На удаленку: лучшие инструменты для дистанционной работы вашей команды

Эффективно работать команда может, даже не находясь в одном офисе. Фото Freepik.
Эффек­тив­но рабо­тать коман­да может, даже не нахо­дясь в одном офи­се. Фото Freepik.

Вы при­вык­ли рабо­тать в офи­се, общать­ся с кол­ле­га­ми за чаш­кой чая и устра­и­вать моз­го­вые штур­мы в пере­го­вор­ке. И ничто не пред­ве­ща­ло, что вам при­дет­ся сроч­но пере­во­дить коман­ду на уда­лен­ную рабо­ту. К сожа­ле­нию, никто не отме­нял форс-мажо­ры. Сей­час это эпи­де­мия коро­на­ви­ру­са, из-за кото­рой ком­па­нии по все­му миру вынуж­де­ны отка­зы­вать­ся от при­выч­но­го тем­па рабо­ты и нахо­дить новые реше­ния для сво­ей коман­ды. 

Суще­ству­ет огром­ное коли­че­ство воз­мож­но­стей для уда­лен­ной рабо­ты. Онлайн-инстру­мен­ты – мес­сен­дже­ры, кален­да­ри, облач­ные хра­ни­ли­ща – отве­ча­ют всем основ­ным зада­чам самых раз­ных орга­ни­за­ций. При этом, по дан­ным опро­са HeadHunter, 80% ком­па­ний не гото­вы обес­пе­чить рабо­чие места вне офи­са. У мно­гих команд так­же нет опы­та уда­лен­ной рабо­ты, и новые обсто­я­тель­ства их пуга­ют. 

Боять­ся не сто­ит – эффек­тив­но рабо­тать, не нахо­дясь при этом в офи­се, воз­мож­но. Жур­на­лист Теп­ли­цы Ека­те­ри­на Улья­но­ва собра­ла инстру­мен­ты, кото­рые помо­гут вам все­гда быть на свя­зи с кол­ле­га­ми и решать теку­щие зада­чи.

Почта 

Самый при­выч­ный инстру­мент, кото­рый исполь­зу­ют, навер­ное, все без исклю­че­ния. Кажет­ся оче­вид­ным, но мы сове­ту­ем учи­ты­вать несколь­ко момен­тов. Луч­ше все­го поль­зо­вать­ся Gmail – воз­мож­ность того, что кто-либо посто­рон­ний полу­чит доступ к вашим дан­ным, доста­точ­но низ­ка из-за того, что у сер­ви­са не рос­сий­ская юрис­дик­ция. Это осо­бен­но акту­аль­но, если вы граж­дан­ский акти­вист или рабо­та­е­те с чув­стви­тель­ной инфор­ма­ци­ей. 

Важ­но так­же мак­си­маль­но обез­опа­сить свою почту и настро­ить двух­фак­тор­ную аутен­ти­фи­ка­цию, толь­ко не по смс-сооб­ще­ни­ям. Про­вай­де­ры мобиль­ной свя­зи потен­ци­аль­но име­ют доступ к ваше­му номе­ру, и двух­фак­тор­ная аутен­ти­фи­ка­ция, наобо­рот, ста­но­вит­ся фак­то­ром, сни­жа­ю­щим без­опас­ность почты. Поэто­му сто­ит уста­но­вить и настро­ить при­ло­же­ние Google Authenticator, кото­рое будет гене­ри­ро­вать спе­ци­аль­ный код каж­дый раз, когда вы буде­те вхо­дить в акка­унт на новом устрой­стве. 

На Gmail мож­но заве­сти и общий ящик орга­ни­за­ции. Сер­вис поз­во­ля­ет деле­ги­ро­вать доступ к акка­ун­ту, а зна­чит, про­ве­рять пись­ма и отве­чать на них смо­гут несколь­ко сотруд­ни­ков. Как настро­ить деле­ги­ро­ван­ный доступ, смот­ри­те в инструк­ции от Google. Не забудь­те так­же уста­но­вить при­ло­же­ние Gmail на свой теле­фон, что­бы опе­ра­тив­но полу­чать пись­ма и отве­чать на них. 

