Какие функции Asana помогут вам работать быстрее

Asana: как настроить переадресацию писем. Скриншот с экрана.
Asana: как настроить переадресацию писем. Скриншот с экрана.

С помощью сервиса для командной работы Asana можно грамотно распределять нагрузку и планировать проекты. Журналист Теплицы Юлия Каленкова расскажет о функциях сервиса, которые сделают работу с задачами и письмами еще проще и быстрее.

НКО используют Asana для подготовки к конференциям, организации волонтерских поездок и благотворительных мероприятий. Очевидно, что большинство контактов проходит через почту. При этом часто менеджеры вручную переносят задачи и комментарии к ним в приложение. Многие процессы можно автоматизировать. Так вы будете успевать больше, а нервничать меньше.

Еще по теме: Управление проектами с помощью сервиса Asana: практические советы

Превращайте письма в личные задачи

Просто перенаправьте письмо из электронной почты на [email protected], и вы увидите его во вкладке New Tasks.

Asana: переадресация писем. Скриншот с экрана.

По умолчанию Asana создает задачи в Workspace или Organization, связанными с вашим адресом. Если вы хотите изменить настройки, перейдите в My Profile Settings, а далее – во вкладку Email Forwarding.

Asana: переадресация писем. Скриншот с экрана.почт

Превращайте письма в задачи проекта

Вы можете отправлять электронные письма для создания задач в выбранном проекте Asana. Каждый проект имеет уникальный адрес электронной почты: чтобы узнать его, кликните на Project Actions  (три точки рядом с названием проекта) и выберете Add Tasks через email.

Asana: сведения о проекте. Скриншот с экрана.

Вы увидите окно со строкой цифр в URL вашего проекта (она должна выглядеть как https://app.asana.com/0/projectID/list). Чтобы создать задачу в своем проекте, отправьте электронное письмо по адресу [email protected] Например, если идентификатор проекта равен 123, вы отправите электронное письмо по адресу [email protected].

Ведите групповые и проектные беседы

Подобные беседы позволят избежать длинных цепочек писем – просто перешлите входящее сообщение сразу во вкладку Conversations, и его увидят ваши коллеги. Для этого используйте адрес электронной почты, указанный в нижней части страницы беседы.

Asana: переадресация во вкладку Conversations. Скриншот с экрана.

Настройте автопереадресацию почты

Главная цель синхронизации с почтой – уменьшить время обработки входящих сообщений. Поэтому Asana предлагает настроить автоматическую переадресацию, которая избавит от необходимости каждый раз проверять почту.

  • Создайте учетную запись для пересылки электронной почты,
  • В Asana добавьте отправителя ([email protected]) в Organization или Workspace, а также укажите адрес в приложении и выбранном проекте,
  • Выйдите из текущей учетной записи Asana и войдите как отправитель, затем отключите уведомления,
  • Установите настройки почтовых клиентов: Gmail, Microsoft Exchange, Yahoo.

Также рекомендую найти удобный для себя вариант интеграции со сторонними сервисами. Для решения маркетинговых задач, например, создания рассылок, подойдет MailChimp, для управление проектами и планирования – Jira, Hubstaff, Harvest, для работы с клиентами – Zendesk, а для общения с командой – Slack.

Удачной и продуктивной работы!