Что мы узнали об онлайн-событиях в 2020 году: уроки и советы кураторов Теплицы

Как мы учились на своих и чужих ошибках. Автор фото: Наталья Баранова

Команда Теплица социальных технологий в 2020 году провела 18 онлайн-курсов. Это 84 вебинара, более 30 спикеров и более 2,5 тысячи слушателей. Да, мы полностью перешли в онлайн, и нам тоже пришлось учиться на своих и чужих ошибках.

Мы с коллегами подвели итоги 2020 года, сделали выводы, составили план на 2021 год. Хотим поделиться с вами нашим опытом проведения онлайн-мероприятий. Итак, 9 уроков и советы от кураторов онлайн-мероприятий Теплицы – Алисы Цветковой и Влада Лавриченко.

Урок 1. Офлайн онлайну не друг

Мероприятие, которое вы проводили в офлайне, не получится перенести в онлайн без изменений. Даже если это было успешное мероприятие, даже если вы проводите его из года в год. Мы пробовали просто перенести в онлайн – не получилось.

Наши советы

  • Не копируйте слепо офлайн-форматы. Конференция, мастерская или рабочая встреча с коллегами – это разные мероприятия, когда вы проводите их в помещении или приглашаете коллег в Zoom.
  • Обсудите с коллегами вариант гибридного формата, когда на площадке только ведущие и спикеры, а все зрители – в онлайне. Так вы можете получить более выигрышную картинку трансляции, уйдя от «очередной домашней конференции». Есть и другое преимущество – спикеры лучше вовлекаются в обсуждение благодаря совместному участию, и выступления проходят оживленнее. Как это выглядит? Например, в таком формате прошла первая конференция Яндекса про образование.
На Фестивале о гендерной грамотности, свободе выбора и достоинстве людей спикеры выступали со сцены в масках. Для зрителей велась трансляция. Источник фото: facebook.com/MoscowFemfest

Урок 2. «Удерживайте» каждого слушателя

Нам постоянно приходилось бороться за внимание пользователей. Это не стало неожиданностью, но когда включаешься в конкуренцию, понимаешь, как сложно в ней победить. Главная задача организатора мероприятий – достучаться и удержать слушателя. 

Наши советы

  • Всегда думайте об альтернативных каналах для связи со слушателями. Одной почты мало. Создайте чат для участников мероприятия (например, в Телеграме) и приглашайте пользователей туда. Так вам станет проще вовлечь участников и быть с ними на связи, а им – получать от вас информацию.
  • При регистрации просите пользователей добавить вашу почту в свои контакты. Иначе ваша рассылка будет уходить в спам, а вы навсегда потеряете часть участников.
  • Пишите письма-напоминания. Мы пришли к тому, что отправляем напоминания (например, с ссылками на Zoom) за час до начала и сразу после старта. Так меньше участников пропускают встречи или опаздывают.

Урок 3. Делайте видеозапись

Людям удобнее смотреть в записи. Про запись всегда спрашивают. Наш опыт говорит о том, что многие слушатели проходят онлайн-курсы самостоятельно. Для них так удобнее: можно перемотать то, что неинтересно, посмотреть в ускоренном режиме или выбрать удобное время позже.

Наши советы

  • Отправляйте запись сразу, в день проведения мероприятия. Так вы удержите слушателей, поможете нагнать тем, кто отстал или пропустил одну встречу, и сохраните ритм их участия (это важно, если ваше мероприятие состоит из нескольких частей).
  • Сократите работу по монтажу видео. Мы высылаем слушателям видеозаписи без обработки, как если бы они смотрели вебинар вместе со всеми. Это позволит вам оперативно загружать видео на YouTube, а участникам – сразу получить ссылку для просмотра.
  • Используйте таймкоды. Это временные метки на видео в YouTube. Они помогают создать прямую ссылку на нужный отрезок видео. Например, если вы загрузили двухчасовой вебинар с несколькими спикерами, вы можете выслать слушателям несколько таймкодов (ссылок) на начала выступлений каждого спикера.

Урок 4. Контролируйте даже то, что вне вашего доступа

Сколько бы раз вы не проверяли все перед мероприятием, все равно что-то может пойти не так. Но в онлайне организатор часто остается бессилен – у спикера «отвалился» Интернет, не подключается микрофон, плохой свет. Это сложно исправить здесь и сейчас. Поэтому онлайн нас научил всегда иметь план В, а иногда и план С.

Наши советы 

  • Сделайте инструкцию для спикеров. В ней опишите важные и практичные рекомендации, как подготовиться и провести выступление. Вам важно до мероприятия дать понять спикеру, на какие стандарты вы ориентируетесь.
  • Во время онлайн-трансляции попросите вашего коллегу быть на подхвате. Вы, ведущий/ая, отвечаете за содержательную часть, модерируете, ваш коллега – за техническую. Так вам будет спокойнее, что рядом есть тот, кто поможет (запустит презентацию, проверит подключение спикеров, напишет слушателям в чате, подстрахует, если ваш Интернет вас подведет).

Хорошо написанная инструкция будет полезна вам при подготовке к следующим мероприятиям.

