Перейти на электронную подпись документов несложно. Непривычно – да. Но несложно. Как это сделать с помощью сервиса DocuSign – сегодня и разберем. Благо для НКО есть и весомая финансовая выгода. Теперь российские некоммерческие организации могут получить доступ к сервису с помощью программы TeploDigital.
Подробнее о юридическом статусе DocuSing в России читайте в этом тексте.
Для чего нужна еще одна электронная подпись?
Многие пользователи Интернета уже и так имеют несколько электронных подписей. Называются они, правда, немного иначе, но суть та же. Сама по себе электронная подпись подтверждает личность человека для заключения, например, договора.
Как мы сегодня подтверждаем свою личность в интернет-сервисах? Через электронную почту, отпечаток пальца, распознавание лица, код безопасности – это самые известные способы. После этого мы получаем доступ к почтовому ящику, интернет-банку, облаку документов (зачастую весьма важных) и многим другим сервисам.
Подробнее о том, что такое электронная подпись и как она работает, читайте здесь.
У всех этих способов одна задача – подтверждение личности. Именно поэтому многие уже давно пользуются подобными сервисами. Иначе, если нет интернет-банка, нужно ехать в банк (с паспортом), дождаться очереди к специалисту и попросить сделать выписку со счета. Интернет-банк в этом случае сокращает весь квест до пары кликов в мобильном приложении.
Похожая схема и с заключением договоров. Любая новая сделка – это подписание документа. Подписать физически (авторучкой) или электронно – вот здесь уже варианты. После подписи документ отправляется обычной, не электронной почтой. Еще один вариант – сделать скан документа и отправить почтой электронной. Или можно подписать в сервисе DocuSign. Тогда документ даже распечатывать не нужно. Здесь-то и появляется выгода и новые возможности от использования электронной подписи:
- экономия бумаги (самое очевидное);
- экономия времени (документ отправляется мгновенно);
- все плюсы цифрового документооборота (хранение в облаке, шаблоны для документов, доступ со всех устройств, включая мобильные телефоны).
Что такое DocuSign
Чтобы совсем вкратце, но тем не менее по делу – сервис позволяет загружать документы, ставить на них свою предварительно в этом сервисе созданную подпись, отправлять документы на подпись другим людям и следить за статусом документа: когда подписан, кем и так далее. Есть у сервиса и мобильные приложения, для кого-то это будет весомым доводом в пользу сервиса.
Приятно, что у DocuSign есть ознакомительный период. За 30 дней вполне можно разобраться, подходит ли вам сервис и стоит ли переходить на постоянное пользование им. Регистрация обычная – логин/пароль. При входе в систему встречает окошко с предложением настройки, и здесь можно посмотреть на схему работы.
Помимо создания своей подписи, что логично, можно также сделать шаблон документа. Пригодится, когда у вас есть типовой документ, в котором нужно лишь менять реквизиты второй стороны. Изначально интерфейс сайта на английском языке, но можно поменять на русский.
Также стоит упомянуть, что вся работа сервиса сертифицирована по стандартам безопасности. Зашифровано, передается по протоколу https и все такое. Было бы странно, если иначе.
Как работает сервис
Посмотрим схему работы на примере одного документа. Сначала нужно создать свою подпись. Сделать это можно прямо на стартовом экране.
На втором шаге пишете сверху свое имя и инициалы. Там же можно выбрать готовый вариант подписи из того, что сгенерировал сервис. Или создать свою подпись на вкладке «Нарисуйте». Но делать это лучше стилусом на планшете или пальцем на экране смартфона. То, что получается мышкой, никуда не годится. Я пробовал, и это вообще не то. На вкладке «Передать» можно загрузить на сайт свою, уже отсканированную подпись.
За образец для опытов я взял договор на создание сайта, найденный на просторах Интернета. Первым делом нужно загрузить документ на сайт.
Затем нажать «Далее» и перейти к добавлению получателей. Указать имя и фамилию, адрес почты – все стандартно, понятно и логично.
Если нужно собрать несколько подписей, то можно задать очередность подписания. Тогда третий человек сможет поставить подпись только после второго, а второй – после первого. Пригодится, когда нужно соблюсти схему согласования документа.
Шаблон документа можно создавать очень гибким, заранее проставляя необходимые поля для заполнения. Весь перечень есть на боковой колонке, их можно перетаскивать прямо на документ.
После того как документ отправлен на подпись, получателю приходит письмо со ссылкой на документ. Перейдя по ней, можно подписать документ, загрузив свою отсканированную подпись, или так же создать, нарисовав ее на экране. После подписания автору приходит уведомление, что документ подписан и все участники сделки могут сохранить его себе, скачав по ссылке.
Как видите, схема работы не самая сложная. Принцип понятен, а что еще нужно? Всего лишь, чтобы обе стороны решили для себя, что будут пользоваться такой возможностью и принимают ее за рабочую версию взаимоотношений.
Сколько стоит?
Смотрим сразу на цены по программе TeploDigital. Есть два варианта.
- DocuSign Standard Edition – данное предложение позволяет получить бессрочную подписку на версию DocuSign Standard для одного пользователя. В рамках данного предложения организация оплачивает только административный взнос в пользу TeploDigital.
- DocuSign Business Pro Edition – данное предложение позволяет приобрести годовой тарифный план со скидкой 75%. После оплаты административного взноса в пользу TeploDigital вам необходимо оплатить остаток стоимости после применения скидки на сайте DocuSign с помощью банковской карты.
Для сравнения: вот ссылка на коммерческие расценки. Когда есть выбор, это всегда хорошо.