Как Фонд «Нужна помощь» победил хаос благодаря «Планфиксу»

Planfix — платформа для создания системы управления. Фото: blog.planfix.ru.
Planfix — плат­фор­ма для созда­ния систе­мы управ­ле­ния. Фото: blog.planfix.ru.

НКО пере­жи­ва­ют все ста­дии раз­ви­тия стар­та­па. Фонд «Нуж­на помощь» испы­тал это на себе: от безум­ной идеи и запус­ка медиа­п­ло­щад­ки до созда­ния it-про­дук­тов и обра­зо­ва­тель­ных про­грамм, науч­ных иссле­до­ва­ний и кни­го­из­да­тель­ства. Настал момент, когда нуж­но было не запус­кать новые амби­ци­оз­ные про­ек­ты, а ста­би­ли­зи­ро­вать­ся. Как в этом помог «План­фикс», рас­ска­за­ли Анна Семе­но­ва, соучре­ди­тель и дирек­тор бла­го­тво­ри­тель­но­го фон­да «Нуж­на помощь», и финан­со­вый дирек­тор фон­да Инга Папи­на.

Анна Семенова: грамотное финансовое планирование – вопрос выживания

Фонд «Нуж­на помощь» зани­ма­ет­ся систем­ной бла­го­тво­ри­тель­но­стью. Мы под­дер­жи­ва­ем и раз­ви­ва­ем бла­го­тво­ри­тель­ные и соци­аль­но зна­чи­мые ини­ци­а­ти­вы в нашей стране – соби­ра­ем пожерт­во­ва­ния и помо­га­ем рабо­тать неком­мер­че­ским про­ек­там. Мож­но ска­зать, что мы – фонд фон­дов.

Сего­дня мы под­дер­жи­ва­ем 189 бла­го­тво­ри­тель­ных орга­ни­за­ций по всей стране. У фон­да «Нуж­на помощь» есть инфор­ма­ци­он­ный пор­тал «Такие дела», онлайн-сер­вис «Поль­зу­ясь слу­ча­ем», отдел иссле­до­ва­ний, изда­тель­ство и дру­гие про­ек­ты. В фон­де рабо­та­ет 71 чело­век. Мы боль­шая орга­ни­за­ция, посто­ян­но рас­тем и раз­ви­ва­ем­ся, а так­же делим­ся зна­ни­я­ми и опы­том исполь­зо­ва­ния полез­ных сер­ви­сов. Даже за то вре­мя, пока мы пере­хо­ди­ли на «План­фикс», мы вырос­ли почти вдвое: это каса­ет­ся и шта­та, и про­ек­тов, и финан­со­вых обо­ро­тов. Так что для нас гра­мот­ное финан­со­вое пла­ни­ро­ва­ние и управ­ле­ние про­цес­са­ми – вопрос эффек­тив­но­сти и выжи­ва­ния.

В неком­мер­че­ском сек­то­ре адми­ни­стра­тив­ная часть рабо­ты неред­ко ведет­ся по оста­точ­но­му прин­ци­пу. Люди сосре­до­то­че­ны на дру­гом. Они объ­еди­ни­лись, что­бы решить какую-то острую соци­аль­ную про­бле­му и помочь людям. Но попут­но вынуж­де­ны зани­мать­ся и орга­ни­за­ци­он­ны­ми зада­ча­ми: реги­стри­ро­вать орга­ни­за­цию, откры­вать счет и выпол­нять все то, что тре­бу­ет зако­но­да­тель­ство. А орга­ни­за­ция сама по себе шту­ка доволь­но скуч­ная. Все это висит на дирек­то­ре, у кото­ро­го, поми­мо этих вопро­сов, еще мас­са задач. Анна Семе­но­ва

В неболь­шом фон­де дирек­то­ру про­ще все успеть, но как толь­ко орга­ни­за­ция вырас­та­ет в объ­е­мах при­вле­чен­ных денег и коли­че­стве сотруд­ни­ков, без отстро­ен­ной адми­ни­стра­тив­но-управ­лен­че­ской части рабо­тать ста­но­вит­ся очень слож­но. Даже про­сто на под­го­тов­ку отче­тов для доно­ров тра­тит­ся уйма вре­ме­ни, если этот про­цесс не авто­ма­ти­зи­ро­ван.

