Многие компании вынужденно перевели сотрудников на удаленную работу. Но далеко не все оказались готовы к такому внезапному переходу. Управление удаленными командами вызвало трудности у менеджеров. Специалисты сервиса Canva делятся эффективными способами управления удаленной командой.
Инструменты для удаленной команды
Исследователи предполагали, что к 2022 году около 1,87 миллиарда сотрудников (40% трудоспособного населения мира) будут работать удаленно. Но из-за ситуации с коронавирусом многие компании уже сейчас перешли на дистанционную работу. Поэтому настала пора учиться эффективно работать со своими сотрудниками на расстоянии.
Для начала разделите всех удаленных сотрудников на несколько команд и назначьте руководителей. Считается, что в одной распределенной команде под управлением менеджера не должно быть больше 8-10 участников. Большими командами сложнее руководить, тем более дистанционно.
В редакторе Canva сделайте организационную схему компании или конкретного отдела, по которой будет понятно, к какому сотруднику вы можете обратиться за помощью. Отправьте ссылку на организационную схему своим сотрудникам, чтобы они указали информацию о себе и загрузили фото. Каждый участник удаленной команды должен понимать, с кем ему взаимодействовать по работе.
Использовать этот шаблон.
Выберите систему управления удаленной командой и проектами
Для управления удаленной командой вам нужно создать «виртуальный офис». В нем будет сконцентрирована основная работа с проектами.
- Asana – удобный инструмент для планирования и работы с проектами, который используют компании Uber, AirBnB и Pinterest. Здесь можно общаться с участником удаленной команды, размещать задачи проекта и наблюдать за продуктивностью сотрудников.
- Trello – красочная и интуитивно понятная платформа, на которой можно создавать доски проектов, назначать определенного участника ответственным за какую-то задачу.
- YouGile – еще одна простая и удобная система управления проектами и общения в команде. Можно подписаться на любую задачу, обсуждать ее, получать уведомления.
- Microsoft Teams – корпоративная платформа для создания рабочего пространства. Здесь есть все необходимые инструменты для командной работы (чат, обмен файлами, видео- и аудио-общение, заметки). Подробную инструкцию о том, как работать в Microsoft Teams, читайте в нашей статье.
- Jira – мощная CRM-система, оснащенная разнообразными необходимыми инструментами для бизнеса, интегрируется со множеством облачных приложений.
- Битрикс24 – российская платформа для крупных проектов, сочетает в себе возможность управления удаленной командой, взаимодействие с клиентами, аналитику, call-центр, планирование, распределение задач, отчеты. Можно контролировать, сколько времени уходит у сотрудника на решение задачи.
Попробуйте несколько платформ и выберите одну, которая вам больше понравится по интерфейсу и возможностям, необходимым именно вашей команде. Например, Trello подойдет для управления небольшой удаленной командой, а вот Битрикс24 – отличное решение для крупных проектов.
Подберите дополнительные инструменты для взаимодействия сотрудников
Важно найти удобные программы для удаленной работы с проектами и для связи с каждым участником команды.
- Slack – удобный корпоративный мессенджер для общения и передачи файлов. Легко интегрируется с Trello и многими другими приложениями.
- Zoom – платформа для проведения видеоконференций, в которых могут участвовать несколько сотен человек. Интегрируется с DropBox и Microsoft Outlook.
- Google Docs – ресурс для работы с документами, позволяет участникам одновременно вносить правки, оставлять комментарии и общаться.
- Zapier – программа помогает разобрать рутину. Можно интегрировать с Gmail и Trello, чтобы письма автоматически становились новыми задачами.
- Miro – интерактивная доска для идей и размышлений. Можно рисовать, писать, клеить стикеры.
- Canva – это инструмент для командной работы, в нем легко делать социальные медиа-графики, диаграммы, отчеты, презентации, плакаты и многое другое.
Позаботьтесь о корпоративной безопасности
Сотрудники хранят деловую информацию на ноутбуках и смартфонах, поэтому важно защитить эти данные. Используйте специальные программы для информационной безопасности. Также сделайте яркую презентацию Canva для своей распределенной команды с основными правилами безопасности работы в интернете.