Мессенджеры и чаты 

Мес­сен­дже­ров суще­ству­ет огром­ное коли­че­ство, вы може­те выбрать тот, кото­рый будет удо­бен имен­но вашей орга­ни­за­ции. Коман­да Теп­ли­цы поль­зу­ет­ся Slack, и мы хотим поде­лить­ся сво­им опы­том. Это мес­сен­джер, в кото­ром, кро­ме вашей коман­ды, боль­ше нико­го нет. И это одно из основ­ных пре­иму­ществ перед тем же Telegram. Ника­ких посто­рон­них кана­лов и пере­пи­сок, не име­ю­щих отно­ше­ния к рабо­те. Сле­до­ва­тель­но, мень­ше инфор­ма­ци­он­но­го шума и шан­са пере­пу­тать адре­са­та, кото­ро­му пред­на­зна­ча­лось сооб­ще­ние. 

В Slack мож­но не толь­ко вести лич­ные пере­пис­ки, но и заве­сти общие кана­лы. Напри­мер, в кана­ле по адми­ни­стра­тив­ным вопро­сам сооб­щать кол­ле­гам о сво­ем гра­фи­ке рабо­ты, а в новост­ном кана­ле делить­ся полез­ны­ми ссыл­ка­ми, кото­рые каса­ют­ся рабо­ты вашей орга­ни­за­ции. Общать­ся в Slack мож­но и с помо­щью смай­лов – доста­точ­но про­сто отре­а­ги­ро­вать на сооб­ще­ние, что­бы дру­гие сотруд­ни­ки поня­ли, что вы его уви­де­ли и при­ня­ли к све­де­нию. Еще одна воз­мож­ность – настрой­ка RSS-пото­ка, если вы хоти­те мони­то­рить какие-либо инфор­ма­ци­он­ные кана­лы. 

В Slack есть все, что нуж­но для команд­ной уда­лен­ной рабо­ты. Функ­ции доступ­ны в бес­плат­ном тари­фе. Но если вам пона­до­бит­ся рас­ши­рен­ный функ­ци­о­нал, по про­грам­ме тех­но­ло­ги­че­ской под­держ­ки НКО TeploDigital вы може­те полу­чить Slack так­же бес­плат­но или со скид­кой 85%.

Менеджеры задач

Asana – это мене­джер задач, кото­рый помо­жет вам орга­ни­зо­вать рабо­ту над раз­лич­ны­ми про­ек­та­ми орга­ни­за­ции. С помо­щью сер­ви­са мож­но созда­вать зада­чи, назна­чать их сотруд­ни­кам, опре­де­лять срок выпол­не­ния, добав­лять опи­са­ние, ссыл­ку или файл. Каж­дую зада­чу мож­но раз­бить на отдель­ные под­за­да­чи, что поз­во­ля­ет еще более гиб­ко осу­ществ­лять про­цесс пла­ни­ро­ва­ния. 

Изображение: блог Asana.
Изоб­ра­же­ние: блог Asana.

Срав­нить каж­дую зада­чу в Asana мож­но с меди­цин­ской кар­точ­кой. В ком­мен­та­ри­ях сотруд­ни­ки добав­ля­ют всю исто­рию изме­не­ний и новую инфор­ма­цию, а так­же остав­ля­ют нуж­ные ссыл­ки. В ито­ге у вас перед гла­за­ми будет пол­ный ана­мнез того, что про­ис­хо­ди­ло с зада­чей. 

