Совет Теплицы: как подготовить спикера к онлайн-мероприятию

Что обязательно нужно проверить заранее Изображение: craftwork.design.

Мероприятия постепенно снова возвращаются в офлайн. Но, конечно, окончательно Zoom никуда не уйдет. Многие и дальше будут проводить вебинары, онлайн-встречи и курсы. Кажется, все уже поняли, что надо отключать микрофоны, пока говорит спикер, и заранее проверять, все ли открывается и работает. И тем не менее почти на каждой онлайн-встрече (если участников больше двух) можно сыграть в «Удаленное бинго»: у кого-то будут слышны звуки соседского перфоратора, а кто-то будет громко печатать во время беседы.

Подготовить к мероприятию слушателей, конечно, сложно. Хотя и для них можно создать памятки и чеклисты, которые помогут провести онлайн-встречу без хаоса и проблем. Со спикером проще — вы можете лично заранее обговорить все моменты и постараться избежать самых распространенных ошибок. А они действительно часто повторяются: плохой звук, слабая презентация, неуместный фон.

Кураторы онлайн-мероприятий Теплицы советуют проверить следующие моменты.

  • Zoom. Созвонитесь со спикерами за пару дней до начала мероприятия. Используйте тот же видеосервис, в котором будет проходить ваше онлайн-событие. Проверьте все функции, которые планируете использовать на самом мероприятии, сделайте прогон выступления.
  • Свет. Расскажите спикеру о том, какой свет должен быть во время выступления онлайн в домашних условиях. Не знаете, как объяснить? Мы подготовили для вас хорошую статью.
  • Интернет. Во время тестового звонка проверьте у спикера интернет-соединение, с которого он/она планирует вести онлайн-трансляцию. Например, с помощью Яндекс.Интернетометра. Если Интернет нестабилен, у спикера будет время поправить. 
  • Презентация. Попросите спикера прислать вам все материалы заранее. Если что-то случится, у вас все материалы будут под рукой.
  • Звук. Подготовьте удобное место для презентации. Обязательно используйте микрофон/наушники. Не разрешайте спикеру подключаться с улицы или из шумных мест.
  • Камера. Попросите поставить камеру так, чтобы она была на уровне глаз (можно подложить книги под ноутбук).

И, конечно, вы можете сделать инструкцию для спикеров. В ней опишите важные и практичные рекомендации, как подготовиться и провести выступление. Вам важно до мероприятия объяснить спикеру, на какие стандарты вы ориентируетесь.

Справка 

Совет Теплицы — это рубрика, в которой наша команда и другие эксперты коротко отвечают на основные вопросы сотрудников некоммерческого сектора и активистов. Если вы хотите что-то спросить у сотрудников Теплицы или узнать о чем-то более подробно, напишите нам в социальных сетях.