Как планировать задачи на 400 сотрудников? Опыт «Дома с маяком» в Pyrus

Какие сложности с планированием задач были в «Доме с маяком», и как их решили Команда «Дома с маяком». Фото: Ефим Эрихман

Благотворительный фонд «Дом с маяком» появился как отдельная организация всего три года назад. Сейчас у организации несколько собственных зданий, 799 семей (на момент публикации. — Прим. ред.) под опекой, в нем работают больше 430 сотрудников, а ежегодные сборы близятся к миллиарду рублей. Чтобы планировать рабочие задачи, организация выбрала планер Pyrus. Как команде удалось соединить несколько сотен людей, распределить работу и не запутаться — в материале Теплицы.

Особенности «Дома с маяком»

В организации сложная структура, состоящая из самого фонда, медицинских учреждений в Москве и Московской области (стационары), программы для молодых людей старше 18 лет и пренатального проекта. В организации несколько дирекций, бухгалтерий и координационных служб, которые должны иметь возможность контактировать друг с другом. Кроме того, у стационара Детского хосписа есть склад оборудования, которое выдают семьям, отделы доставки, логистики и закупок.

С одной семьей работают сразу множество отделов — координаторы, врачи и медицинский персонал, юристы, психологи, респираторная служба, физические и игровые терапевты и другие. Каждый должен иметь доступ к истории ребенка, его медицинским выпискам и возможность прикреплять отчеты о взаимодействии. Должны быть записи о выданном оборудовании и его состоянии в процессе эксплуатации.

Решение

Чтобы соединить всех сотрудников и дать им возможность коммуницировать, выполнять совместные задачи и согласовывать действия, нужен был рабочий планер. Причем такой, который бы помогал команде и облегчал работу, а не стал дополнительной нагрузкой для сотрудников. Команда фонда пыталась использовать разные планеры, но ни один не подходил по функционалу. Тогда команда задумалась над тем, чтобы создать свой собственный, но разработчики убедили, что это будет в разы сложнее.

В конечном итоге в конце 2020 года организация начала использовать планер Pyrus. Фонд смог договориться на скидку. «В Trello и других планерах, например, не было системы согласования и отслеживания задач, для нас это было важно. Здесь же можно прикреплять документы и оставлять только актуальные, переносить данные из одной задачи в другие. Pyrus — это связка таск-менеджера и того же Slack», — пояснил Павел Беляев, IT-директор Детского хосписа.

По словам Павла, выбор пал на Pyrus из-за приоритетной необходимости и регулирования бизнес-задач. Было важно, что в планере можно было легко ставить, согласовывать, обсуждать задачи любым сотрудникам. К тому же в Pyrus есть возможность использования внутренней API (application programming interface, программный интерфейс приложения. — Прим. ред.) для дополнительной разработки, например, для синхронизации нескольких программ. Так, удалось соединить Pyrus со складом, который работает в своей системе учета оборудования.

Что такое Pyrus

Как заметили в «Доме с маяком», Pyrus действительно похож на объединение планировщика с мессенджером. В нем можно ставить моментальные задачи, которые напоминают чаты в Telegram, особенно в версии приложения на смартфоне. Добавленные в задачу сотрудники становятся ответственными, каждый из них может отмечать других коллег, которые так включатся в задачу. В Pyrus есть возможность находить сотрудников по отделам, что упрощает внутреннюю коммуникацию между коллегами, не знакомыми друг с другом.

Планером могут пользоваться команды от пары человек до нескольких тысяч. Поскольку сервис российский, все инструкции на сайте и YouTube-канале сделаны на русском языке, что сильно упрощает пользование для команд, где не все сотрудники владеют английским.

Видеоинструкция по использованию таск-менеджера Pyrus.

Важные задачи можно закреплять, и они будут отражаться выше остальных, а неважные откладывать, тогда они исчезнут из общего поля. Еще сотрудники могут ставить напоминания, и тогда в нужное время планер повторно сообщит о задаче. В задачах можно прикреплять файлы Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive, фото и видео — они будут доступны даже без доступа в Интернет, что удобно, например, для организаций, где функционируют выездные службы.

Pyrus можно интегрировать с десятками разных программ, чтобы оптимизировать процессы и собрать все данные в одном месте. Готовые интеграции есть с бухгалтерскими программами (1C, Диадок), социальными сетями (отвечать на сообщения и комментарии сразу из планера), звонками (телефонными и Zoom).

Возможности бесплатной версии

Базовая бесплатная версия подойдет как раз для небольших команд, хотя создатели дают возможность добавлять неограниченное количество пользователей и задач, но полностью вести документооборот не получится. Бесплатно можно хранить файлы общим объемом до 1 Гб и интегрировать их с облачными хранилищами. С базовой версии можно начать знакомство с таск-менеджером для принятия решения, продолжать ли вашей команде работать с ним или искать другой сервис.

Пример канбан-доски. Иллюстрация: Pyrus.
Пример канбан-доски. Иллюстрация: Pyrus.

В бесплатной версии можно создавать канбан-доски, чтобы отслеживать стадии выполнения задач. Такая же доска подойдет для создания контент-плана для организаций, активно ведущих соцсети и новости.

Pyrus для фандрайзинга

В Pyrus создана система согласования платежей. Организация может добавить различные формы платежей, например, оплату врачебной консультации для благополучателя или административных расходов. Сотрудник добавляет к задаче счет и отправляет заявку на согласование коллегам, ответственным за одобрение конкретного вида оплаты.

Причем заявку получают коллеги по этапам согласования. К примеру, координатор создает заявку, которую до попадания в бухгалтерию должен одобрить руководитель координационной службы, затем финансовый директор и после директор фонда. Каждый из ответственных за конкретный этап получит заявку на согласование только после того, как ее согласуют на более ранних этапах. Так в бухгалтерию попадет уже полностью согласованная форма заявки на оплату. Задача будет открыта до тех пор, пока бухгалтер не прикрепит все подтверждающие документы об оплате и автор заявки не утвердит окончание задачи.

Система также составляет отчеты по всем оплаченным заявкам. Из них можно не только увидеть, как расходуются средства, но и на какие этапы уходит больше всего времени.

Пример отчета по согласованию платежей. Иллюстрация: Pyrus.
Пример отчета по согласованию платежей. Иллюстрация: Pyrus.