Как сэко­но­мить вре­мя, рабо­тая с про­ек­та­ми в Asana, в чем пре­иму­ще­ства Premium-вер­сии и как НКО могут при­об­ре­сти ее со зна­чи­тель­ной скид­кой, пред­ла­га­ем почи­тать в этом мате­ри­а­ле

Еще один инстру­мент для дистан­ци­он­ной орга­ни­за­ции рабо­ты в коман­де Trello. С его помо­щью мож­но рас­пре­де­лить зада­чи-кар­точ­ки по тема­ти­че­ским дос­кам. Хоро­шо подой­дет тем, кто при­вык струк­ту­ри­ро­вать свои пла­ны с помо­щью раз­но­цвет­ных сти­ке­ров, при­кле­ен­ных на мони­тор ком­пью­те­ра. Но учи­ты­вай­те, что у сер­ви­са были про­бле­мы с утеч­ка­ми дан­ных. Осо­бен­ность при­ло­же­ния Trello поз­во­ля­ла нахо­дить ком­мер­че­скую инфор­ма­цию, кото­рую ее вла­дель­цы не пла­ни­ро­ва­ли раз­гла­шать. В непри­ят­ную ситу­а­цию попа­ла и ООН, слу­чай­но опуб­ли­ко­вав паро­ли и внут­рен­ние доку­мен­ты из-за некор­рект­ной настрой­ки Trello. Поэто­му сове­ту­ем исполь­зо­вать сер­вис для лич­ной, а не команд­ной рабо­ты, и не раз­ме­щать на дос­ках важ­ную инфор­ма­цию. 

Неболь­шим орга­ни­за­ци­ям так­же мож­но посо­ве­то­вать «План­фикс». Плат­фор­ма объ­еди­ня­ет в себе таск-мене­джер, CRM систе­му и при­ло­же­ние для орга­ни­за­ции доку­мен­то­обо­ро­та. Бес­плат­ный тариф­ный план огра­ни­чен пятью сотруд­ни­ка­ми, боль­шим коман­дам при­дет­ся при­об­ре­тать доступ к сер­ви­су. «План­фикс» в сво­ей рабо­те исполь­зу­ет фонд «Нуж­на помощь». С помо­щью плат­фор­мы коман­да авто­ма­ти­зи­ро­ва­ла все шаб­лон­ные про­цес­сы, в первую оче­редь – запол­не­ние и согла­со­ва­ние бес­ко­неч­ных доку­мен­тов. А еще упро­сти­ла финан­со­вую ана­ли­ти­ку, свя­зав «План­фикс» с систе­мой 1С и бан­ком-кли­ен­том. 

Еще по теме: Как Фонд «Нуж­на помощь» побе­дил хаос бла­го­да­ря «План­фик­су»

Календари и трекеры 

Google Кален­дарь – удоб­ный и доступ­ный инстру­мент для дол­го­сроч­но­го пла­ни­ро­ва­ния. Сер­вис помо­га­ет пра­виль­но фор­ми­ро­вать свой гра­фик, не забы­вать о важ­ных чатах и про­ек­тах, рас­пре­де­лять вре­мя в тече­ние неде­ли или меся­ца. С помо­щью кален­да­ря мож­но созда­вать при­гла­ше­ния и отправ­лять их кол­ле­гам. Если чело­век при­мет при­гла­ше­ние, перед видео­кон­фе­рен­ци­ей или чатом ему при­дет уве­дом­ле­ние с напо­ми­на­ни­ем о собы­тии. Осо­бен­но удоб­но для тех, у кого напря­жен­ный гра­фик и боль­шое коли­че­ство звон­ков каж­дый день. 

Для уда­лен­ной команд­ной рабо­ты важ­на и еще одна функ­ция кален­да­ря. Навер­ня­ка неко­то­рые пла­нер­ки и чаты вы с коман­дой про­во­ди­те регу­ляр­но в одно и то же вре­мя. В кален­да­ре вы може­те уста­но­вить повто­ря­ю­щи­е­ся меро­при­я­тия. Это сэко­но­мит вам вре­мя – не при­дет­ся каж­дую неде­лю созда­вать одно и то же собы­тие в кален­да­ре. 