Какие задачи мы хотели решить

Как у нас появился «Планфикс»

Несколь­ко лет назад мы иска­ли удоб­ный таск-мене­джер. Дол­го тести­ро­ва­ли демо­вер­сии под­хо­дя­щих нам по опи­са­нию инстру­мен­тов. И в ито­ге оста­но­ви­лись на «План­фик­се», пото­му что он пол­но­стью касто­ми­зи­ру­ет­ся и его мож­но настро­ить под свои зада­чи и под раз­ные коман­ды внут­ри одной ком­па­нии.

Пона­ча­лу мы дума­ли исполь­зо­вать «План­фикс» имен­но как таск-мене­джер: поста­нов­ка задач – отсле­жи­ва­ние резуль­та­тов. Но чем боль­ше мы чита­ли про систе­му и раз­би­ра­лись в ней, тем шире рас­кры­ва­лись ее воз­мож­но­сти. Прав­да, важ­но, что­бы в ком­па­нии были люди, кото­рым нра­вит­ся копать­ся в новых систе­мах, про­ду­мы­вать логи­ку, раз­би­рать­ся в биз­нес-про­цес­сах, настра­и­вать все и потом уже пред­ла­гать всей ком­па­нии гото­вый инстру­мент. У нас есть такой чело­век – это Инга, наш финан­со­вый дирек­тор. В про­тив­ном слу­чае у людей, при­вык­ших к гото­вым реше­ни­ям, слу­ча­ет­ся исте­ри­ка, когда они попа­да­ют в нена­стро­ен­ный «План­фикс». Мы про­ве­ря­ли: им непо­нят­но, их пуга­ет куча кно­по­чек и опций.

Авто­ма­ти­за­ция – это пер­вая допол­ни­тель­ная воз­мож­ность «План­фик­са», кото­рой мы нача­ли поль­зо­вать­ся. Авто­ма­ти­зи­ро­ва­ли все шаб­лон­ные про­цес­сы, в первую оче­редь – запол­не­ние и согла­со­ва­ние бес­ко­неч­ных доку­мен­тов. У нас на пол­став­ки рабо­та­ет сотруд­ник, кото­рый зани­мал­ся раз­не­се­ни­ем пла­те­жей. В какой-то момент у него это ста­ло зани­мать столь­ко вре­ме­ни, что нуж­но было либо брать чело­ве­ка на пол­ную став­ку, либо нани­мать еще людей. Но, когда мы авто­ма­ти­зи­ро­ва­ли про­цесс в «План­фик­се», это­го сотруд­ни­ка пере­ве­ли на дру­гую рабо­ту. Про­грам­ма помог­ла нам раци­о­наль­но рас­пре­де­лить ресур­сы. 

Но глав­ное, чего мы не ожи­да­ли от «План­фик­са», – это воз­мож­ность при­вя­зать к систе­ме финан­сы. Мы свя­за­ли «План­фикс» с систе­мой 1С и бан­ком-кли­ен­том и полу­ча­ем дан­ные отту­да. Это здо­ро­во упро­сти­ло всю нашу финан­со­вую ана­ли­ти­ку. 

Инга Папина: коммерческий подход делает НКО сильнее

В НКО я при­шла из ком­мер­че­ско­го сек­то­ра и счи­таю, что, если мы при­вне­сем здо­ро­вый ком­мер­че­ский под­ход в нашу рабо­ту, это сде­ла­ет нас силь­нее и устой­чи­вее. Преж­де чем ста­вить себе цель сни­зить затра­ты, нуж­на ста­ти­сти­ка и чет­кое пони­ма­ние себе­сто­и­мо­сти. 

Пол­го­да у меня ушло на струк­ту­ри­за­цию всех наших про­цес­сов, кото­рые были не согла­со­ва­ны меж­ду собой. Нача­лось все с финан­со­вой части, теперь она при­вя­за­на к зада­чам. И если зада­ча пере­дви­ну­лась на месяц, то и выпла­та по ней будет через месяц. Это дает очень живое пред­став­ле­ние о про­гно­зах по тра­там. Вне систе­мы про­гно­зи­ро­ва­ние при таком коли­че­стве раз­но­об­раз­ных выплат, как у нас, прак­ти­че­ски нере­аль­но. Нам было непро­сто, пото­му что это не был пере­езд с одной плат­фор­мы на дру­гую. У нас каж­дое под­раз­де­ле­ние рабо­та­ло в раз­ных систе­мах. Но мы так быст­ро рос­ли, что не успе­ва­ли менять шта­ниш­ки, из кото­рых вырас­та­ли. 

