Вместо тысячи чатов: команда Теплицы создала платформу для онлайн-хакатонов

Как платформа помогла организаторам забыть про бесконечные таблицы и переписки Иллюстрация: Наталья Ямщикова.

Бесконечные таблицы и папки, десятки переписок в почте и мессенджерах, информационные каналы и чаты – примерно так выглядит для организаторов каждый онлайн-хакатон. Очень легко во всем этом запутаться и потерять важную информацию. Чтобы избежать таких моментов, команда Теплицы создала на Wordpress платформу для онлайн-хакатонов. Какие проблемы сервис помог решить организаторам во время хакатона «Прожектор 2021» и как еще можно использовать платформу, рассказала куратор онлайн-мероприятий Теплицы Алиса Цветкова.

Как работает платформа

Каждый год в феврале Теплица проводит офлайн-хакатон. Это уже стало традицией для команды. Многие процессы налажены, а опыт организаторов помогает решать даже самые сложные моменты. Все изменилось из-за пандемии, и хакатон было решено перенести в онлайн. Командное мероприятие в дистанционном формате — новая задача для кураторов. Одно дело, когда ты можешь подойти к каждому человеку лично, напомнить о чем-то или сделать общее объявление. В онлайне так уже не получится. 

Нужно было придумать, как собрать в одном месте всех участников, следить за их работой и не потерять важную информацию о проектах. Обычно такие задачи организаторы решают с помощью доступных инструментов. Контакты собирают в таблицах, презентации проектов сохраняют в папках, переписку ведут по почте, а новости выкладывают в группе или канале хакатона. 

Да, вполне можно провести хакатон с помощью такого набора инструментов. Но какой ценой для организаторов (да и участников)? Каждое действие отнимает время. Переписок в какой-то момент становится слишком много. Не понятно, работают ли команды над проектом. Теряется связь между участниками и кураторами. Поэтому организаторы хакатона «Прожектор 2021» решили пойти другим путем и создали на Wordpress специальную платформу, которая помогла решить все основные задачи.

Участникам отправлялись специальные ссылки с приглашением зарегистрироваться. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.
Для регистрации участникам отправляли специальные ссылки. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.

Регистрация на платформе стала обязательным условием для каждого участника. Организаторы заранее с помощью плагина Groups создавали профили команд и прикрепляли к ним капитанов. И уже капитаны отправляли специально сгенерированные ссылки своим участникам, чтобы они могли зарегистрироваться на платформе и присоединиться к своей команде. Попасть на платформу могли только те команды и люди, которые были одобрены кураторами. 

Информация о проектах была собрана в одном месте. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.
Информация о проектах была собрана в одном месте. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.

Основной раздел платформы — «Моя команда и отправка идей». В нем с помощью конструктора Formidable Form Builder было создано несколько форм, которые обязательно должны были заполнить участники. 

  • «Презентация проекта». В этой форме надо было рассказать, какую проблему и как команда хочет решить, какие технологии для этого будет использовать, что планирует успеть за хакатон. Заполнить данные мог любой участник. Информация помогла организаторам и жюри оценить прогресс за хакатон — с чего команда начинала и к чему пришла. 
  • «Чекпоинт». Следующая форма заполнялась в конце первого дня хакатона — участники рассказывали, что успели сделать за сутки. Если команда не делилась промежуточными результатами в «Чекпоинте», к защите проектов она не допускалась. 
  • «Финальное решение». В последней форме раздела участники делились тем, что у них в итоге получилось, оставляли ссылки на исходный код, заливали презентации. 

Еще на платформе есть раздел «Новости», в котором кураторы выкладывали анонсы, расписание и другую организационную информацию.

В разделе «Новости» были опубликованы все анонсы. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.
В разделе «Новости» были опубликованы все анонсы. Скриншот платформы для онлайн-хакатонов.

В разделе «Проекты» была выложена та информация, которую команды написали в форме для презентации проекта. Каждый участник мог посмотреть, кто еще участвует в хакатоне и над какими задачами работает. 

4 проблемы, которые решает платформа

Когда участники заполняли анкеты обратной связи после хакатона, они отметили, что платформа интуитивно понятна. Кураторам не пришлось дополнительно объяснять, что и как работает. Плюсы платформы для участников очевидны — одна страница со всеми формами, удобный интерфейс. Помог сервис и жюри — эксперты заранее смотрели анкеты проектов и понимали, что именно им предстоит оценивать. Но больше всего головной боли платформа сняла с организаторов. Вот несколько основных проблем, которые удалось решить с помощью нового инструмента. 

Проблема 1: Надо скачивать и где-то хранить все материалы 

Необходимость скачивать и хранить материалы участников — большая боль организаторов. Кто-то присылает ссылки на Google Документы, доступ к которым может быть закрыт в любой момент. Значит, файл надо пересохранять. В итоге тратится время, множатся папки. Также участники могут не услышать, что документы надо отправлять на почту организатору, и прислать файл, например, в Telegram. Получается путаница, и шансы что-то потерять стремительно растут. Платформа решает эту проблему — все файлы собраны в одном месте, никуда не денутся, доступ к ним организатор получит в любой момент. 

Проблема 2: Нет связи между участниками

Задача организаторов не просто провести хакатон, но и показать участникам, что они вместе делают общее дело, решают важные социальные задачи. Сделать это в удаленном формате сложно. Как почувствовать связь с другими командами, когда сидишь дома один? В этой задаче организаторам тоже помогла платформа. Участники могли посмотреть в отдельном разделе презентации всех проектов. Узнать, кто и над какой задачей работает. Так они понимали, что участвуют в чем-то важном, находясь при этом дома. 

Проблема 3: Сложно собрать контакты всех участников 

Онлайн сразу расширил географию участников. К хакатону присоединились люди из разных городов России, Европы и Китая. Без удобного инструмента поддерживать связь с каждым из них организаторам было бы сложно. На платформе же все контакты собраны в отдельном блоке. Можно было в любой момент открыть список участников и при необходимости выгрузить в формате CSV. В итоге никто не выпал из фокуса кураторов. 

Проблема 4: Участники не соблюдают сроки

Еще одна вечная проблема организаторов — перед защитой проекта собрать у всех материалы. Приходится постоянно напоминать участникам про сроки. С платформой все оказалось проще. Форма для отправки финального решения автоматически закрылась за 15 минут до начала защиты проектов. Это очень дисциплинировало команды — все сдали все материалы вовремя, никто не опоздал. При этом соблюдение сроков в онлайне даже важнее, чем в офлайне. Должна быть справедливость — не важно, выступает команда первой или последней. Сдать проект все должны в одинаковое время и после этого уже не иметь возможности что-то поправить. 

Что можно было сделать лучше 

Это был первый опыт проведения хакатона в таком формате для команды Теплицы. При всех плюсах платформы, конечно, сразу учесть все нюансы не получилось. Поэтому организаторы проанализировали работу и определили несколько моментов, которые можно было бы сделать лучше. 

  • В разделе «Новости» организаторы выкладывали программу хакатона, информацию про очередь защиты проектов и другие анонсы. Но не все участники следили за обновлениями, и приходилось дублировать сообщения в Telegram-чат хакатона. В следующий раз кураторы решили добавить пуш-уведомления для блока с новостями. 
  • Организаторы создали платформу уже после того, как была открыта регистрация. Пришлось уже допущенных к участию в хакатоне людей просить зарегистрироваться еще раз. Получилось не очень удобно. И в будущем организаторы хотят сделать регистрацию прямо на платформе. 

Выводы команды 

Коммуникация между организаторами и участниками во время командных мероприятий становится все сложнее. Нужно искать решения, которые помогли бы сделать этот процесс понятнее и упорядоченнее. Платформа и стала одним из таких решений. 

Еще несколько лет назад такая платформа все только бы усложнила. Сейчас же использовать технологии при организации хакатона просто необходимо. Централизованные решения нужны организаторам и участникам.

Алиса Цветкова,

куратор онлайн-мероприятий Теплицы

Кураторы онлайн-мероприятий Теплицы планируют и дальше использовать платформу в своей работе. Этот инструмент поможет при проведении офлайн-хакатонов. Ведь любое такое мероприятие — это тоже сбор данных, таблички и папки. Нужна платформа и для других командных мероприятий, например, мастерских, когда нужно объединить участников и следить за их работой над проектом. 

И последний важный момент, который стоит отметить отдельно. Платформа была создана на Wordpress с помощью нескольких плагинов. То есть их возможности достаточно широкие для того, чтобы адаптировать под нужный функционал и создать закрытую систему со всеми необходимыми формами и блоками.