Ведем базы, создаем чаты: 3 способа упростить работу с волонтерами

Сотрудники НКО советуют онлайн-инструменты для работы с добровольцами

Где и как хранить данные о волонтерах? Как оперативно связываться с нужными людьми, не беспокоя всех остальных? Кажется, что сложно избежать путаницы при общении с десятками, а то и сотнями людей. Но на самом деле с помощью технологий можно сделать коммуникацию с волонтерами простой и централизованной. Сотрудники некоммерческих организаций поделились своим опытом с Теплицей и дали советы, как избежать хаоса с помощью онлайн-инструментов.

Ведите базы волонтеров

Удобнее хранить контакты всех добровольцев в одной базе. В нее же можно регулярно добавлять новых волонтеров. Чтобы не делать этого вручную, координаторы советуют использовать Google-инструменты. Для НКО выгоден бесплатный вариант офисного приложения Workspace. Оставляйте на сайте Google-форму для желающих присоединиться к вашему проекту или организации, и данные из нее автоматически будут добавляться в привязанную Google-таблицу.

Многие фонды используют двухступенчатую регистрацию волонтеров. Например, в фондах «AdVita», «Волонтеры в помощь детям-сиротам», «Вера» после заполнения первой Google-формы волонтеров приглашают на ознакомительную встречу. После нее участники решают, будут ли они участвовать в работе фонда. Если решение положительное, человек выбирает подходящее ему направление волонтерства в одной из программ фонда, затем при необходимости проходит собеседование. На почту волонтерам приходят соответствующие анкеты, которые нужно заполнить, после чего данные попадают в общую базу в формате Google-таблиц.

Такую систему мы используем в связи с особенностями нашей деятельности. Не все изначально понимают , что такое хоспис, какая помощь там требуется и готовы ли они помогать неизлечимо больным пациентам. Чтобы люди принимали не импульсивные решения, а осознанные, мы и проводим ознакомительную встречу.

Pershukov e1632130357732 150x150 - Ведем базы, создаем чаты: 3 способа упростить работу с волонтерами

Валерий Першуков,

руководитель программы «Помощь волонтеров» фонда «Вера»

В Google-таблицу можно добавлять и информацию о текущем статусе волонтера. Например, отмечать, прошел ли волонтер обучение и какие семинары он посетил. В зависимости от этого в будущем решается, какие задачи можно ему поручить. Координаторы отмечают и активность волонтеров: как часто они ходят в подшефные учреждения и что там делают. В зависимости от частоты посещений выставляется статус: «активный», «редко участвующий» или «неактивный».

Проводите собеседования и обучение

Сервисов для проведения конференций много, следует выбирать наиболее удобный и подходящий по стоимости. Например, в фонде «Дом с маяком» проводят ознакомительные встречи и собеседования в облачном сервисе Cisco Webex. Его фонду бесплатно предоставили во время пандемии. А фонды «Волонтеры в помощь детям-сиротам», «Вера» и «AdVita» используют Zoom. Данные из этих сервисов переносятся в Google-таблицы вручную. 

Для совместного пользования удобно вести график корпоративного аккаунта Zoom. Так делают в фонде «Волонтеры в помощь детям-сиротам». Благодаря этому графику каждый из сотрудников видит, когда он может назначить собеседование волонтерам или провести для них семинар, занять удобное время.

Учебные материалы для волонтеров можно хранить в сервисе Notion. В фонде «Подари жизнь» давно пользуются этим сервисом и рассказывают, что он объединяет в себе множество инструментов. Например, заметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний.

Создавайте общие чаты и рассылки

Сообщать важную для всех информацию можно с помощью Google-рассылок. Они удобны тем, что связаны с другими Google-инструментами и в них легко встроить адреса из вашей таблицы-базы. И «Дом с маяком», и «AdVita» используют рассылки для того, чтобы сообщать об оперативных задачах. Все желающие откликаются в ответном письме.

Нам e-mail подходит для оперативной связи. Но для более маленьких фондов, боюсь, это не так. Обычно мы получаем отклики на срочную задачу по почте в течение часа-двух, но, скорее всего, это работает только потому, что у нас огромная база волонтеров.

Gorbunova e1632130680982 150x150 - Ведем базы, создаем чаты: 3 способа упростить работу с волонтерами

Анна Горбунова,

руководитель волонтерской службы фонда «AdVita»

Электронная почта удобна для рассылки анонсов событий и поздравлений, благодарностей. В фонде «Волонтеры в помощь детям-сиротам» отправляют по почте приглашения и предлагают регистрироваться на события через Timepad. По почте удобно рассылать и опросы, так как их обычно проходят с компьютера или ноутбука. В фонде «Вера» опросы составляют через Google-формы и работают с их результатами в Google-таблицах.

В фонде «Подари жизнь» отдельная Google-рассылка создана для каждой волонтерской группы. В некоторых из них важно знать график и занятость помещений, и для них важный способ информирования — Google-календарь. В нем бронируются слоты на проведение событий. 

В чаты лучше добавлять немного людей, чтобы они обсуждали текущие проблемы и задачи. Во многих фондах создаются чаты под отдельные проекты, программы или «специализации» волонтеров в одном из мессенджеров. Сюда координатор при необходимости дублирует рассылку, приглашения на события, присылает актуальные задачи. Например, в фонде «Вера» 420 волонтеров на восемь хосписов, и у каждой хосписной группы свой чат в удобном им мессенджере (Telegram или Whatsapp). 

Мы отправляем запросы всей группе, а адресно обращаемся к конкретному волонтеру только в самом крайнем случае. Для нас важно соблюдать границы, чтобы волонтер не был вынужден отказывать координатору в ответ на прямое обращение или чувствовать себя виноватым, что на него рассчитывают, а он в этот раз не может.

Rachkova e1632130775538 150x150 - Ведем базы, создаем чаты: 3 способа упростить работу с волонтерами

Елена Рачкова,

руководитель волонтерских и реабилитационных программ фонда «Подари жизнь»

Обратите внимание, что иногда чаты лучше делать информационными, то есть с правом отправлять сообщения только у администраторов. Таким образом, вы застрахуете всех участников чата от спама, а себя — от того, что они отключат уведомления (а значит, могут пропустить важные сообщения). Например, в «AdVita» есть чат для 50 волонтеров, оказывающих при необходимости физическую помощь. При отклике на задачу волонтеры пишут в личные сообщения координатору.

Бонус

Если волонтеров много, можно создать для них отдельную программу. Например, как это сделала команда «Даниловцев». Они придумали единую программу для коммуникации с волонтерами и хранения информации о них — VRM (по аналогии с системой управления взаимоотношениями с клиентами CRM). Подробнее о программе можно узнать в материале Теплицы.