С момен­та, как мы нача­ли рабо­тать с «План­фик­сом», мы изме­ни­лись сами. У нас теперь резуль­тат-ори­ен­ти­ро­ван­ный бюд­жет. Рань­ше мы счи­та­ли дохо­ды так: бра­ли ста­ти­сти­ку про­шлых пери­о­дов, при­бав­ля­ли про­цент роста по каж­дой ста­тье рас­хо­да и дохо­да. Рас­ход счи­тал­ся сле­ду­ю­щим обра­зом: я обхо­ди­ла все коман­ды, узна­ва­ла, что они пла­ни­ру­ют делать, а потом при­мер­но счи­та­ла, сколь­ко это будет сто­ить. Теперь мы ста­ли пла­ни­ро­вать бюд­же­ты, исхо­дя из резуль­та­тов. То есть сна­ча­ла мы пла­ни­ру­ем резуль­тат. Это очень высо­кий уро­вень пла­ни­ро­ва­ния в смыс­ле осо­знан­но­сти.

Логика построения бюджета

Наш бюд­жет стро­ит­ся от про­ек­та. Про­ект – это кон­крет­ный изме­ри­мый резуль­тат дея­тель­но­сти: ста­тья, кни­га, спец­про­ект, иссле­до­ва­ние. В каж­дый такой про­ект вовле­че­но, как пра­ви­ло, несколь­ко отде­лов: основ­ной отдел, кото­ро­му при­над­ле­жит этот про­ект, плюс отде­лы, кото­рые помо­га­ют в реа­ли­за­ции. При­мер: ста­тья – это резуль­тат рабо­ты редак­ции «Такие дела».

В процесс создания статьи вовлечены несколько отделов.
В про­цесс созда­ния ста­тьи вовле­че­ны несколь­ко отде­лов.

В про­цесс созда­ния ста­тьи вовле­че­ны раз­ра­бот­ка (если нуж­на какая-то фича, что­бы кра­си­во выгля­де­ло на сай­те), SMM – для про­дви­же­ния ста­тьи; финан­со­вый и адми­ни­стра­тив­ный отде­лы, кото­рые обес­пе­чи­ва­ют коман­ди­ров­ки и рабо­ту в офи­се, а так­же выпла­ты гоно­ра­ров; отдел иссле­до­ва­ний – если нуж­но най­ти допол­ни­тель­ные дан­ные, про­ве­рить гипо­те­зу и так далее.

Пространство с проектами в «Планфиксе». Скриншот
Про­стран­ство с про­ек­та­ми в «План­фик­се». Скрин­шот.

То есть бюд­жет это­го про­ек­та фор­ми­ру­ет­ся в отде­ле редак­ции, но туда закла­ды­ва­ют­ся финан­со­вые и вре­мен­ные рас­хо­ды дру­гих отде­лов (по согла­со­ва­нию с ними). Кро­ме бюд­же­тов про­ек­тов, у отде­ла могут быть теку­щие рас­хо­ды. Чаще все­го это зар­пла­ты штат­ных сотруд­ни­ков.

Ана­ли­ти­ка

Для всех рас­хо­дов созда­ны спе­ци­аль­ные шаб­ло­ны с при­креп­лен­ной ана­ли­ти­кой (спе­ци­аль­ной таб­ли­цей), кото­рые мож­но заве­сти в любой зада­че в кон­крет­ном про­ек­те. Пла­ни­руя тра­ты, мы отсле­жи­ва­ем отдел, про­ект, тип пла­те­жа и доно­ра (спон­со­ра).

Давай­те посмот­рим, как мы это реа­ли­зо­ва­ли.

Добавление аналитики. Скриншот.
Добав­ле­ние ана­ли­ти­ки. Скрин­шот.

Донор – это обя­за­тель­ное поле ана­ли­ти­ки. Доно­ром мы назы­ва­ем любое денеж­ное поступ­ле­ние от физи­че­ско­го или юри­ди­че­ско­го лица. Без него рас­ход не прой­дет. Тут важ­но не толь­ко, кто дал денег, но и на какой про­ект. Кро­ме того, в каче­стве доно­ра ука­зы­ва­ет­ся наше софи­нан­си­ро­ва­ние по кон­крет­ным про­ек­там. Мы про­став­ля­ем про­цент уча­стия, а «План­фикс» нам авто­ма­ти­че­ски рас­счи­ты­ва­ет долю в руб­ле­вом экви­ва­лен­те.

Так мы сле­дим за тем, что­бы не было задво­ен­но­го финан­си­ро­ва­ния, то есть один и тот же рас­ход не был пока­зан в отче­те двум раз­ным доно­рам. По это­му полю ана­ли­ти­ки, напри­мер, мож­но собрать отчет по кон­крет­но­му гран­ту.

Тип пла­те­жа – это поле ана­ли­ти­ки, кото­рое поз­во­ля­ет ана­ли­зи­ро­вать, какие имен­но типы рас­хо­дов у нас есть, каких боль­ше, каких мень­ше. Это спи­сок зна­че­ний в спра­воч­ни­ке, сквоз­ной для всех отде­лов. Новое зна­че­ние может вве­сти толь­ко финан­сист.

Управление платежами. Скриншот.
Управ­ле­ние пла­те­жа­ми. Скрин­шот.

Рас­смот­рим, как фор­ми­ру­ют­ся и утвер­жда­ют­ся бюд­жет и сме­та. Для себя мы выде­ли­ли три финан­со­вые сущ­но­сти и офор­ми­ли их в ана­ли­ти­ках:

  • сме­та;
  • бюд­жет;
  • факт.

Сме­ту созда­ет руко­во­ди­тель про­ек­та. В ней учи­ты­ва­ет­ся, для какой зада­чи она сде­ла­на, в какие сро­ки зада­чу нуж­но выпол­нить, на какую сум­му, кто явля­ет­ся доно­ром (спон­со­ром) этих рас­хо­дов. Из смет несколь­ких про­ек­тов созда­ют­ся сме­ты отде­лов и ком­па­нии в целом.

Визу­а­ли­зи­ро­вать сме­ты поз­во­ля­ют отче­ты. Они соби­ра­ют­ся лег­ко, для них зара­нее зада­ны пара­мет­ры и сор­ти­ров­ки. Каж­дый отдел фор­ми­ру­ет сме­ты на год и уточ­ня­ет во вто­рой поло­вине года. Как толь­ко совет фон­да утвер­жда­ет сме­ты, финан­си­сты зано­сят их в бюд­жет, кото­рый фик­си­ру­ет­ся на пол­го­да и не изме­ня­ет­ся. 

Так выглядит часть отчета по одному из проектов. Скриншот
Так выгля­дит часть отче­та по одно­му из про­ек­тов. Скрин­шот.

Фак­ти­че­ский рас­ход

Сме­та – это рабо­чий инстру­мент руко­во­ди­те­лей про­ек­тов. Они могут менять сум­мы, типы рас­хо­дов, контр­аген­тов, сро­ки. Каж­дая создан­ная руко­во­ди­те­лем зада­ча на опла­ту спер­ва попа­да­ет в фин­от­дел на согла­со­ва­ние. Финан­сист про­ве­ря­ет ее на соот­вет­ствие утвер­жден­но­му бюд­же­ту, а потом отправ­ля­ет на опла­ту. 

Смета гонорара. Скриншот.
Сме­та гоно­ра­ра. Скрин­шот.

В «План­фик­се» это выпол­ня­ет­ся с помо­щью авто­ма­ти­че­ских сце­на­ри­ев и цепоч­ки согла­со­ва­ния. Кноп­ка «Опла­тить», кото­рую нажи­ма­ет созда­тель зада­чи, авто­ма­ти­че­ски ста­вит испол­ни­те­лем финан­си­ста, а потом тем же спо­со­бом пере­во­дит к сотруд­ни­ку, испол­ня­ю­ще­му пла­теж.

Фак­ты опла­ты при­креп­ля­ют­ся к зада­че авто­ма­ти­че­ски через лич­ный каби­нет бан­ка. 

В пла­теж­ном пору­че­нии ука­зы­ва­ет­ся уни­каль­ный номер зада­чи. Банк-кли­ент отправ­ля­ет инфор­ма­цию о совер­шен­ном пла­те­же на элек­трон­ную почту в «План­фик­се», и пись­мо авто­ма­том попа­да­ет в нуж­ную зада­чу.

Авто­ма­ти­зи­ро­ван­ные про­цес­сы 

Мы настро­и­ли в «План­фик­се» кален­дарь отсутствия/отпусков сотруд­ни­ков, но для нас это­го ока­за­лось недо­ста­точ­но. Дело в том, что мы часто оформ­ля­ем поезд­ки для вне­штат­ных авто­ров, кото­рым так же, как и штат­ным, опла­чи­ва­ем рас­хо­ды на про­езд и про­жи­ва­ние. Фор­маль­но это не явля­ет­ся коман­ди­ров­кой, но по сути одно и то же.

Мы дол­го шли к мак­си­маль­но­му упро­ще­нию созда­ния подоб­ной «коман­ди­ров­ки» и оста­но­ви­лись на такой моде­ли.

1. Созда­ние шаб­ло­на отсут­ствия с при­креп­лен­ным к нему чек-листом. В него вхо­дят финан­со­вые зада­чи на выпла­ту суточных/проездных и рас­хо­дов на про­жи­ва­ние, в кото­рых пред­за­пол­не­ны ана­ли­ти­ки и наши нор­ма­тив­ные сум­мы таких рас­хо­дов. Чек-лист нужен при бюд­же­ти­ро­ва­нии тако­го рода рас­хо­дов. 

Оформление командировки. Скриншот.
Оформ­ле­ние коман­ди­ров­ки. Скрин­шот.

2. Созда­ние цепоч­ки согла­со­ва­ний отсут­ствия. Самим отсут­стви­ем заве­ду­ет наш HR-мене­джер, финан­со­вые же опе­ра­ции и логи­сти­ку дела­ет дру­гой сотруд­ник, что про­пи­са­но в авто­ма­ти­че­ских сце­на­ри­ях основ­ной зада­чи на отсут­ствие и ее чек-листе.

Чек-лист при согласовании. Скриншот.
Чек-лист при согла­со­ва­нии. Скрин­шот.

3. Если отсут­ствие согла­со­ва­но, зада­ча пере­хо­дит в ста­тус «На оформ­ле­ние», и если при­чи­на отсут­ствия – отпуск, то мы авто­ма­том полу­ча­ем запол­нен­ный шаб­лон доку­мен­та «Заяв­ле­ние на отпуск», кото­рый оста­ет­ся толь­ко рас­пе­ча­тать и под­пи­сать у сотруд­ни­ка.

Оформление отпуска. Скриншот.
Оформ­ле­ние отпус­ка. Скрин­шот.

4. Номе­ра финан­со­вых задач ука­зы­ва­ют­ся в пла­теж­ных пору­че­ни­ях и так­же авто­ма­ти­че­ски при­креп­ля­ют­ся по фак­ту совер­ше­ния пла­те­жей. В зада­чах на коман­ди­ров­ки авто­ма­ти­че­ски фор­ми­ру­ет­ся текст пись­ма (в ком­мен­та­рии) с номе­ром под­за­да­чи на выпла­ту суточ­ных, что­бы не захо­дить каж­дый раз в чек-лист.

Оформление суточных. Скриншот.
Оформ­ле­ние суточ­ных. Скрин­шот.

5. Все отсут­ствия сор­ти­ру­ют­ся по отделам/проектам и отра­жа­ют­ся в спе­ци­аль­но создан­ном кален­да­ре при­сут­ствия, кото­рый помо­га­ет не дуб­ли­ро­вать и не накла­ды­вать отсут­ствия друг на дру­га, пото­му что у каж­до­го сотруд­ни­ка в кар­точ­ке про­пи­сан соот­вет­ству­ю­щий HR-модуль. Этот про­цесс мы пока не доде­ла­ли, но обсуж­да­ем.

Календарь присутствия. Скриншот.
Кален­дарь при­сут­ствия. Скрин­шот.

Это лишь часть тех изме­не­ний финан­со­во­го уче­та, кото­рые мы реши­ли с помо­щью «План­фик­са». Пока еще не все реа­ли­зо­ва­но, нам мно­гое пред­сто­ит дора­ба­ты­вать. Мно­гое мы сра­зу закла­ды­ва­ем в систе­му на вырост.

Да, сам пере­ход на «План­фикс» дал­ся коман­де непро­сто. Пре­одо­ле­вать сопро­тив­ле­ние слож­но. Мы про­шли все так назы­ва­е­мые ста­дии при­ня­тия горя: отри­ца­ние, гнев, торг, депрес­сию и соб­ствен­но при­ня­тие. Но потом люди уви­де­ли, что рабо­та в «План­фик­се» сни­ма­ет с них зна­чи­тель­ную часть рути­ны. Инга Папи­на

Мне нра­вит­ся «План­фикс», пото­му что его функ­ци­о­нал посто­ян­но раз­ви­ва­ет­ся и совер­шен­ству­ет­ся. Да, «План­фикс» не такой, как совре­мен­ные хип­стер­ские при­ло­же­ния, – у твор­че­ской части нашей коман­ды есть пре­тен­зии к дизай­ну. Но все же плю­сы пере­ве­ши­ва­ют.

Еще по теме: