НКО и it-специалисты: как работать вместе, чтобы все получилось

Участники «Пасеки» советуют, как НКО стать идеальным заказчиком Изображение: Freepik.

Когда команда НКО не может справиться своими силами с какой-то задачей, например, создать сайт, на помощь приходят it-специалисты. И успех такого сотрудничества зависит от обеих сторон. Координатор программы «Пасека» Виталий Крутицкий собрал советы и приемы, которые помогут некоммерческим организациям эффективнее общаться с партнерами, подрядчиками и it-волонтерами.

Как работать со специалистами «Пасеки» и it-волонтерами 

«Пасека» – это сообщество веб-студий, агентств, it-компаний и независимых профессионалов, заинтересованных в работе с некоммерческими организациями и социальными проектами. Участники «Пасеки» работают pro bono, то есть свои услуги они оказывают полностью бесплатно или по льготной цене. 

Такое сотрудничество всегда строится на взаимном интересе. Сотрудники некоммерческих организаций дают специалистам возможность внести свой вклад в решение социальных проблем. Специалисты, в свою очередь, делятся своими знаниями и опытом, помогают использовать технологии в работе НКО.

Но чтобы такое сотрудничество сложилось, обе стороны должны быть заинтересованы в результате. Вот несколько рекомендаций для некоммерческих организаций, которые помогут сделать процесс работы приятным и безболезненным. 

  • Поинтересуйтесь, почему специалист хочет помочь вашему проекту, какую социальную задачу он планирует решить.
  • Подготовьтесь к работе над проектом, будьте готовы быстро предоставить любую дополнительную информацию.
  • Заручитесь поддержкой руководства в принятии решений, относящихся к задаче.
  • Четко и понятно сформулируйте задачу специалисту. Заполните бриф (техническое задание), если это нужно. Пример брифа по ссылке. А здесь можно найти заполненный бриф на создание лендинга.
  • Не пропадайте, отвечайте на письма и сообщения, напоминайте о себе, предлагайте помощь.
  • Слушайте то, что говорит вам специалист. Уточняйте незнакомые термины, вникайте в задачу, интересуйтесь работой волонтера.
  • Уважайте специалиста как профессионала и человека. 

Получается, что быть хорошим заказчиком – это тоже важный навык. Без вашей вовлеченности и подготовки ничего не получится. Правильно распределите задачи на несколько этапов, контролируйте ход работ и помогайте волонтеру. 

Заказчику важно научиться: 

  • привлекать и удерживать внимание специалиста; 
  • находить баланс между сложностью задачи и мотивацией;
  • благодарить (отзывы решают все); 
  • оставлять честные отзывы. Подробнее об этом можно почитать здесь;
  • выстраивать с волонтером долгосрочное сотрудничество;
  • рассказывать о социальном эффекте своих проектов; 
  • оценивать эффект от каждой задачи. 

Также помните о компенсации труда и времени специалиста. На сложную задачу найти исполнителя, который готов будет все сделать быстро и бесплатно, непросто. Поэтому соотнесите объем работ и вознаграждение. Преимуществом станет, если выполненная задача будет иметь измеряемый социальный эффект. А специалист сможет положить вашу задачу в портфолио или получить награду. 

Советы участников «Пасеки»

Алексей Кульпин, директор студии развития бизнеса Digital Life

– Наш способ успешного сотрудничества – мы обучаем сотрудников НКО и контролируем результат через некоторое время. Не бросаем, поддерживаем связь и мониторим. Например, если нужно добавить контент, мы не пишем за них, но поправляем, если что-то идет не так. 

Ведь часто бывает, что заказчики приходят с готовым контентом. В таком случае мы показываем несколько примеров, как можно сделать. У нас в команде есть редактор, корректор, которые могут помочь с текстом. Как вариант отправляем заказчикам инструкцию с правками редакторов. Для решения каждой задачи мы ищем оптимальный подход. 

Также у нас настроена система Битрикс, и рабочие чаты с ней синхронизированы. Когда активист или сотрудник НКО сталкивается с проблемой, мы готовы с ним общаться в режиме реального времени.

Андрей Кожухов, руководитель студии «Симплео»

– Клиент должен сразу обозначить свои финансовые возможности. Или поставить задачу как волонтерскую, без бюджета. Любая компания платит налоги, зарплаты, арендует офис и несет обязательства по иным контрактам.

Беря на себя еще и некоммерческие проекты с неопределенным бюджетом (вроде бы, он есть, но какой, неизвестно) и высокими ожиданиями, студия обрекает себя на мучения. НКО может показаться, что специалисты заломили цену, хотя они хотели помочь по себестоимости. 

Плюс к этому, заказчик может относиться без должного внимания к проекту, в который не вложил большие средства, а получил по «дружеской цене». В результате сроки приемки работы растягиваются. И откладываются задачи, которые находятся на стороне заказчика, например, наполнение сайта контентом. 

Чтобы коммуникация между студией и НКО работала, на мой взгляд, должны быть изначально определены все ожидания заказчика. Это сэкономит время, исполнителю будет проще погрузиться в проект и ему не придется испытывать неудобство от озвучивания цены некоммерческой организации. 

Валерий Пышняк, основатель агентства Friendly Marketing

– Заказчикам я бы советовал не тянуть со своими обязательствами. И исполнителям полезно заранее оговорить, что полную оплату за проект придется внести, даже если заказчик что-то долго решает на своей стороне, например, предоставляет контент для сайта. Как правило, такой шаг стимулирует работать быстрее.

В договоре у нас прописано, если клиент тянет с контентом, он обязан оплатить 70% от всей суммы договора. В большинстве случаев, когда мы все это прописываем, контент быстро появляется. Редко, но бывает так, что заказчики платят и продолжают пропадать месяцами. 

Важно также обозначать даты согласования необходимых элементов и прототипов. И заранее договориться о возможном количестве правок и сроках, когда их надо внести. Иногда стоит регламентировать даже количество созвонов и онлайн-совещаний. Можно выбрать такую позицию – мы можем помочь бесплатно, но только если договоримся о сдаче проекта в конкретные сроки, обозначим количество правок и обсуждений.