нар Теп­ли­цы: как орга­ни­зо­вать рабо­ту над про­ек­та­ми в Asana

Так­же он отме­тил, что в бес­плат­ной вер­сии нель­зя закрыть доступ к зада­чам, если они в одном про­ек­те, а в Premium-вер­сии мож­но. То есть неко­то­рые зада­чи мож­но скрыть от сотруд­ни­ков, рабо­та­ю­щих над одним про­ек­том. Еще одно важ­ное пре­иму­ще­ство плат­но­го паке­та – это воз­мож­ность уста­нав­ли­вать цепоч­ки зави­си­мо­стей меж­ду зада­ча­ми. Они пока­зы­ва­ют, что для реше­ния одной зада­чи необ­хо­ди­мо выпол­не­ние дру­гой. И еще два важ­ных плю­са: доступ к боль­ше­му чис­лу шаб­ло­нов рабо­чих про­странств, а так­же к веби­на­рам и обра­зо­ва­тель­ным ресур­сам». 

Руководитель Теплицы Алексей Сидоренко советует интегрировать Asana и Slack. Фото: Теплица социальных технологий
Руко­во­ди­тель Теп­ли­цы Алек­сей Сидо­рен­ко сове­ту­ет инте­гри­ро­вать Asana и Slack. Фото: Теп­ли­ца соци­аль­ных тех­но­ло­гий.

Три сове­та по рабо­те с Asana от Алек­сея Сидо­рен­ко

  • Исполь­зо­вать Asana в связ­ке с кор­по­ра­тив­ным мес­сен­дже­ром Slack.
  • Отве­чать на уве­дом­ле­ние о зада­че в почте. Бла­го­да­ря син­хро­ни­за­ции ответ отоб­ра­зит­ся как ком­мен­та­рий к зада­че.
  • Стро­гий кон­троль: важ­ным пра­ви­лом явля­ет­ся то, что чело­век, кото­ро­му пору­чи­ли зада­ние, не может сам его закрыть. 

Asana для НКО: как приобрести платную версию со скидкой?

«Asana – удоб­ная про­грам­ма с понят­ным интер­фей­сом. Пре­ми­ум-вер­сия име­ет зна­чи­мые пре­иму­ще­ства, основ­ные – кастом­ные поля и тайм­лайн (ана­лог диа­грам­мы Ган­та). Для НКО с раз­лич­ны­ми заин­те­ре­со­ван­ны­ми сто­ро­на­ми (бла­го­по­лу­ча­те­ли, парт­не­ры, жерт­во­ва­те­ли, волон­те­ры), нуж­на CRM систе­ма – для веде­ния баз дан­ных и построения/учета ком­му­ни­ка­ции через почту, рас­сыл­ки, звон­ки, смс, соц­се­ти, мес­сен­дже­ры – в одном месте. Важ­ный вопрос: как объ­еди­нить CRM и таск-мене­джер? Недав­но появи­лась инте­гра­ция amoCRM и Asanа, для мно­гих это будет реше­ни­ем», – рас­ска­зы­ва­ет акти­вист Игорь Пюль­зе.

Тем, кому нуж­но сов­мест­но рабо­тать над доку­мен­та­ми и хра­нить фай­лы в общем досту­пе, он реко­мен­ду­ет допол­нить общую систе­му облач­ны­ми сер­ви­са­ми G Suite. Полу­ча­ет­ся слож­ная инфра­струк­ту­ра с необ­хо­ди­мо­стью рабо­ты в раз­ных вклад­ках: «Не всем это пока­жет­ся удоб­ным. Аль­тер­на­ти­вой систе­ме из раз­лич­ных сер­ви­сов может быть Бит­рикс 24», – резю­ми­ро­вал спе­ци­а­лист.

Участ­ни­ки про­грам­мы TeploDigital могут полу­чить скид­ку 50% на годо­вую под­пис­ку на пакет Asana Premium или пакет Asana Business для одной коман­ды. Если у вас уже есть проб­ная бес­плат­ная или плат­ная учет­ная запись, мож­но изме­нить тариф или воз­об­но­вить под­пис­ку в рам­ках TeploDigital. 

Поль­зо­ва­те­ли паке­тов Asana Premium и Asana Business, поми­мо рас­ши­рен­ных воз­мож­но­стей плат­фор­мы, полу­ча­ют доступ к озна­ко­ми­тель­ным и обра­зо­ва­тель­ным ресур­сам, а так­же пра­во при­о­ри­тет­но­го обслу­жи­ва­ния при обра­ще­нии в служ­бу под­держ­ки Asana.