В пото­ке дел, осо­бен­но если вы толь­ко пере­шли на дистан­ци­он­ную рабо­ту, лег­ко забыть о чем-то важ­ном. Для запи­сей луч­ше исполь­зо­вать онлайн-еже­днев­ник. Бумаж­ная запис­ная книж­ка может быть при­выч­ней, но она не напом­нит вам о том, что ров­но в час дня вы долж­ны позво­нить сво­е­му парт­не­ру или отпра­вить нуж­ное пись­мо. Один из самых попу­ляр­ных пла­ни­ров­щи­ков Wunderlist поз­во­ля­ет созда­вать зада­чи, уста­нав­ли­вать вре­мя их выпол­не­ния и сро­ки опо­ве­ще­ния. Если вам важ­нее удоб­ная нави­га­ция по зада­чам, исполь­зуй­те при­ло­же­ние RedNotebook. В нем есть обла­ко тегов, что поз­во­ля­ет быст­ро нахо­дить нуж­ную инфор­ма­цию по все­му днев­ни­ку. 

Еще по теме: Все идет по пла­ну: поче­му пора отка­зать­ся от бумаж­но­го еже­днев­ни­ка

Если вы пере­жи­ва­е­те, что вам будет слож­но пере­стро­ить­ся на уда­лен­ную рабо­ту и вы буде­те часто отвле­кать­ся на посто­рон­ние дела, може­те вос­поль­зо­вать­ся тайм-тре­ке­ром Toggl. Это сер­вис, веду­щий учет вре­ме­ни. По сути это тай­мер, кото­рый вы вклю­ча­е­те и выклю­ча­е­те само­сто­я­тель­но. Корот­ко опи­сы­ва­е­те вашу зада­чу, нажи­ма­е­те кноп­ку «пуск», а как толь­ко закон­чи­ли или отвлек­лись – кноп­ку «стоп». У сер­ви­са есть и допол­ни­тель­ные функ­ции, он адап­ти­ро­ван к рабо­те с про­ек­та­ми любой слож­но­сти. В Toggl мож­но орга­ни­зо­вать команд­ную рабо­ту, когда руко­во­ди­тель име­ет пол­ное пред­став­ле­ние о вре­ме­ни, потра­чен­ном на веде­ние задач все­ми сотруд­ни­ка­ми во всех про­ек­тах.

Видеочаты и конференции 

Для нере­гу­ляр­ных онлай­но­вых встреч малень­кой коман­ды или видео­кон­фе­рен­ций с неболь­шим чис­лом участ­ни­ков подой­дет инстру­мент Jitsi Meet. Вос­поль­зо­вать­ся сер­ви­сом мож­но бес­плат­но и без обя­за­тель­ной уста­нов­ки на ваш сер­вер. Так­же не потре­бу­ет­ся ниче­го реги­стри­ро­вать и настра­и­вать: доста­точ­но любо­го бра­у­зе­ра и под­клю­че­ния к Интер­не­ту. Для шиф­ро­ва­ния голо­со­вых сооб­ще­ний Jitsi исполь­зу­ет откры­тый стан­дарт шиф­ро­ва­ния ZRTP, без­опас­ность тек­сто­вых сооб­ще­ний обес­пе­чи­ва­ет алго­ритм сквоз­но­го шиф­ро­ва­ния. Тек­сто­вые логи, а так­же аудио- и видео­за­пи­си ваших чатов в Jitsi не ведут­ся.

Для более слож­ных задач луч­ше исполь­зо­вать Zoom. Сер­ви­сом сто­ит вос­поль­зо­вать­ся, если вы пла­ни­ру­е­те про­ве­сти пол­но­цен­ный веби­нар или серьез­ные пере­го­во­ры. Бес­плат­ный тариф покры­ва­ет потреб­но­сти сред­ней орга­ни­за­ции. Если потре­бу­ют­ся более про­дви­ну­тые функ­ции, то НКО могут вос­поль­зо­вать­ся плат­ным досту­пом со скид­ки по про­грам­ме Teplodigital.

