Как провести событие во время коронавируса и почему лучше уйти в онлайн

Советы, как перенести мероприятие в онлайн или подготовиться к его проведению во время коронавируса.

От конференции разработчиков приложений Google до матчей Национальной баскетбольной ассоциации (НБА) – по всему миру из-за коронавируса отменяются самые разные мероприятия. У многих некоммерческих организаций на весну были также запланированы воркшопы, лекции и другие события. Как перенести мероприятие в онлайн или подготовиться к его проведению, чтобы максимально обезопасить участников, разбиралась журналист Теплицы Екатерина Ульянова. 

Боюсь эпидемии, лучше отменить мероприятие?

Данные говорят о том, что карантин – это, вероятно, одна из самых эффективных мер по борьбе с коронавирусом. Самоизоляция позволяет не допустить рост числа зараженных по экспоненте. Поэтому во многих странах закрываются общественные места: музеи, бассейны и кинотеатры. Компании по всему миру также поддерживают режим самоизоляции и переводят сотрудников на удаленную работу. 

В Москве на момент написания материала уже официально запрещены мероприятия с присутствием свыше 5000 человек. В Санкт-Петербурге – более тысячи человек, в Ленобласти – более 300. Но даже если на вашу лекцию или встречу собиралось прийти намного меньше участников, можно подумать о том, чтобы перенести мероприятие в онлайн.

Хорошо, а как тогда провести событие онлайн?

Для этого можно использовать разные инструменты. Например, Google и Microsoft из-за распространения коронавируса временно предоставили бесплатные тарифы для служб совместной работы G Suite и Microsoft Teams. В частности, пользователи G Suite смогут бесплатно организовывать телеконференции на 250 человек.

Проводить видеоконференции и вебинары можно также с помощью сервисов Jitsi Meet (это решение с открытым кодом) или Zoom. Вы можете созваниваться с коллегами, проводить собеседования или обучение сотрудников. Программы просты в использовании: чтобы разобраться с ними, достаточно посмотреть видеоурок Вовы Ломова про Zoom и про Jitsi Meet. Например, Zoom отвечает потребностям средней организации по проведению видеоконференций и вебинаров даже на бесплатном тарифе. Если нужны более продвинутые функции, то у некоммерческих организаций есть возможность приобрести тарифы Zoom со скидкой в 50% с помощью программы TeploDigital.

Еще по теме: Обзор программы для проведения видеоконференций Zoom

А что если у нас небольшой мастер-класс или собрание?

Если же вы все-таки решили не отменять мероприятие и не проводить его онлайн, Теплица при помощи Александра Бережного, участника движения эффективного альтруизма, подготовила памятку, которая поможет снизить риски заражения участников. 

1. Поощряйте самоизоляцию. Предупредите участников не приходить на мероприятие, если у них есть какие-либо симптомы коронавируса. К наиболее распространенным симптомам COVID‑19 относятся повышение температуры тела, утомляемость и сухой кашель. Лучше попросить людей остаться дома, даже если у них просто кашель или насморк. 

2. Попросите участников отказаться от рукопожатий, поцелуев в щеку, объятий и других соприкосновений в качестве форм приветствия. Объясните, что это не будет проявлением невежливости, а скорее наоборот, заботой об окружающих. Можете заранее подготовить объяснительный пост или инфографику на эту тему и выложить на странице мероприятия. 

3. Расскажите присутствующим, как соблюдать правила респираторной гигиены: при чихании и кашле нужно прикрывать рот платком или сгибом локтя, сразу же выбрасывать платок и мыть руки. Подробнее в рекомендациях ВОЗ. Также можно заранее выложить рекомендации в группах или на странице вашего события.

4. Напомните участникам, как правильно мыть руки. Подробная инструкция есть в брошюре ВОЗ про гигиену рук. Общие рекомендации: мыть всю поверхность рук, включая ногти и пространство между пальцев, не менее 20-30 секунд, затем использовать одноразовые полотенца или сушилку для рук.

Брошюра ВОЗ про гигиену рук.

5. По возможности подготовьте плакаты и вывески, которые вы сможете повесить на мероприятия, с напоминаниями о том, как важно регулярно мыть руки, избегать соприкосновений и соблюдать респираторную гигиену. 

6. Если во время мероприятия будет кофе-брейк, постарайтесь разместить антисептики рядом с едой. Антисептик для рук (в котором содержится более 60% спирта) – хорошая альтернатива мылу, если на руках нет видимых загрязнений. Его нужно так же тщательно использовать на протяжении 30 секунд.

7. Способов распространения COVID-19 не так много. Например, заразиться можно, прикасаясь к человеку или поверхности, на которой есть вирус, а затем касаясь своих глаз, носа или рта. Поэтому по возможности подумайте над дезинфекцией помещения, в котором пройдет мероприятие. А также проверьте, есть ли на площадке ведра с крышками, – платки, которые участники будут использовать при чихании и кашле, следует выбрасывать в закрытую тару. 

8. Увеличьте физическое расстояние между участниками. Крупные капли респираторных выделений распространяются максимум на два метра. Посадить людей на такое расстояние не всегда возможно, но постарайтесь сделать дистанцию между стульями хотя бы один метр. 

9. Составьте план антикризисных коммуникаций. Продумайте с командой, как вы будете предупреждать участников о мерах безопасности, что будете делать в случае, если мероприятие все-таки придется отменить или перенести в онлайн. Молчание – это повод для распространения слухов или паники. Используйте несколько каналов коммуникации, а не только группы в социальных сетях. 

Расскажите о своем опыте проведения онлайн-мероприятий в комментариях, какие у вас бывают сложности?

Еще по теме