«Google Drive» – постройте офис в облаках

Логотип сервиса Google Drive
Логотип сервиса Google Drive
Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации взаимодействия удаленных сотрудников в рамках работы над вашим проектом.

Еще совсем недавно для обеспечения работы Интернет-проекта, общественной организации, благотворительного фонда, НКО или информационного ресурса было необходимо наличие офисного помещения, компьютерной техники, специального программного обеспечения и целого ряда других важных вещей. Сегодня, благодаря переходу большей части рабочих процессов в онлайн-среду, настали совершенно другие времена и многие даже довольно сложные и успешные  проекты создаются с помощью удаленных сотрудников.

В этих условиях особенно важно правильно организовать работу вашего «виртуального офиса», наладить оперативное и удобное взаимодействие между сотрудниками, обмен информацией, распределение задач, отслеживание выполнения работ и так далее. В сети существует огромное количество коммерческих сервисов для решения перечисленных задач, но мы рекомендуем вам в первую очередь обратить внимание на бесплатный Google Drive.

Немного истории

Изначально на свет появились несколько отдельных сервисов компании Google, которые позволяли редактировать прямо в браузере текстовые документы и таблицы. Затем к ним были добавлены средства создания презентаций и работы с рисунками, после чего все сервисы были объединены в один онлайновый офисный пакет под названием Google Docs. В апреле этого года компания произвела глобальную модернизацию этого продукта, добавив к нему возможность облачного хранения и синхронизации своих данных между разными компьютерами. Новый сервис получил название Google Drive, под которым существует по настоящее время.

Короткий видеообзор сервиса Google Drive

Создание и редактирование документов

Документы Google – это онлайновый офисный пакет, предназначенный для создания и редактирования текстов, таблиц, презентаций, схем, диаграмм, рисунков и работы над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени через Интернет. Таким образом, вы сможете получить доступ к своим документам и файлам с любого компьютера в любой точке мира, если он подключен к Интернету.

Давайте кратко перечислим основные функции текстового редактора, заявленные в сопроводительной документации:

  • создание новых документов или загрузка уже существующих файлов во всех распространенных офисных форматах;
  • оформление и форматирование документов с применением таких возможностей, как поля, стили, интервалы, шрифты и так далее;
  • приглашение других пользователей для совместной работы над документом с предоставлением им прав на редактирование, добавление комментариев или просто просмотр;
  • совместная онлайн-работа в реальном времени с возможностью общения с соавторами в чате;
  • просмотр истории изменений документов и возврат к любой версии;
  • перевод документов на другой язык;
  • возможность распознавания текста из PDF и графических файлов;
  • отправка документов другим пользователям по электронной почте в виде прикрепленных файлов.
Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

С помощью табличного редактора Google можно создавать и редактировать таблицы, предоставлять к ним совместный доступ. Вот список некоторых возможностей этого сервиса:

  • импорт и преобразование данных в форматах XLS, CSV, TXT и ODS;
  • экспорт файлов в форматах XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML;
  • форматирование и изменение формул для вычисления результатов и представления данных в нужном виде;
  • совместная работа и общение в чате с другими пользователями, редактирующими таблицу;
  • создание диаграмм и гаджетов;
  • встраивание таблиц и отдельных листов в блог или на веб-сайт.
Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Работа любой организации или фонда немыслима без проведения различных докладов, лекций и презентаций. Для их подготовки существует специальный продукт Google. Ниже перечислены некоторые из его возможностей:

  • общий доступ к презентациям и их редактирование совместно с друзьями и коллегами;
  • импорт и преобразование презентаций в форматах PPT и PPS;
  • загрузка презентаций в виде файлов в форматах PDF, PPT и TXT;
  • вставка изображений и видео, форматирование слайдов;
  • публикация и встраивание презентаций в веб-сайты для предоставления доступа к ним большому количеству пользователей.
Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Хранение данных в Google Drive

Для хранения всех ваших созданных или загруженных данных компания Google совершенно бесплатно выделяет целых 5 Гб. Учитывая то, что офисные файлы имеют, как правило, небольшие размеры и то, что при этом файлы в форматах Документов Google вообще не учитываются при подсчете, получается вполне достаточное дисковое пространство даже для большого проекта.

Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Таким образом, вы получаете удобное файловое хранилище, все данные в котором могут быть вам доступны с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Вы можете делиться своими файлами со своими коллегами и друзьями, предоставляя им различные уровни доступа — от только просмотра до полноценного редактирования. Для удобной организации файлов в своем хранилище существует возможность создания папок. Фильтры и мощная система поиска (это же Google!), пригодятся всем пользователям, обладающем большой коллекцией файлов.

Установив на свой компьютер специальную программу-клиент, вы получите возможность сохранения всех своих облачных данных на жесткий диск, а также мгновенную синхронизацию между онлайн и локальным хранилищем. Изменения, внесенные при редактировании файла в Интернете, на компьютере или мобильном телефоне, синхронно отражаются на всех устройствах, на которых установлен Google Drive.

Совместная работа и публикация

Если вы работаете над документом совместно с коллегой, то ранее вам приходилось отправлять его по электронной почте, а затем ждать ответного письма с внесенными в документ коррективами. И так по кругу. Теперь вы можете забыть об этом навсегда.

Благодаря функции совместного доступа вы можете работать с коллегами одновременно, причем сделанные изменения будут мгновенно отображаться на мониторе другого участника. Очень важно, что вы полностью контролируете, кто и как может использовать ваши файлы, папки и документы. Для соавторов существует три уровня доступа: читатель (только просмотр), комментатор (можно читать и оставлять комментарии) и редактор (все возможности, кроме удаления файла).

Фрагмент интерфейса сервиса Google Drive

Для публикации каких-либо документов в Интернете пригодится возможность настройки параметров видимости файлов. Так, вы можете сделать свои документы общедоступными, при этом они могут быть включены в результаты поиска, и открыть их сможет любой пользователь, который найдет их адрес. Элемент с параметром видимости Пользователи, у которых есть ссылка можно сравнить с телефонным номером, не внесенным в телефонную книгу. Просмотреть документ, файл или папку смогут только пользователи, которые знают их точный URL. Ну а параметр Личный говорит сам за себя — доступ к такому документу есть только у вас.

Заключение

Разумеется, в рамках небольшой статьи невозможно не то что описать, но даже просто перечислить все возможности сервиса Google Drive. Да это в общем-то и не требуется — сервис обладает интуитивно понятным интерфейсом и прекрасно написанным на русском языке справочным руководством. Использование Google Drive не должно вызвать вопросов даже у слабо подготовленных пользователей, но в случае необходимости всегда можно обратиться на форум помощи по продуктам Google.

Таким образом, сервис Google Drive представляет собой практически идеальное средство для организации работы удаленных сотрудников в рамках некоммерческой или общественной организации, благотворительного фонда или гражданской инициативы. Надежность сервисов компании Google не нуждается в рекламе, а хранение всех своих данных в облаках добавляет еще один важный фактор в безопасность вашего проекта. Благодаря сервису Google Drive вы становитесь по-настоящему независимы и мобильны: все что вам теперь нужно для начала работы — это доступ в Интернет и пароль к вашей учетной записи.