Google и Microsoft из-за рас­про­стра­не­ния коро­на­ви­ру­са вре­мен­но предо­ста­ви­ли бес­плат­ные тари­фы для служб сов­мест­ной рабо­ты G Suite и Microsoft Teams. В част­но­сти, поль­зо­ва­те­ли G Suite смо­гут бес­плат­но орга­ни­зо­вы­вать теле­кон­фе­рен­ции на 250 чело­век. Так­же на вре­мя эпи­де­мии Google сде­лал бес­плат­ным доступ к пре­ми­ум-функ­ци­ям сер­ви­са для видео­кон­фе­рен­ций Hangouts.

Нако­нец, со сво­ей ауди­то­ри­ей мож­но общать­ся с помо­щью пря­мых транс­ля­ций на YouTube. Про­стой, бес­плат­ный и, каза­лось бы, оче­вид­ный инстру­мент, о кото­ром, одна­ко, мож­но забыть. Для досту­па доста­точ­но иметь акка­унт или почту на Gmail. Учи­ты­вай­те толь­ко, что для про­ве­де­ния транс­ля­ции нуж­но подать заяв­ку и подо­ждать ее одоб­ре­ния, кото­рое при­дет в тече­ние суток.

Общая работа над документами 

Для сов­мест­ной рабо­ты над доку­мен­та­ми мож­но исполь­зо­вать Google Диск, кото­рым и так, веро­ят­но, мно­гие поль­зу­ют­ся. Это облач­ное хра­ни­ли­ще инфор­ма­ции, из кото­ро­го мож­но сде­лать пол­но­цен­ное уда­лен­ное рабо­чее место. Про­смат­ри­вать и редак­ти­ро­вать фай­лы могут одно­вре­мен­но несколь­ко чело­век. Открыть общий доступ мож­но и к отдель­ным Google доку­мен­там. Исполь­зо­вать мож­но как угод­но: редак­ти­ро­вать и согла­со­вы­вать тек­сты, вести замет­ки с онлайн-встреч, сов­мест­но состав­лять пла­ны меро­при­я­тий и кон­тент-пла­ны. 

Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та Google Диск.

Если хочет­ся попро­бо­вать что-то новое, обра­ти­те вни­ма­ние еще на один инстру­мент для сов­мест­ной рабо­ты над доку­мен­та­ми Dropbox Paper. Прин­ци­пы рабо­ты похо­жи. Но учи­ты­вай­те, что заре­ги­стри­ро­вать­ся в сер­ви­се при­дет­ся всем сотруд­ни­кам, ина­че вы не смо­же­те при­гла­сить на создан­ную стра­ни­цу и созда­вать и редак­ти­ро­вать кон­тент. Из плю­сов – мож­но добав­лять кар­тин­ки, фай­лы, видео, спис­ки задач и ком­мен­та­рии. 

Цифровая безопасность 

Даже при вне­пла­но­вом и спеш­ном пере­хо­де на уда­лен­ную рабо­ту, как сей­час это про­ис­хо­дит во мно­гих орга­ни­за­ци­ях из-за коро­на­ви­ру­са, не забы­вай­те о циф­ро­вой без­опас­но­сти. При выбо­ре сер­ви­сов обра­щай­те вни­ма­ние на юрис­дик­цию, то есть в какой стране раз­ра­бо­тан про­дукт. А так­же на отсут­ствие непре­мен­ной при­вяз­ки к теле­фон­но­му номе­ру и под­держ­ку шиф­ро­ва­ния. Боль­ше сове­тов о том, как выбрать без­опас­ный чат для коман­ды, ищи­те в ста­тье Сер­гея Смир­но­ва, кон­суль­тан­та и тре­не­ра по циф­ро­вой и ком­плекс­ной без­опас­но­сти для команд неком­мер­че­ских орга­ни­за­ций и неза­ви­си­мых жур­на­ли­стов. Все мате­ри­а­лы по циф­ро­вой без­опас­но­сти вы най­де­те в нашей под­бор­ке.

Поде­ли­тесь с нашей редак­ци­ей в ком­мен­та­ри­ях, а каки­ми онлайн-сер­ви­са­ми поль­зу­ет­ся ваша коман­да?

Еще по теме