Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем

Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем
Директор благотворительного фонда «Добрый город Петербург» Дарья Буянова поделилась советами.

Началась онлайн-встреча, ваши ожидания: все подключились к сервису, внимательно слушают ведущего и задают вопросы по очереди. В реальности же очень часто начинается хаос. Участники забывают отключить микрофоны или не понимают, когда они могут включиться в беседу. Избежать таких ситуаций поможет строгий регламент и грамотная фасилитация. Правилами и чек-листами, которые помогут вам провести мероприятия в Zoom без накладок, с журналистом Теплицы Катей Ульяновой поделилась директор благотворительного фонда «Добрый город Петербург» Дарья Буянова.

Команда фонда изначально начала использовать Zoom для проведения вебинаров. Задача была найти сервис, который позволил бы всем участникам подключать камеры, видеть друг друга и задавать вопросы. При этом не требовал бы сложной настройки и работал даже со слабым сигналом сети. В итоге всем заявленным требованиям отвечал именно Zoom, и фонд приобрел доступ к платной версии сервиса по программе технологической поддержки НКО TeploDigital

В итоге использовать программу команда решила не только для вебинаров. Часть сотрудников фонда работает удаленно, им нужно было оставаться на связи. Поэтому с помощью Zoom фонд стал проводить также и корпоративные созвоны.

За несколько лет работы с сервисом команда убедилась, что разобраться с функциями Zoom не сложно. Но освоить только техническую сторону недостаточно. Намного важнее научиться правильно вести встречу. Чтобы освоить этот навык, Дарья Буянова советует следовать нескольким правилам. 

Научиться онлайн-фасилитации

Фасилитация – это специальные действия, направленные на организацию групповой работы. Например, нередкая ситуация во время встречи в Zoom. Участники сидят с включенными микрофонами. У кого-то звонит телефон, приехал курьер, человек идет открыть дверь. Остальные участники отвлекаются, просят человека выключить микрофон, но он уже ушел и не слышит. 

В этот момент организатор встречи может выключить одним нажатием кнопки микрофон участника. Такая функция доступна ведущему, и важно понимать, что ею можно воспользоваться. Это и есть навык онлайн-фасилитации. 

По мнению Дарьи Буяновой, те, кто имеет опыт проведения и модерации офлайн мероприятий, проще освоятся с конференциями в Zoom. Остальным стоит научиться основным навыкам онлайн-фасилитации. Пандемия и самоизоляция закончатся, а новые знания и опыт останутся с вами. 

Несколько действий, которые должен произвести фасилитатор

  • Перед началом собрания проверить, что все подключились.
  • Проговорить правила встречи.
  • Предупредить участников, чтобы они отключали микрофон.
  • Попросить выключить звук мобильников.
  • Заранее договориться, кто будет вести протокол. 

Также Дарья Буянова рекомендует не публиковать ссылку на встречу без пароля в открытом доступе. Сейчас открытыми ссылками все чаще пользуются злоумышленники и посреди вебинара или конференции могут, например, включить трансляцию неуместного видео. 

Распределить роли

На любой онлайн-встрече есть несколько ролей. Первая из них – организатор. Это тот участник команды, который занимается подготовкой мероприятия. Организатор составляет чек-лист и по нему сверяется, все ли готово к онлайн-встрече: участники получили приглашение, событие занесено в календарь, платформа протестирована, у всех есть доступ к сервису.

Вторая роль – ведущий, или фасилитатор. Этот специалист задает повестку, проверяет, что мероприятие идет по плану. Ведущему необходимо учитывать особенности онлайн-встреч. Например, делать паузу, передавая кому-то слово. Во время онлайн-встречи люди дольше осознают, что им пора говорить, и тратят время на то, чтобы включить микрофон. Если паузу не выдержать, будет ощущение, что никто не хочет говорить. 

С другой стороны, нельзя допускать хаоса, когда все говорят одновременно. Ведущий устанавливает правило передачи слова. Например, что участники должны сначала спросить, можно ли говорить, дождаться положительного ответа и только после этого включаться в обсуждение. 

«У фасилитатора Zoom должен быть открыт в режиме, в котором видны окошки всех участников. Тогда можно быстро выключить микрофон, если начинают врываться посторонние шумы. Или, наоборот, подсказать человеку, что он забыл включить микрофон, если он жалуется в чате на то, что его не слышат». Дарья Буянова

Третья роль на онлайн-встрече отводится специалисту, который ведет протокол. В Zoom вести конспект можно прямо в чате конференции. Тогда все участники смогут следить за ходом встречи и будут понимать, к какому пункту перешли спикеры. Потому что во время онлайн-мероприятия очень важно, чтобы все, кто к нему присоединился, понимали, что происходит, и не выпадали из обсуждения. 

Подготовить участников

Есть и еще одна роль на онлайн-мероприятиях – это роль самих участников. «Подавляющее большинство встреч невыносимы, потому что у участников есть технические проблемы: кто-то не может долго подключиться, барахлит Интернет, плохие наушники, не проверили микрофон или камеру, человек не умеет или забывает выключать микрофон. Это превращают встречу в кошмар», – делится Дарья Буянова.

Избежать этих проблем можно, если участники будут заранее подготовлены. Поэтому задача организации, которая проводит встречу в Zoom, позаботиться о том, чтобы приглашенные получили всю необходимую техническую и практическую информацию по мероприятию и программе. Например, можно раздать им чек-листы, которые подготовила команда фонда «Добрый город Петербург» для дистанционного курса «НКО – удаленка без боли». На курсе специалисты расскажут, как сделать эффективной работу НКО в удаленном режиме. Обучение проходит до 4 мая 2020 года. Зарегистрироваться для участия можно по ссылке

Также найти чек-листы можно в telegram-канале НКО справимся

Пример чек-листа для слушателей. Фото предоставлено экспертом.

Добавить интерактива

Правила и регламент не означают, что встреча должна быть скучной. Структурированным мероприятие делает не строгость или формальный язык, а хорошая подготовка, протокол и фасилитация. «Онлайн-формат прекрасен тем, что его легко можно сделать не занудным, но это не значит, что он должен быть хаотичным и неуправляемым», – уверена Дарья Буянова. 

Чтобы сделать конференцию менее формальной, эксперт советует добавить интерактивные элементы. Например, во время внутренних онлайн-встреч сотрудники и сотрудницы фонда «Добрый город Петербург» показывают друг другу предметы, которые стоят у них на столе, и рассказывают интересные истории о них. Так команда лучше узнает друг друга даже удаленно. 

«Внешние встречи в Zoom тоже только выигрывают, когда к ним относишься так же, как и к встречам с командой, добавляешь неформальные элементы. Мы проводим «онлайн-кофейню» для своих партнеров. Это возможность поговорить о том, что беспокоит, поддержать друг друга. Все участники кофейни сидят с кружками, произносят тосты, делятся на экране мемами». Дарья Буянова 

Сократите число встреч

Во время самоизоляции возникает иллюзия, что у сотрудников и партнеров появилось больше свободного времени. Не надо никуда ходить, не тратится время на дорогу, а значит, можно как можно чаще проводить встречи и вебинары в Zoom. «Многие перебарщивают, это очень чувствуется. Поэтому правило простое. Можете не делать встречу – не делайте. Мы решили отказаться от большого количества встреч», – советует Дарья Буянова. 

Лучше провести всего несколько мероприятий, но уделить как можно больше времени их подготовке. Распределить роли, создать чек-листы для фасилитатора и участников, обучить свою команду правильно принимать участие в онлайн-встречах. 

Поделитесь с нашей редакцией в комментариях, а каких правил при проведении встреч в Zoom придерживаетесь вы?

Еще по теме