Роман Петров: про инструменты менеджмента для НКО

В Новосибирске на митапе рассказали о том, какие инструменты НКО может внедрить для повышения эффективности и организации процессов работы. На фото Роман Петров. Фото: Катерина Эккард.
В Новосибирске на митапе рассказали о том, какие инструменты НКО может внедрить для повышения эффективности и организации процессов работы. На фото Роман Петров. Фото: Катерина Эккард.

25 марта 2017 года в Новосибирске состоялся митап Теплицы социальных технологий на тему «Инструменты менеджмента НКО». Участники узнали о программах для ведения проектов НКО: Битрикс24, Trello и Asana.

Роман Петров, директор компании ITConstruct рассказал о возможностях многофункциональной системы Битрикс24 для НКО, и объяснил, как с ней работать.

Роман Петров. Фото: Екатерина Эккард.
Роман Петров. Фото: Екатерина Эккард.

CRM-система (сокращение от англ. Customer Relationship Management) – это система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM-система представляет собой приложение, которое организации используют для поиска информации о своих клиентах, потенциальных партнерах и других контактах.

Многие CRM-системы совместимы с бухгалтерскими и финансовыми системами, и это помогает отслеживать доходы и расходы. Также может быть представлена аналитика, позволяющая лучше прогнозировать будущие потребности клиента.

Еще по теме: CRM-система «Мегаплан»: деловое общение, ведение проектов и упрощение финансовых процессов

Основные функции Битрикс24

Битрикс24— это приложение, помогающее организовать коллективную работу в компании. Другими словами, это сайт, на котором собраны все необходимые данные о сотрудниках и партнерах организации. С помощью него можно выставлять и выполнять задачи, планировать рабочее время и общаться с коллегами так же легко, как в социальной сети.

  • Наличие CRMДля некоммерческих организаций клиентами могут быть волонтеры, сотрудники организации, партнеры или спонсоры. CRM объединяет все каналы коммуникаций с клиентами: звонки, письма, обращения через социальные сети, с сайта, через веб-формы, оплату в 1С и другие. Это позволяет сохранять историю коммуникаций со всеми организациями и людьми.
  • «Живая лента», чтобы быть в курсе всех задач. В программе есть «живая лента», единая интерактивная лента событий в корпоративном портале, которая Объединяет все рабочие и социальные инструменты (задачи и рабочие отчеты, блоги и фотогалереи). Сотрудники видят события, оперативно реагируют на поставленные задачи, подключаются к обсуждениям и видят новые документы. К сообщениям в «живой ленте» можно прикреплять файлы, фото или видео.
  • Удобно отслеживать выполнение задач. В Битрикс24 есть возможность назначать задачи сотрудникам и следить за их выполнением. Задачи можно представить в виде планировщика проектов – диаграммы Ганта. Диаграмма показывает, сколько всего задач по проекту есть, сколько из них завершено, сколько находится в работе, какие задачи просрочены, а какие не имеют дедлайна.
  • Организация работы с документами. Возможность прикрепления файлов в «живой ленте» и CRM не позволит потерять нужные договоры и акты. Каждый сотрудник может загружать файлы и настраивать права доступа к каждому из них. Загруженные документы можно редактировать средствами Microsoft Office, не выходя из портала. История изменения файлов хранится в системе.
  • Открытая линия. Функция, которая позволяет подключить к CRM социальную сеть. Например, при отправлении заявки волонтером в организацию через группу ВКонтакте она поступит в базу CRM, и волонтер получит автоматический ответ, который заранее прописан в базе. Это избавит от повторяющихся запросов от одних и тех же людей. Также это удобно, когда нужно отследить историю общения с конкретным человеком.

Битрикс24 доступен в версиях для браузера и для смартфонов на платформах iOS и Android.

Стоимость

Есть бесплатная версия, которая позволяет пользоваться CRM до 12 человек, имеет объем хранилища в облаке 5 Гб и есть возможность подключить одну из социальных сетей на открытую линию. Чатом могут пользоваться неограниченное количество человек.

Функционал Битрик24. Фото: сайт Bitrix24.ru
Функционал Битрик24. Фото: сайт Bitrix24.ru

Екатерина Эккард, координатор Теплицы социальных технологий в Новосибирске, рассказала о приложениях для ведения проектов на примере Trello и Asana.

trello-1
Интерфейс приложения Trello. Фото: сайт Trello.com

Основные функции Trello

Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами небольших групп. Система Trello использует японскую парадигму управления проектами «канбан».

Канбан — это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Именно благодаря системе Канбан Trello выглядит и работает действительно уникально.

По системе Канбан любая задача проходит через четыре основные стадии:

  • Задача поставлена;
  • Задача выполняется;
  • Проверка выполнения;
  • Задача выполнена.

Интерфейс приложения состоит из карточек, которые заполняются списками, идеями и файлами, к которым можно добавлять комментарии и ставить сроки. С помощью Trello удобно наблюдать за прогрессом всех проектов и задач. Одно из главных преимуществ Tello – это то, что он имеет интерфейс на русском языке. Для того чтобы разобраться, как пользоваться этим сервисом компания подготовила подробную инструкцию.

Помимо браузерной версии, есть мобильные приложения на iOS и Android.

Еще по теме: Видеоурок Теплицы: планировщик задач Trello и практика работы в команде для социальных проектов

Стоимость

Trello предоставляет бесплатный пакет, с ограниченным функционалом, которого вполне достаточно для работы команды или личного пользования. В этот пакет входят:

  • Неограниченное количество досок, списков, карточек, участников, перечней и вложений;
  • Возможность подключения только одного приложения к доске (Slack, Dropbox, Google Drive);
  • Возможность прикрепить файлы со своего компьютера (объемом не более 10 МБ) или указать ссылку на файлы, хранящиеся в Google Drive, Dropbox, Box или OneDrive.
Интерфейс Asana. Фото: сайт Asana.com
Интерфейс Asana. Фото: сайт Asana.com

Основные функции Asana

Asana — мобильное и веб-приложение для управления проектами в небольших командах. Мобильные версии приложений доступны на платформах iOS и Android.

Asana подойдет как универсальный органайзер для отдельного человека, так и как менеджер задач для небольшой команды организации. Можно организовать работу по проектам начиная от организации конференции, благотворительного мероприятия и заканчивая работой по гранту.

Еще по теме: Управление проектами с помощью сервиса Asana: практические советы

Asana позволяет закреплять задачи за определенным членом команды, назначать срок выполнения, добавлять описание, ссылку или файл, присваивать теги. Каждую задачу можно разбивать на отдельные подзадачи, что позволяет еще более гибко осуществлять процесс планирования. Для коммуникации между сотрудниками имеется возможность оставлять комментарии к любой задаче и отвечать на них. С прошлого года в Asana появилась возможность организовывать проекты в стиле Trello (доска с карточками).

Стоимость

Asana имеет платную и бесплатную версии. Бесплатный пакет включает в себя ограниченный функционал. В него входят:

  • Неограниченное количество проектов и диалогов;
  • Команда до 15 человек;
  • Базовая доска с основными показателями прогресса проекта;
  • Базовый поиск.
Участники митапа. Фото: Катерина Эккард.
Участники митапа. Фото: Катерина Эккард.