Оплачено: как НКО выпустить корпоративную карту и отчитаться перед бухгалтерией

НКО могут выпустить корпоративную карту, главное - правильно отчитываться о расходах. Фото Freepik.
НКО могут выпу­стить кор­по­ра­тив­ную кар­ту, глав­ное – пра­виль­но отчи­ты­вать­ся о рас­хо­дах. Фото Freepik.

Без­на­лич­ные тра­ты рос­си­ян впер­вые пре­вы­си­ли налич­ные в кон­це 2019 года. Кар­та­ми поль­зу­ют­ся не толь­ко физи­че­ские лица, но и ком­па­нии. С помо­щью кор­по­ра­тив­ных бан­ков­ских карт сотруд­ни­ки опла­чи­ва­ют онлайн и офлайн покуп­ки. Выпу­стить кор­по­ра­тив­ную кар­ту могут и неком­мер­че­ские орга­ни­за­ции. Сде­лать это неслож­но, глав­ное – пра­виль­но отчи­ты­вать­ся по рас­хо­дам. Как НКО под­го­то­вить доку­мен­ты для бух­гал­те­рии по кор­по­ра­тив­ной кар­те, узна­ла жур­на­лист «Теп­ли­цы» Ека­те­ри­на Улья­но­ва. 

Выпус­ка­ет кор­по­ра­тив­ную кар­ту банк, в кото­ром у орга­ни­за­ции уже есть рас­чет­ный счет или в пла­нах его открыть под кар­ту. Кор­по­ра­тив­ные кар­ты имен­ные, поль­зо­вать­ся ими может толь­ко дер­жа­тель. Но к одно­му кар­точ­но­му сче­ту мож­но выпу­стить несколь­ко кор­по­ра­тив­ных карт. Для кор­по­ра­тив­ной кар­ты банк откры­ва­ет отдель­ный кар­точ­ный счет, на кото­рый необ­хо­ди­мо пере­ве­сти день­ги с рас­чет­но­го сче­та орга­ни­за­ции. 

Спе­ци­а­лист по бух­гал­тер­ско­му уче­ту НКО ассо­ци­а­ции «Юри­сты за граж­дан­ское обще­ство» Ири­на Каще­е­ва объ­яс­ня­ет, что день­ги на кар­те при­над­ле­жат орга­ни­за­ции и нахо­дят­ся в ее рас­по­ря­же­нии. Юри­ди­че­ские лица впра­ве опла­чи­вать кор­по­ра­тив­ной кар­той потреб­но­сти орга­ни­за­ции: това­ры, рабо­ты, услу­ги, мебель в офис, канц­то­ва­ры, офис­ную тех­ни­ку, коман­ди­ро­воч­ные рас­хо­ды. 

Глав­ное – сохра­нять чеки и кви­тан­ции, кото­рые под­твер­дят рас­хо­ды с кор­по­ра­тив­ной кар­ты. Они пона­до­бят­ся при сда­че аван­со­во­го отче­та. За сня­тые с кар­ты налич­ные тоже нуж­но отчи­тать­ся.

Нель­зя исполь­зо­вать кор­по­ра­тив­ную кар­ту для сле­ду­ю­щих опе­ра­ций: 

  • покуп­ка това­ров в лич­ных целях; 
  • выпла­та зара­бот­ной пла­ты; 
  • соци­аль­ные выпла­ты (боль­нич­ные, посо­бия).

Поря­док оформ­ле­ния кор­по­ра­тив­ных карт зафик­си­ро­ван в Поло­же­нии ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266‑П «Об эмис­сии пла­теж­ных карт и об опе­ра­ци­ях, совер­ша­е­мых с их исполь­зо­ва­ни­ем». По обще­му пра­ви­лу исполь­зо­ван­ные сотруд­ни­ком сред­ства с кор­по­ра­тив­ной кар­ты рас­смат­ри­ва­ют­ся как под­от­чет­ные сум­мы. Соот­вет­ствен­но, поря­док отче­та за них ана­ло­гич­ный. 

Сотруд­ни­ку сле­ду­ет: 

  • соста­вить аван­со­вый отчет об израс­хо­до­ван­ных сум­мах. Мож­но сде­лать это по стан­дарт­ной фор­ме N АО‑1;
  • при­ло­жить к отче­ту под­твер­жда­ю­щие доку­мен­ты: чеки ККМ (кон­троль­но-кас­со­вой маши­ны), наклад­ные, акты;
  • сдать отчет в бух­гал­те­рию и полу­чить рас­пис­ку о полу­че­нии (отрез­ную часть фор­мы N АО‑1).