Использовать этот шаблон.
Защитите сотрудников от информационной перезагрузки
Сергей Кулешов, заместитель генерального директора «1С-Битрикс» рекомендует «свести все чаты, email-переписки, конференц-коллы к 1-2 программам». Потому что работать с множеством инструментов крайне тяжело, переключение от одного мессенджера к другому отнимает время и силы.
Выберите для вашей команды одну CRM-систему, один мессенджер, программу для видеозвонков, и этого будет достаточно для небольшого бизнеса.
Инвестируйте в нужное оборудование и программное обеспечение
Для хорошей связи рекомендуем обеспечить сотрудников гарнитуром (наушники + микрофон). Подумайте, какие инструменты и принадлежности могут понадобиться вашей удаленной команде.
Выслушайте предложения сотрудников о необходимости использования каких-либо программ для работы. Например, SEO-специалистам может потребоваться программа Key Collector, поэтому купите лицензию только для конкретных сотрудников.
Первые шаги в управлении удаленной командой
«Виртуальный офис» готов, теперь нужно разобраться с обучением сотрудников. Дистанционно объяснить человеку, что от него требуется, непросто. Менеджеру нужно правильно настроить бизнес-процессы.
Сформулируйте основные правила для удаленной команды
Сначала распишите, каким вы видите рабочий день вашей удаленной команды и составьте руководство по работе.
Подготовьте онлайн-документы по обучению дистанционному взаимодействию. Можете записать видео или скринкасты для удаленных сотрудников, чтобы они поняли, в каких программах, на каких платформах им придется работать с остальными участниками команды.
Сделайте упор на визуальном контенте
В течение дистанционной работы вам нужно будет что-то объяснять сотрудникам, для этого используйте визуальный контент. Графики, таблицы, диаграммы, плакаты, чек-листы можно сделать в Canva, распечатать и повесить на рабочем месте.
Использовать этот шаблон.
Для нового сотрудника назначьте куратора
Куратор поможет разобраться с процессом работы, будет отвечать на вопросы новичка и дружески поддерживать. Компания Skyeng, в которой 90% сотрудников работает удаленно, советует в первую неделю назначать ежедневные встречи. Обсуждайте с новым сотрудником, что у него получилось, какие сложности возникли и почему.
Сделайте график гибким
Одни сотрудники продуктивны в 7 часов утра, другим удобнее начинать работу в полдень. Компания GitHub, крупнейший веб-сервис для хостинга IT-проектов, советует позволять сотрудникам самостоятельно располагать своим временем.
Если участники распределенной команды живут в разных часовых поясах, договоритесь об удобном промежутке времени для всех, когда нужно быть на связи. Не забывайте о национальных праздниках. Поэтому лучше вести общий календарь, где будет понятно, в какие дни у какого сотрудника праздничный день. Для этого можете использовать программу Calendly.
Процесс работы и мотивация участников распределенной команды
Хороший менеджер должен быть примером для всей команды. Покажите сотрудникам, как нужно ставить цели, выполнять задачи, соблюдать дисциплину и быть самостоятельным в своей работе.
В редакторе Canva сделайте блок-схему рабочего процесса вашей удаленной команды, чтобы каждому участнику была понятна последовательность действий.
Использовать этот шаблон.
Выбирайте тех сотрудников, которые умеют работать в удаленном режиме
Первым делом соберите команду из специалистов, которые умеют и любят работать дистанционно. Не каждый человек готов к удаленке. Кто-то постоянно отвлекается на домашние заботы, не может усидеть на месте, часто не бывает на рабочем месте, с ним сложно связаться по видеосвязи.
Поэтому рекомендуем протестировать кандидатов на умение работать удаленно в течение 2-3 дней. Если человек не совсем подходит для такой работы, то лучше предложить ему вакантное место в офисе.
Установите доверительные отношения в команде
Начните с себя. Открытость менеджера позволит другим участникам команды чувствовать себя расслабленно. Делитесь фотографиями своего домашнего офиса, семьи, питомца, наладьте приятельские отношения с сотрудниками.
