«Google Drive» – постройте офис в облаках

Логотип сервиса Google Drive
Google Drive пред­став­ля­ет собой прак­ти­че­ски иде­аль­ное сред­ство для орга­ни­за­ции вза­и­мо­дей­ствия уда­лен­ных сотруд­ни­ков в рам­ках рабо­ты над вашим про­ек­том.

Еще совсем недав­но для обес­пе­че­ния рабо­ты Интер­нет-про­ек­та, обще­ствен­ной орга­ни­за­ции, бла­го­тво­ри­тель­но­го фон­да, НКО или инфор­ма­ци­он­но­го ресур­са было необ­хо­ди­мо нали­чие офис­но­го поме­ще­ния, ком­пью­тер­ной тех­ни­ки, спе­ци­аль­но­го про­грамм­но­го обес­пе­че­ния и цело­го ряда дру­гих важ­ных вещей. Сего­дня, бла­го­да­ря пере­хо­ду боль­шей части рабо­чих про­цес­сов в онлайн-сре­ду, наста­ли совер­шен­но дру­гие вре­ме­на и мно­гие даже доволь­но слож­ные и успеш­ные про­ек­ты созда­ют­ся с помо­щью уда­лен­ных сотруд­ни­ков.

В этих усло­ви­ях осо­бен­но важ­но пра­виль­но орга­ни­зо­вать рабо­ту ваше­го «вир­ту­аль­но­го офи­са», нала­дить опе­ра­тив­ное и удоб­ное вза­и­мо­дей­ствие меж­ду сотруд­ни­ка­ми, обмен инфор­ма­ци­ей, рас­пре­де­ле­ние задач, отсле­жи­ва­ние выпол­не­ния работ и так далее. В сети суще­ству­ет огром­ное коли­че­ство ком­мер­че­ских сер­ви­сов для реше­ния пере­чис­лен­ных задач, но мы реко­мен­ду­ем вам в первую оче­редь обра­тить вни­ма­ние на бес­плат­ный Google Drive.

Немного истории

Изна­чаль­но на свет появи­лись несколь­ко отдель­ных сер­ви­сов ком­па­нии Google, кото­рые поз­во­ля­ли редак­ти­ро­вать пря­мо в бра­у­зе­ре тек­сто­вые доку­мен­ты и таб­ли­цы. Затем к ним были добав­ле­ны сред­ства созда­ния пре­зен­та­ций и рабо­ты с рисун­ка­ми, после чего все сер­ви­сы были объ­еди­не­ны в один онлай­но­вый офис­ный пакет под назва­ни­ем Google Docs. В апре­ле это­го года ком­па­ния про­из­ве­ла гло­баль­ную модер­ни­за­цию это­го про­дук­та, доба­вив к нему воз­мож­ность облач­но­го хра­не­ния и син­хро­ни­за­ции сво­их дан­ных меж­ду раз­ны­ми ком­пью­те­ра­ми. Новый сер­вис полу­чил назва­ние Google Drive, под кото­рым суще­ству­ет по насто­я­щее вре­мя.

Корот­кий видео­об­зор сер­ви­са Google Drive

Создание и редактирование документов

Доку­мен­ты Google – это онлай­но­вый офис­ный пакет, пред­на­зна­чен­ный для созда­ния и редак­ти­ро­ва­ния тек­стов, таб­лиц, пре­зен­та­ций, схем, диа­грамм, рисун­ков и рабо­ты над ними вме­сте с дру­ги­ми поль­зо­ва­те­ля­ми в режи­ме реаль­но­го вре­ме­ни через Интер­нет. Таким обра­зом, вы смо­же­те полу­чить доступ к сво­им доку­мен­там и фай­лам с любо­го ком­пью­те­ра в любой точ­ке мира, если он под­клю­чен к Интер­не­ту.

Давай­те крат­ко пере­чис­лим основ­ные функ­ции тек­сто­во­го редак­то­ра, заяв­лен­ные в сопро­во­ди­тель­ной доку­мен­та­ции:

  • созда­ние новых доку­мен­тов или загруз­ка уже суще­ству­ю­щих фай­лов во всех рас­про­стра­нен­ных офис­ных фор­ма­тах;
  • оформ­ле­ние и фор­ма­ти­ро­ва­ние доку­мен­тов с при­ме­не­ни­ем таких воз­мож­но­стей, как поля, сти­ли, интер­ва­лы, шриф­ты и так далее;
  • при­гла­ше­ние дру­гих поль­зо­ва­те­лей для сов­мест­ной рабо­ты над доку­мен­том с предо­став­ле­ни­ем им прав на редак­ти­ро­ва­ние, добав­ле­ние ком­мен­та­ри­ев или про­сто про­смотр;
  • сов­мест­ная онлайн-рабо­та в реаль­ном вре­ме­ни с воз­мож­но­стью обще­ния с соав­то­ра­ми в чате;
  • про­смотр исто­рии изме­не­ний доку­мен­тов и воз­врат к любой вер­сии;
  • пере­вод доку­мен­тов на дру­гой язык;
  • воз­мож­ность рас­по­зна­ва­ния тек­ста из PDF и гра­фи­че­ских фай­лов;
  • отправ­ка доку­мен­тов дру­гим поль­зо­ва­те­лям по элек­трон­ной почте в виде при­креп­лен­ных фай­лов.
Фраг­мент интер­фей­са сер­ви­са Google Drive

С помо­щью таб­лич­но­го редак­то­ра Google мож­но созда­вать и редак­ти­ро­вать таб­ли­цы, предо­став­лять к ним сов­мест­ный доступ. Вот спи­сок неко­то­рых воз­мож­но­стей это­го сер­ви­са:

  • импорт и пре­об­ра­зо­ва­ние дан­ных в фор­ма­тах XLS, CSV, TXT и ODS;
  • экс­порт фай­лов в фор­ма­тах XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML;
  • фор­ма­ти­ро­ва­ние и изме­не­ние фор­мул для вычис­ле­ния резуль­та­тов и пред­став­ле­ния дан­ных в нуж­ном виде;
  • сов­мест­ная рабо­та и обще­ние в чате с дру­ги­ми поль­зо­ва­те­ля­ми, редак­ти­ру­ю­щи­ми таб­ли­цу;
  • созда­ние диа­грамм и гад­же­тов;
  • встра­и­ва­ние таб­лиц и отдель­ных листов в блог или на веб-сайт.
Фраг­мент интер­фей­са сер­ви­са Google Drive

Рабо­та любой орга­ни­за­ции или фон­да немыс­ли­ма без про­ве­де­ния раз­лич­ных докла­дов, лек­ций и пре­зен­та­ций. Для их под­го­тов­ки суще­ству­ет спе­ци­аль­ный про­дукт Google. Ниже пере­чис­ле­ны неко­то­рые из его воз­мож­но­стей:

  • общий доступ к пре­зен­та­ци­ям и их редак­ти­ро­ва­ние сов­мест­но с дру­зья­ми и кол­ле­га­ми;
  • импорт и пре­об­ра­зо­ва­ние пре­зен­та­ций в фор­ма­тах PPT и PPS;
  • загруз­ка пре­зен­та­ций в виде фай­лов в фор­ма­тах PDF, PPT и TXT;
  • встав­ка изоб­ра­же­ний и видео, фор­ма­ти­ро­ва­ние слай­дов;
  • пуб­ли­ка­ция и встра­и­ва­ние пре­зен­та­ций в веб-сай­ты для предо­став­ле­ния досту­па к ним боль­шо­му коли­че­ству поль­зо­ва­те­лей.
Фраг­мент интер­фей­са сер­ви­са Google Drive

Хранение данных в Google Drive

Для хра­не­ния всех ваших создан­ных или загру­жен­ных дан­ных ком­па­ния Google совер­шен­но бес­плат­но выде­ля­ет целых 5 Гб. Учи­ты­вая то, что офис­ные фай­лы име­ют, как пра­ви­ло, неболь­шие раз­ме­ры и то, что при этом фай­лы в фор­ма­тах Доку­мен­тов Google вооб­ще не учи­ты­ва­ют­ся при под­сче­те, полу­ча­ет­ся вполне доста­точ­ное дис­ко­вое про­стран­ство даже для боль­шо­го про­ек­та.

Фраг­мент интер­фей­са сер­ви­са Google Drive

Таким обра­зом, вы полу­ча­е­те удоб­ное фай­ло­вое хра­ни­ли­ще, все дан­ные в кото­ром могут быть вам доступ­ны с любо­го устрой­ства, име­ю­ще­го выход в Интер­нет. Вы може­те делить­ся сво­и­ми фай­ла­ми со сво­и­ми кол­ле­га­ми и дру­зья­ми, предо­став­ляя им раз­лич­ные уров­ни досту­па – от толь­ко про­смот­ра до пол­но­цен­но­го редак­ти­ро­ва­ния. Для удоб­ной орга­ни­за­ции фай­лов в сво­ем хра­ни­ли­ще суще­ству­ет воз­мож­ность созда­ния папок. Филь­тры и мощ­ная систе­ма поис­ка (это же Google!), при­го­дят­ся всем поль­зо­ва­те­лям, обла­да­ю­щем боль­шой кол­лек­ци­ей фай­лов.

Уста­но­вив на свой ком­пью­тер спе­ци­аль­ную про­грам­му-кли­ент, вы полу­чи­те воз­мож­ность сохра­не­ния всех сво­их облач­ных дан­ных на жест­кий диск, а так­же мгно­вен­ную син­хро­ни­за­цию меж­ду онлайн и локаль­ным хра­ни­ли­щем. Изме­не­ния, вне­сен­ные при редак­ти­ро­ва­нии фай­ла в Интер­не­те, на ком­пью­те­ре или мобиль­ном теле­фоне, син­хрон­но отра­жа­ют­ся на всех устрой­ствах, на кото­рых уста­нов­лен Google Drive.

Совместная работа и публикация

Если вы рабо­та­е­те над доку­мен­том сов­мест­но с кол­ле­гой, то ранее вам при­хо­ди­лось отправ­лять его по элек­трон­ной почте, а затем ждать ответ­но­го пись­ма с вне­сен­ны­ми в доку­мент кор­рек­ти­ва­ми. И так по кру­гу. Теперь вы може­те забыть об этом навсе­гда.

Бла­го­да­ря функ­ции сов­мест­но­го досту­па вы може­те рабо­тать с кол­ле­га­ми одно­вре­мен­но, при­чем сде­лан­ные изме­не­ния будут мгно­вен­но отоб­ра­жать­ся на мони­то­ре дру­го­го участ­ни­ка. Очень важ­но, что вы пол­но­стью кон­тро­ли­ру­е­те, кто и как может исполь­зо­вать ваши фай­лы, пап­ки и доку­мен­ты. Для соав­то­ров суще­ству­ет три уров­ня досту­па: чита­тель (толь­ко про­смотр), ком­мен­та­тор (мож­но читать и остав­лять ком­мен­та­рии) и редак­тор (все воз­мож­но­сти, кро­ме уда­ле­ния фай­ла).

Фраг­мент интер­фей­са сер­ви­са Google Drive

Для пуб­ли­ка­ции каких-либо доку­мен­тов в Интер­не­те при­го­дит­ся воз­мож­ность настрой­ки пара­мет­ров види­мо­сти фай­лов. Так, вы може­те сде­лать свои доку­мен­ты обще­до­ступ­ны­ми, при этом они могут быть вклю­че­ны в резуль­та­ты поис­ка, и открыть их смо­жет любой поль­зо­ва­тель, кото­рый най­дет их адрес. Эле­мент с пара­мет­ром види­мо­сти Поль­зо­ва­те­ли, у кото­рых есть ссыл­ка мож­но срав­нить с теле­фон­ным номе­ром, не вне­сен­ным в теле­фон­ную кни­гу. Про­смот­реть доку­мент, файл или пап­ку смо­гут толь­ко поль­зо­ва­те­ли, кото­рые зна­ют их точ­ный URL. Ну а пара­метр Лич­ный гово­рит сам за себя – доступ к тако­му доку­мен­ту есть толь­ко у вас.

Заключение

Разу­ме­ет­ся, в рам­ках неболь­шой ста­тьи невоз­мож­но не то что опи­сать, но даже про­сто пере­чис­лить все воз­мож­но­сти сер­ви­са Google Drive. Да это в общем-то и не тре­бу­ет­ся – сер­вис обла­да­ет инту­и­тив­но понят­ным интер­фей­сом и пре­крас­но напи­сан­ным на рус­ском язы­ке спра­воч­ным руко­вод­ством. Исполь­зо­ва­ние Google Drive не долж­но вызвать вопро­сов даже у сла­бо под­го­тов­лен­ных поль­зо­ва­те­лей, но в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти все­гда мож­но обра­тить­ся на форум помо­щи по про­дук­там Google.

Таким обра­зом, сер­вис Google Drive пред­став­ля­ет собой прак­ти­че­ски иде­аль­ное сред­ство для орга­ни­за­ции рабо­ты уда­лен­ных сотруд­ни­ков в рам­ках неком­мер­че­ской или обще­ствен­ной орга­ни­за­ции, бла­го­тво­ри­тель­но­го фон­да или граж­дан­ской ини­ци­а­ти­вы. Надеж­ность сер­ви­сов ком­па­нии Google не нуж­да­ет­ся в рекла­ме, а хра­не­ние всех сво­их дан­ных в обла­ках добав­ля­ет еще один важ­ный фак­тор в без­опас­ность ваше­го про­ек­та. Бла­го­да­ря сер­ви­су Google Drive вы ста­но­ви­тесь по-насто­я­ще­му неза­ви­си­мы и мобиль­ны: все что вам теперь нуж­но для нача­ла рабо­ты – это доступ в Интер­нет и пароль к вашей учет­ной запи­си.