Содержание:
Материал обновлен в декабре 2021 года. Что такое бесплатный аккаунт Gmail, знают многие. Про G Suite знают уже меньше. А кто использует этот пакет для работы – тех совсем немного. Это если сравнивать с пользователями бесплатных аккаунтов, конечно. Тем не менее Google Workspace (а именно так теперь называется G Suite) – это очень мощный помощник в командной работе. Что это, зачем и для чего – сейчас и посмотрим. Обязательно дочитайте эту статью до конца и узнаете, как НКО может получить бесплатный доступ к Google Workspace.
Возможности сервиса
Основной набор приложений в пакете тот же, что и для бесплатного аккаунта.
Внутри есть:
- Gmail,
- офисная коллекция (в виде Документов, Таблиц, Слайдов и Форм),
- Календарь,
- Диск,
- приложения Meet и Chat.
Отличия кроются в другом. Возможности каждого приложения по отдельности и всего сервиса в целом значительно круче, чем у бесплатного аккаунта.
Почта
Самое известное и востребованное приложение – это Gmail. Корпоративная почта – очень нужный инструмент в работе. И главное отличие от бесплатного аккаунта – это возможность создавать корпоративные адреса почты.
То есть если бесплатный почтовый ящик имеет вид [email protected], то версия от Google Workspace уже будет формата [email protected]. При этом внутри это будет все тот же привычный интерфейс почты Gmail. Так можно каждому сотруднику завести именную почту, но на домене вашего сайта. Это сразу +100 баллов к уровню доверия клиентов и партнеров. Просто потому что такие адреса выглядят солиднее и представительнее. И это правда.
Диск
Хранить файлы в облачном хранилище на сегодня уже такая обыденность, что на это удобство многие уже и внимания не обращают. Функции этого приложения те же, что и в бесплатной версии. Отличие в объеме диска. Если на обычном аккаунте это 15 гигабайт, то в версии от Google Workspace – минимум 30 гигабайт (на каждого человека).
Также помимо личного хранилища есть и общий диск для обмена файлами с коллегами. Помещенные в эту область документы становятся видны всем членам команды. Уже не нужно отдельно создавать ссылки доступа и отправлять их.
Календарь
Один общий календарь на всю команду, и этим все сказано. Кроме того, все приложения очень тесно связаны между собой.
Из календаря можно создавать встречи, приглашать на них коллег и планировать мероприятия. Опять же без необходимости создания отдельных общих календарей и приглашения туда участников (а именно так это работает в бесплатной версии).
Документы
Это не одно приложение, это компания из четырех удобнейших сервисов. Внутри есть Документы, Таблицы, Слайды (они же презентации) и Формы. Самый известный инструмент – это Документы. Создавать и редактировать документы совместно с коллегами – приятное занятие.
Представьте только, что одновременно редактировать документ можно командой до 100 человек. При этом изменения, сделанные каждым, сразу видны всем участникам. Другая крутая особенность – это неограниченное количество ревизий документа. То есть можно сколько угодно долго отменять сделанные изменения. Не так, что сохраняется только несколько последних изменений, которые можно вернуть.
Как управлять всем сервисом
На этом моменте начинаются существенные отличия. Даже не столько отличия (от бесплатного аккаунта), сколько совсем новые элементы управления. И в первую очередь – это панель управления всеми сервисами.
Именно отсюда, из консоли, администратор управляет всеми пользователями и всеми настройками (например, доступа). Здесь же видны отчеты, статистика, подключенные домены. Важный момент в управлении пользователями – раздел Users. Если сотрудник увольняется, то администратору достаточно зайти в раздел и удалить учетную запись этого человека.
После этого сотрудник (теперь уже бывший) автоматически потеряет доступ ко всем сервисам организации. В иной ситуации, как если бы мы работали с обычными аккаунтами Gmail (или любыми другими), пришлось бы вручную удалять доступы уволенного из всех сервисов и групп, где он состоял. Это весьма важный момент, кстати. Касается, в первую очередь, безопасности.
Администратор видит всю статистику:
- сколько создано документов, таблиц, слайдов;
- виден объем переписки в почте;
- в настройках безопасности видно, кто использует (а кто нет) двухфакторную аутентификацию.
Если сотрудник потерял смартфон (который был привязан как корпоративное устройство), то администратор может удалить этот телефон из списка, чтобы уберечь в целости остальную информацию. Или можно отследить местоположение телефона, тоже может пригодиться.
Бонус дочитавшим до конца
Теперь поговорим о цифрах. Цены на Google Workspace для НКО (или где-то еще встречается упоминание G Suite) начинаются от 0 долларов в месяц за одного пользователя. Обратите внимание, что есть и платные тарифы для НКО.
Самый простой бесплатный G Suite для НКО покрывает возможности небольшой организации. А 30 ГБ Диска на каждого – тоже вполне достаточно. Конечно, средним и крупным НКО, работающим с большим объемом данных или с большим количеством сотрудников, его может быть мало. Но большинству небольших и/или молодых – более чем достаточно.
Есть отличная возможность заполучить весь этот набор сервисов бесплатно. И этим точно стоит воспользоваться. Для этого переходим на сайт программы TeploDigital и читаем условия. Не смотрите, что сервис там упоминается под именем G Suite. На сайте Google есть пояснение, что все в силе и сейчас просто некий переходный период от G Suite до Google Workspace. Вообще, есть специальный сайт Google с предложениями для некоммерческих организаций.
Как получить G Suite для НКО?
Чтобы претендовать на получение G Suite для НКО, организация должна быть правомочным участником программы TeploDigital. К участию в TeploDigital принимаются негосударственные некоммерческие организации, работающие на благо общества. Если ваша НКО еще не является участником, нужно пройти процедуру регистрации и проверку на сайте программы.
После того как ваша организация прошла проверку и была признана правомочным участником программы TeploDigital, вам нужно:
- войти в личный кабинет на сайте TeploDigital;
- перейти во вкладку «Ключ валидации»;
- скопировать валидационный токен. Это уникальный ключ в формате 123a4567@1b234c5de6789000;
- подать заявку на сайте Google для НКО;
- в заявке в нужной графе указать скопированный ранее из TeploDigital токен.
После того как вы заполните заявку, Google проведет ее модерацию и известит вас о результатах. Если ваша организация соответствует требованиям Google, вы получите доступ к G Suite. Новым пользователям рекомендуем использовать Справочный центр и другие ресурсы Google.
Взгляд со стороны
Ок, а что говорят сами пользователи сервиса? В таких случаях хорошо узнать мнение тех, кто напрямую работает с G Suite.
Мы начали пользоваться G Suite для НКО, потому что, как и для всех организаций, нам нужны брендированные email – у нас много внешних коммуникаций как с партнерами и коллегами из других организаций, так и с теми, кому нужна наша помощь. Облачное хранилище и совместное использование файлов упростило жизнь нашей команде, особенно во время удаленного режима весной 2020 года.
Итак, итоги
Если ваша команда активно пользуется облачными сервисами Google, то G Suite (то есть уже Workspace) вам будет весьма кстати. К тому же если ваша организация некоммерческая, то еще лучше. Есть возможность работать с сервисом бесплатно. А возможность – потому что только вы решаете, воспользоваться ею или нет. От себя лично точно рекомендую.