Мотивируйте сотрудников достигать поставленных целей
По данным HeadHunter 2019 года, российским сотрудникам важна не только материальная мотивация, но и возможность карьерного роста, дополнительные выходные, комфортное рабочее место, бонусы, обучающие курсы. Поэтому обязательно вводите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации для своей распределенной команды.
Например, можно сделать бонусную систему. За помощь в решении задач у каждого сотрудника будет возможность подарить бонусы коллегам. В конце месяца накопленные бонусы можно потратить на дополнительные отгулы или корпоративные подарки.
Используйте яркий шаблон Canva для награждения сотрудника месяца, который набрал больше всего бонусов.
Мотивируйте сотрудников продолжать развиваться в своей сфере или смежных областях, при необходимости оплачивайте курсы. Рекомендуйте составлять списки целей или чек-листы в Canva, чтобы наглядно видеть стремления и достижения сотрудников.
Сосредоточьтесь на результате, а не на деятельности
Многие менеджеры делают большую ошибку в управлении удаленной командой – начинают отслеживать каждый шаг сотрудников. Это приводит к нежеланию эффективно работать и испорченным отношениям в команде.
Forbes рекомендует менеджерам вместо того, чтобы контролировать каждый отработанный час сотрудников, сфокусироваться на результатах. Уходите от микроменеджмента!
Позвольте сотруднику самостоятельно распределять свое время и расставлять приоритетность задач. Все-таки вы собрали команду специалистов, а не стажеров. Наблюдать за работой сотрудников без чрезмерного контроля вы можете в CRM-системе или с помощью еженедельных отчетов, которые можно сделать в редакторе Canva.
Для оценки результатов работы попробуйте метод 360°
Суть метода 360° в том, что оценку сотруднику дают «со всех сторон», то есть не только руководитель, но и коллеги, подчиненные, а также сам сотрудник. Это отличный способ для того, чтобы выявить сильные и слабые стороны сотрудников и наметить путь, как повысить эффективность их работы.
Чтобы разобраться, как проводить оценку по методу 360°, посмотрите мастер-класс Наталь Десятник, HR-директора, руководителя направления «Управление персоналом (HR)» ВЭШ.
Коммуникация в удаленной команде
Главная проблема удаленной работы – это коммуникационные и дистанционные барьеры, которые не дают участникам проекта чувствовать себя командой. Сотрудники ощущают себя незнакомцами, которые не могут встретиться лично, поболтать в офисе, вместе выпить кофе на обеде, поучаствовать в «живом» обсуждении задач проекта.
Менеджер должен помочь своей команде избавиться от барьеров, создать дружественную обстановку для совместной работы и творческого взаимодействия. Вот несколько советов, которые помогли многим компаниям преодолеть виртуальный разрыв между сотрудниками.
Не ограничивайте общение текстовым чатом
Во время общения люди используют около 10 000 невербальных сигналов в минуту. Поэтому личный контакт необходим, чтобы лучше понимать друг друга. Периодически связывайтесь с сотрудниками по видеосвязи, устраивайте мини-конференции.
Используйте для виртуальных встреч на платформе Zoom классные фоны от редактора Canva.
Хотите почувствовать себя в офисе? Создайте рабочую атмосферу с помощью реалистичных фонов Zoom.
Разграничьте использование чата, видеосвязи и email
Все эти инструменты необходимы для общения, но нужно договориться со своей командой, когда и каким способом стоит обращаться друг к другу. Не стоит из-за любой мелочи звонить по видеосвязи, достаточно написать в чат.
Но если вы хотите обсудить какую-то задачу, то лучше поговорить по видеосвязи, чтобы видеть истинные намерения и эмоции сотрудника. Это необходимо, чтобы не возникало непонимания.
Общение по email лучше оставьте для делового общения с клиентами, потому что для быстрой связи этот инструмент не подходит.
Не забывайте про корпоративную культуру общения
Задача менеджера – создать комфортную для каждого сотрудника виртуальную офисную жизнь. Для этого всем участникам команды нужно соблюдать несколько правил онлайн-коммуникации, которые можно разместить на плакате Canva.
Используйте смайлики в общении с коллегами
Некоторые компании считают, что смайлики выходят за рамки корпоративного этикета, но это не так. Сара Россо, директор по маркетингу в компании Automattic, рассказала, что в общении с коллегами постоянно использует смайлики. Это необходимо, чтобы понимать эмоции друг друга.
Видеосвязь – это хорошо, но не все готовы к такому способу взаимодействия каждый день, поэтому используйте смайлики, чтобы передать свое настроение.
Сделайте гифки или стикеры вашей компании
Задание для графических дизайнеров – сделать классные стикеры вашей удаленной команды. Для обеденного перерыва можно сделать стикер с сотрудником, который ест всегда, когда бы вы ему не написали. Для подтверждения получения новой задачи сделайте забавную гифку «принято» с человеком, который чаще всех так говорит. Стикеры и гифки будут поднимать настроение и разбавлять рабочие будни.
Чат для нерабочего общения сотрудников
В обычном офисе сотрудники могут поболтать в коридоре или на кухне, в виртуальном пространстве такой возможности нет. Поэтому сделайте неформальный чат. В нем тоже можно поговорить обо всем: о выпускном сына, о дне рождении жены, о поездках за город. Пусть этот чат все время будет открыт фоном, он создает то самое ощущение присутствия.
Рекомендуйте сотрудникам не проверять почту в нерабочее время
Многие сотрудники отвечают на рабочие письма даже среди ночи, такого не должно быть. Человек должен отдыхать и четко разграничивать рабочее и нерабочее время. Иначе такой сотрудник подвержен быстрому выгоранию, в итоге он перестанет справляться со своими рабочими обязанностями из-за хронической усталости. Посоветуйте своей команде не забывать про принцип 8-8-8 (8 часов работы, 8 часов сна и 8 часов отдыха).
Отдых и развлечения для распределенной команды
Секрет успеха удаленной команды – дружеская атмосфера, веселое общение и доверие. Приятельские взаимоотношения можно сохранять на расстоянии, даже если вы никогда лично не встречались. Задача менеджера – сплотить коллектив и настроить на позитивный лад.
Устраивайте веселые посиделки
Собирайтесь в видеочатах как можно чаще, чтобы лучше узнать друг друга! Говорите о погоде, увлечениях, делитесь навыками, советуйте фильмы, обсуждайте компьютерные игры, проводите «удаленные» обеды. Все это необходимо для того, чтобы не чувствовать себя одиноко. Создайте дистанционный офис, в котором весело и уютно всем участникам проекта.
Устраивайте дистанционные игры
Компания Miro подготовила список из 15 увлекательных игр для удаленной команды. Например, в игру «Картина вашей жизни» можно поиграть с помощью редактора Canva. Предложите каждому участнику распределенной команды сделать фотоколлаж из трех предметов на рабочем столе.
Сделайте общую доску в Miro или Trello, где каждый сотрудник выложит свой фотоколлаж. Дальше созвонитесь по видеосвязи и весело обсуждайте, почему именно эти предметы выбрал конкретный человек. Подобные игры помогают лучше узнать своих коллег.
Организуйте бесплатный разговорный клуб
Например, компания Skyeng проводит бесплатные разговорные онлайн-клубы Cup of Tea на английском языке. Это возможность пообщаться с коллегами и улучшить свой разговорный английский. Если решите провести подобное дистанционное мероприятие, сделайте афишу в редакторе Canva.
Проводите выездные мероприятия
Важно, чтобы сотрудники распределенной команды хотя бы раз в год имели возможность встретиться лично, пообщаться и отлично провести время. Такие встречи – возможность не только отдохнуть, но и сплотиться.
Для справки
У Canva есть декстопная версия, версии для iOS и Android. Canva также дает НКО бесплатный доступ к бизнес-функциям и продвинутой версии графического онлайн-редактора.
В библиотеке более 70 тысяч шаблонов для дизайна. Среди них разные шаблоны на социально значимые темы: плакаты и баннеры о защите окружающей среды, здоровом образе жизни и гендерном равенстве. Для получения доступа необходимо отправить заявку на английском или русском языке по ссылке.