Роман Петров: про инструменты менеджмента для НКО

В Новосибирске на митапе рассказали о том, какие инструменты НКО может внедрить для повышения эффективности и организации процессов работы. На фото Роман Петров. Фото: Катерина Эккард.
В Новосибирске на митапе рассказали о том, какие инструменты НКО может внедрить для повышения эффективности и организации процессов работы. На фото Роман Петров. Фото: Катерина Эккард.

25 мар­та 2017 года в Ново­си­бир­ске состо­ял­ся митап Теп­ли­цы соци­аль­ных тех­но­ло­гий на тему «Инстру­мен­ты менедж­мен­та НКО». Участ­ни­ки узна­ли о про­грам­мах для веде­ния про­ек­тов НКО: Битрикс24, Trello и Asana.

Роман Пет­ров, дирек­тор ком­па­нии ITConstruct рас­ска­зал о воз­мож­но­стях мно­го­функ­ци­о­наль­ной систе­мы Битрикс24 для НКО, и объ­яс­нил, как с ней рабо­тать.

Роман Петров. Фото: Екатерина Эккард.
Роман Пет­ров. Фото: Ека­те­ри­на Эккард.

CRM-систе­ма (сокра­ще­ние от англ. Customer Relationship Management) – это систе­ма управ­ле­ния вза­и­мо­от­но­ше­ни­я­ми с кли­ен­та­ми. CRM-систе­ма пред­став­ля­ет собой при­ло­же­ние, кото­рое орга­ни­за­ции исполь­зу­ют для поис­ка инфор­ма­ции о сво­их кли­ен­тах, потен­ци­аль­ных парт­не­рах и дру­гих кон­так­тах.

Мно­гие CRM-систе­мы сов­ме­сти­мы с бух­гал­тер­ски­ми и финан­со­вы­ми систе­ма­ми, и это помо­га­ет отсле­жи­вать дохо­ды и рас­хо­ды. Так­же может быть пред­став­ле­на ана­ли­ти­ка, поз­во­ля­ю­щая луч­ше про­гно­зи­ро­вать буду­щие потреб­но­сти кли­ен­та.

Еще по теме: CRM-систе­ма «Мега­план»: дело­вое обще­ние, веде­ние про­ек­тов и упро­ще­ние финан­со­вых про­цес­сов

Основные функции Битрикс24

Битрикс24— это при­ло­же­ние, помо­га­ю­щее орга­ни­зо­вать кол­лек­тив­ную рабо­ту в ком­па­нии. Дру­ги­ми сло­ва­ми, это сайт, на кото­ром собра­ны все необ­хо­ди­мые дан­ные о сотруд­ни­ках и парт­не­рах орга­ни­за­ции. С помо­щью него мож­но выстав­лять и выпол­нять зада­чи, пла­ни­ро­вать рабо­чее вре­мя и общать­ся с кол­ле­га­ми так же лег­ко, как в соци­аль­ной сети.

  • Нали­чие CRMДля неком­мер­че­ских орга­ни­за­ций кли­ен­та­ми могут быть волон­те­ры, сотруд­ни­ки орга­ни­за­ции, парт­не­ры или спон­со­ры. CRM объ­еди­ня­ет все кана­лы ком­му­ни­ка­ций с кли­ен­та­ми: звон­ки, пись­ма, обра­ще­ния через соци­аль­ные сети, с сай­та, через веб-фор­мы, опла­ту в 1С и дру­гие. Это поз­во­ля­ет сохра­нять исто­рию ком­му­ни­ка­ций со все­ми орга­ни­за­ци­я­ми и людь­ми.
  • «Живая лен­та», что­бы быть в кур­се всех задач. В про­грам­ме есть «живая лен­та», еди­ная интер­ак­тив­ная лен­та собы­тий в кор­по­ра­тив­ном пор­та­ле, кото­рая Объ­еди­ня­ет все рабо­чие и соци­аль­ные инстру­мен­ты (зада­чи и рабо­чие отче­ты, бло­ги и фото­га­ле­реи). Сотруд­ни­ки видят собы­тия, опе­ра­тив­но реа­ги­ру­ют на постав­лен­ные зада­чи, под­клю­ча­ют­ся к обсуж­де­ни­ям и видят новые доку­мен­ты. К сооб­ще­ни­ям в «живой лен­те» мож­но при­креп­лять фай­лы, фото или видео.
  • Удоб­но отсле­жи­вать выпол­не­ние задач. В Битрикс24 есть воз­мож­ность назна­чать зада­чи сотруд­ни­кам и сле­дить за их выпол­не­ни­ем. Зада­чи мож­но пред­ста­вить в виде пла­ни­ров­щи­ка про­ек­тов – диа­грам­мы Ган­та. Диа­грам­ма пока­зы­ва­ет, сколь­ко все­го задач по про­ек­ту есть, сколь­ко из них завер­ше­но, сколь­ко нахо­дит­ся в рабо­те, какие зада­чи про­сро­че­ны, а какие не име­ют дед­лай­на.
  • Орга­ни­за­ция рабо­ты с доку­мен­та­ми. Воз­мож­ность при­креп­ле­ния фай­лов в «живой лен­те» и CRM не поз­во­лит поте­рять нуж­ные дого­во­ры и акты. Каж­дый сотруд­ник может загру­жать фай­лы и настра­и­вать пра­ва досту­па к каж­до­му из них. Загру­жен­ные доку­мен­ты мож­но редак­ти­ро­вать сред­ства­ми Microsoft Office, не выхо­дя из пор­та­ла. Исто­рия изме­не­ния фай­лов хра­нит­ся в систе­ме.
  • Откры­тая линия. Функ­ция, кото­рая поз­во­ля­ет под­клю­чить к CRM соци­аль­ную сеть. Напри­мер, при отправ­ле­нии заяв­ки волон­те­ром в орга­ни­за­цию через груп­пу ВКон­так­те она посту­пит в базу CRM, и волон­тер полу­чит авто­ма­ти­че­ский ответ, кото­рый зара­нее про­пи­сан в базе. Это изба­вит от повто­ря­ю­щих­ся запро­сов от одних и тех же людей. Так­же это удоб­но, когда нуж­но отсле­дить исто­рию обще­ния с кон­крет­ным чело­ве­ком.

Битрикс24 досту­пен в вер­си­ях для бра­у­зе­ра и для смарт­фо­нов на плат­фор­мах iOS и Android.

Стоимость

Есть бес­плат­ная вер­сия, кото­рая поз­во­ля­ет поль­зо­вать­ся CRM до 12 чело­век, име­ет объ­ем хра­ни­ли­ща в обла­ке 5 Гб и есть воз­мож­ность под­клю­чить одну из соци­аль­ных сетей на откры­тую линию. Чатом могут поль­зо­вать­ся неогра­ни­чен­ное коли­че­ство чело­век.

Функционал Битрик24. Фото: сайт Bitrix24.ru
Функ­ци­о­нал Битрик24. Фото: сайт Bitrix24.ru

Ека­те­ри­на Эккард, коор­ди­на­тор Теп­ли­цы соци­аль­ных тех­но­ло­гий в Ново­си­бир­ске, рас­ска­за­ла о при­ло­же­ни­ях для веде­ния про­ек­тов на при­ме­ре Trello и Asana.

trello-1
Интер­фейс при­ло­же­ния Trello. Фото: сайт Trello.com

Основные функции Trello

Trello — это бес­плат­ное веб-при­ло­же­ние для управ­ле­ния про­ек­та­ми неболь­ших групп. Систе­ма Trello исполь­зу­ет япон­скую пара­диг­му управ­ле­ния про­ек­та­ми «кан­бан».

Кан­бан — это систе­ма орга­ни­за­ции про­из­вод­ства и снаб­же­ния, поз­во­ля­ю­щая реа­ли­зо­вать прин­цип «точ­но в срок». Имен­но бла­го­да­ря систе­ме Кан­бан Trello выгля­дит и рабо­та­ет дей­стви­тель­но уни­каль­но.

По систе­ме Кан­бан любая зада­ча про­хо­дит через четы­ре основ­ные ста­дии:

  • Зада­ча постав­ле­на;
  • Зада­ча выпол­ня­ет­ся;
  • Про­вер­ка выпол­не­ния;
  • Зада­ча выпол­не­на.

Интер­фейс при­ло­же­ния состо­ит из кар­то­чек, кото­рые запол­ня­ют­ся спис­ка­ми, иде­я­ми и фай­ла­ми, к кото­рым мож­но добав­лять ком­мен­та­рии и ста­вить сро­ки. С помо­щью Trello удоб­но наблю­дать за про­грес­сом всех про­ек­тов и задач. Одно из глав­ных пре­иму­ществ Tello – это то, что он име­ет интер­фейс на рус­ском язы­ке. Для того что­бы разо­брать­ся, как поль­зо­вать­ся этим сер­ви­сом ком­па­ния под­го­то­ви­ла подроб­ную инструк­цию.

Поми­мо бра­у­зер­ной вер­сии, есть мобиль­ные при­ло­же­ния на iOS и Android.

Еще по теме: Видео­урок Теп­ли­цы: пла­ни­ров­щик задач Trello и прак­ти­ка рабо­ты в коман­де для соци­аль­ных про­ек­тов

Стоимость

Trello предо­став­ля­ет бес­плат­ный пакет, с огра­ни­чен­ным функ­ци­о­на­лом, кото­ро­го вполне доста­точ­но для рабо­ты коман­ды или лич­но­го поль­зо­ва­ния. В этот пакет вхо­дят:

  • Неогра­ни­чен­ное коли­че­ство досок, спис­ков, кар­то­чек, участ­ни­ков, переч­ней и вло­же­ний;
  • Воз­мож­ность под­клю­че­ния толь­ко одно­го при­ло­же­ния к дос­ке (Slack, Dropbox, Google Drive);
  • Воз­мож­ность при­кре­пить фай­лы со сво­е­го ком­пью­те­ра (объ­е­мом не более 10 МБ) или ука­зать ссыл­ку на фай­лы, хра­ня­щи­е­ся в Google Drive, Dropbox, Box или OneDrive.
Интерфейс Asana. Фото: сайт Asana.com
Интер­фейс Asana. Фото: сайт Asana.com

Основные функции Asana

Asana — мобиль­ное и веб-при­ло­же­ние для управ­ле­ния про­ек­та­ми в неболь­ших коман­дах. Мобиль­ные вер­сии при­ло­же­ний доступ­ны на плат­фор­мах iOS и Android.

Asana подой­дет как уни­вер­саль­ный орга­най­зер для отдель­но­го чело­ве­ка, так и как мене­джер задач для неболь­шой коман­ды орга­ни­за­ции. Мож­но орга­ни­зо­вать рабо­ту по про­ек­там начи­ная от орга­ни­за­ции кон­фе­рен­ции, бла­го­тво­ри­тель­но­го меро­при­я­тия и закан­чи­вая рабо­той по гран­ту.

Еще по теме: Управ­ле­ние про­ек­та­ми с помо­щью сер­ви­са Asana: прак­ти­че­ские сове­ты

Asana поз­во­ля­ет закреп­лять зада­чи за опре­де­лен­ным чле­ном коман­ды, назна­чать срок выпол­не­ния, добав­лять опи­са­ние, ссыл­ку или файл, при­сва­и­вать теги. Каж­дую зада­чу мож­но раз­би­вать на отдель­ные под­за­да­чи, что поз­во­ля­ет еще более гиб­ко осу­ществ­лять про­цесс пла­ни­ро­ва­ния. Для ком­му­ни­ка­ции меж­ду сотруд­ни­ка­ми име­ет­ся воз­мож­ность остав­лять ком­мен­та­рии к любой зада­че и отве­чать на них. С про­шло­го года в Asana появи­лась воз­мож­ность орга­ни­зо­вы­вать про­ек­ты в сти­ле Trello (дос­ка с кар­точ­ка­ми).

Стоимость

Asana име­ет плат­ную и бес­плат­ную вер­сии. Бес­плат­ный пакет вклю­ча­ет в себя огра­ни­чен­ный функ­ци­о­нал. В него вхо­дят:

  • Неогра­ни­чен­ное коли­че­ство про­ек­тов и диа­ло­гов;
  • Коман­да до 15 чело­век;
  • Базо­вая дос­ка с основ­ны­ми пока­за­те­ля­ми про­грес­са про­ек­та;
  • Базо­вый поиск.
Участники митапа. Фото: Катерина Эккард.
Участ­ни­ки мита­па. Фото: Кате­ри­на Эккард.