Урок 5. Все спикеры ошибаются одинаково

К сожалению, мы обожглись несколько раз: плохой звук, слабая презентация, неуместный фон. И теперь у нас правило: не стоит полагаться только на опыт спикеров. Обязательно созвонитесь со спикерами за пару дней до начала мероприятия. Используйте тот же видеосервис, в котором будет проходить ваше онлайн-событие. Проверьте все функции, которые планируете использовать на самом мероприятии, сделайте прогон выступления. На что еще следует обратить внимание?

Наши советы

  • Свет. Расскажите спикеру о том, какой свет должен быть во время выступления онлайн в домашних условиях. Не знаете, как объяснить? Мы подготовили для вас хорошую статью.
  • Интернет. Во время тестового звонка проверьте у спикера интернет-соединение, с которого он/она планирует вести онлайн-трансляцию. Например, с помощью Яндекс.Интернетометра. Если Интернет нестабилен, у спикера будет время поправить. 
  • Презентация. Попросите спикера прислать вам все материалы заранее. Если что-то случится, у вас все материалы будут под рукой.
  • Звук. Подготовьте удобное место для презентации. Обязательно используйте микрофон/наушники. Не разрешайте спикеру подключаться с улицы или из шумных мест.
  • Камера. Попросите поставить камеру так, чтобы она была на уровне глаз (можно подложить книги под ноутбук).

Предварительный разговор – это единственная возможность избежать неприятных сюрпризов. Во время мероприятия многое уже будет вам неподконтрольно.

Говорить в экран, где видно лишь список участников – тот еще челлендж. Пошутил, а в ответ тишина? Задаешь вопрос слушателям, и никто не пишет в чат? Добро пожаловать в онлайн. Со временем мы научились с этим справляться.

Алиса Цветкова,

менеджер событий Теплицы

Урок 6. Нетворкинг работает и в онлайне

Пользователи по-прежнему посещают мероприятия для нетворкинга. Знакомиться, общаться и заводить профессиональные контакты в онлайне сложнее, чем лично. Однако за год мы научились новым способам, как соединить людей.

Наши советы

  • Создайте чат мероприятия и пригласите в него участников. Так вы поможете людям общаться напрямую, рассказывать о себе и находить интересные контакты.
  • Если позволяет формат, разделите участников на небольшие группы, это даст им возможность познакомиться и пообщаться. Например, в сервисе Zoom есть для этого функция «Сессионные залы».

Команда Теплицы уже делилась своими находками, как можно провести нетворкинг в онлайне. Почитайте и расскажите о своем опыте организатора мероприятий.

Все устали от онлайна, мы тоже. Хочется к людям, на площадки, с кофе-брейками и новыми знакомствами. Скоро опять все станет хорошо, но онлайн от нас не уйдет. И опыт, полученный в режиме избыточного онлайна, точно пригодится.

Влад Лавриченко,

event-менеджер Теплицы

Урок 7. «Зумбомбинг» и другие неприятности

Главный урок: нельзя публиковать в открытом доступе ссылки на онлайн-события в Zoom. Иначе к участникам мероприятия присоединятся незваные гости, тролли или хулиганы. Часто это бывает неожиданностью для организаторов. Насколько быстро сможете среагировать, зависит от вашего опыта.

Наши советы

  • Всегда делайте предварительную регистрацию и отправляйте ссылку только зарегистрированным участникам.
  • Если проводите мероприятие в Zoom, воспользуйтесь базовыми настройками безопасности: отключите камеру и микрофон для участников при входе, используйте зал ожидания, закройте доступ к конференции после ее начала.

Кстати про Zoom. Наша коллега Екатерина Ульянова описала правила, как провести онлайн-встречу без хаоса и проблем, а Ольга Попова помогла разобраться в тарифах Zoom.

Урок 8. Не забывайте о комфорте участников

Выходя в онлайн, люди хотят провести время в комфортной и безопасной среде. Что вы как организатор мероприятия можете сделать?

Наши советы

  • Предупреждайте участников, если планируете делать видеозапись. Это важно, если планируете вовлечь на мероприятие не только спикеров, но и слушателей. Возможно, некоторые из них предпочтут сохранить анонимность либо не делиться чувствительной информацией под запись. О том, как договориться о безопасности на онлайн-встречах, в своей статье рассказал Сергей Смирнов.
  • Дайте знать заранее о формате мероприятия и сообщите, потребуется ли от слушателей какое-либо активное участие. Например, важно предупредить, надо ли участникам включать камеру или звук, будете ли разделять их для работы в мини-группах.
  • Запланируйте в программе перерывы. Многие быстро устают от онлайн-участия. Кофе-паузы, как и во время офлайн-мероприятий, позволяют управлять вниманием и держать контакт со слушателями.

Урок 9. Получилось классно? Расскажите всем

Вторая жизнь полезных материалов и больший охват вашего мероприятия. Поэтому мы делаем отчеты о проведенных событиях. Для хорошего отчета у вас уже все есть: видеозапись, презентации и рассказ спикера, отзывы участников.

Наш совет

Это небольшой итог, который команда Теплицы собрала благодаря активному в онлайне 2020 году. Уже начался 2021 год. И если вы фанат наших онлайн-курсов, то уже в январе мы вас приглашаем на новый марафон.

Новые онлайн-события Теплицы

Стартуем в январе 2021 года. Присоединяйтесь!