После того как руко­во­ди­тель орга­ни­за­ции утвер­дил аван­со­вый отчет, орга­ни­за­ция при­ни­ма­ет на учет това­ры, рабо­ты или услу­ги, опла­чен­ные сотруд­ни­ком. Бух­гал­тер оформ­ля­ет про­вод­ку в бух­гал­тер­ском уче­те.

Так­же орга­ни­за­ция впра­ве раз­ра­бо­тать соб­ствен­ную фор­му отче­та дер­жа­те­ля кор­по­ра­тив­ной кар­ты (п. 4 ст. 9 Феде­раль­но­го зако­на от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бух­гал­тер­ском уче­те»). Напри­мер, внут­рен­ний регла­мент по исполь­зо­ва­нию кор­по­ра­тив­ных карт может содер­жать и спе­ци­аль­ную фор­му отче­та. 

Сотруд­ник дол­жен пред­ста­вить отчет в бух­гал­те­рию орга­ни­за­ции в поряд­ке и в сро­ки, преду­смот­рен­ные поло­же­ни­ем об исполь­зо­ва­нии кор­по­ра­тив­ных карт. Не потра­чен­ные налич­ные сред­ства нуж­но вер­нуть в орга­ни­за­цию – бух­гал­тер зафик­си­ру­ет это в при­ход­ном орде­ре. Подроб­нее о том, как вести бух­гал­тер­ский учет по кор­по­ра­тив­ной кар­те, мож­но узнать здесь

Кор­по­ра­тив­ная кар­та при­го­дит­ся НКО при покуп­ке про­грамм­но­го обес­пе­че­ния. В про­грам­ме TeploDigital орга­ни­за­ция может при­об­ре­сти доступ к скид­ке на про­дукт, а оста­ток сто­и­мо­сти про­дук­та опла­тить его дер­жа­те­лю уже кор­по­ра­тив­ной кар­той. Как это рабо­та­ет на при­ме­ре сер­ви­са видео­свя­зи Zoom. В TeploDigital орга­ни­за­ция может при­об­ре­сти доступ к скид­ке 50% на сам тариф­ный план Zoom и допол­не­ния к нему, напри­мер, для про­ве­де­ния веби­на­ров. После при­об­ре­те­ния досту­па к скид­ке орга­ни­за­ция опла­чи­ва­ет оста­ток сто­и­мо­сти уже через сайт Zoom. Опла­та на сай­те про­из­во­дит­ся кар­той. 

Еще по теме: Как НКО полу­чить про­грамм­ное обес­пе­че­ние со скид­кой по про­грам­ме Teplodigital

Уста­но­вить лими­ты на сня­тие налич­ных при про­ве­де­нии опе­ра­ций по без­на­лу может банк или вла­де­лец рас­чет­но­го сче­та. Мож­но выпу­стить несколь­ко кор­по­ра­тив­ных карт для орга­ни­за­ции – одной будет поль­зо­вать­ся руко­во­ди­тель, а вто­рой – сотруд­ник, для кото­ро­го будет уста­нов­лен лимит под опре­де­лен­ные цели. Так, напри­мер, пла­ни­ру­ет сде­лать коман­да фон­да «Гал­чо­нок». 

«Кор­по­ра­тив­ную кар­ту мы исполь­зу­ем для опла­ты рас­хо­дов, свя­зан­ных с хозяй­ствен­ной или основ­ной дея­тель­но­стью орга­ни­за­ции, в том чис­ле наклад­ных, пред­ста­ви­тель­ских, транс­порт­ных, коман­ди­ро­воч­ных рас­хо­дов и полу­че­ния налич­ных денеж­ных средств. По сво­ей сути кор­по­ра­тив­ная кар­та пред­став­ля­ет собой ана­лог денеж­ных средств, выдан­ных под отчет. Важ­но, что все рас­хо­ды долж­ны быть под­твер­жде­ны доку­мен­таль­но. День­ги с кор­по­ра­тив­ной кар­ты нель­зя тра­тить на зар­пла­ту и ана­ло­гич­ные выпла­ты, а так­же, есте­ствен­но, на лич­ные нуж­ды сотруд­ни­ка. Кар­та нам нуж­на как для офлайн, так и онлайн поку­пок. Доступ к ней оформ­лен на руко­во­ди­те­ля орга­ни­за­ции. Но есть идея открыть еще одну кар­ту на мел­кие рас­хо­ды для сотруд­ни­ков». Ели­за­ве­та Мурав­ки­на, пре­зи­дент фон­да «Гал­чо­нок»

Еще по теме: