В Санкт-Петербурге рассказали, как сделать публичный отчет для НКО

Специалист по связям с общественностью «Ночлежки» Влада Гасникова рассказала участникам митапа как организовать работу над отчетом, и что он должен в себя включать. Фото: Глеб Пайкачёв.
Специалист по связям с общественностью «Ночлежки» Влада Гасникова рассказала участникам митапа как организовать работу над отчетом, и что он должен в себя включать. Фото: Глеб Пайкачёв.
22 декаб­ря 2016 года в Санкт-Петер­бур­ге про­шел митап Теп­ли­цы соци­аль­ных тех­но­ло­гий «Пуб­лич­ные отче­ты как эффек­тив­ный инстру­мент для НКО» Участ­ни­ки узна­ли о том, зачем неком­мер­че­ским орга­ни­за­ци­ям и ини­ци­а­ти­вам делать пуб­лич­ный отчет и как он дол­жен выгля­деть. На встре­че высту­пи­ли спе­ци­а­лист по свя­зям с обще­ствен­но­стью бла­го­тво­ри­тель­ной орга­ни­за­ции «Ноч­леж­ка» Вла­да Гас­ни­ко­ва и дизай­нер Юлия Раз­умов­ская.

Зачем нужен отчет

Пуб­лич­ный отчет пред­на­зна­чен для широ­кой ауди­то­рии, и его зада­ча рас­ска­зать о том, что вы дела­е­те и поче­му это важ­но. Каче­ствен­ный отчет, кото­рый спо­со­бен воз­дей­ство­вать на чита­те­ля на эмо­ци­о­наль­ном уровне, может пере­убе­дить даже тех, кто нега­тив­но отно­сит­ся к вашей дея­тель­но­сти, заста­вить их ее пере­осмыс­лить. Таким обра­зом, отчет ста­но­вит­ся инстру­мен­том для при­вле­че­ния новых сто­рон­ни­ков, волон­те­ров и доно­ров. Нали­чие отче­та в элек­трон­ном виде на вашем сай­те повы­ша­ет уро­вень дове­рия к вашей орга­ни­за­ции. Так­же отчет — это пре­зен­та­ция вашей орга­ни­за­ции и эффек­тив­ный инстру­мент в любых пере­го­во­рах.
Когда мы отправ­ля­ем­ся на встре­чу с потен­ци­аль­ны­ми доно­ра­ми, кото­рые уже име­ют какую-то заин­те­ре­со­ван­ность после наше­го звон­ка или пись­ма, то чаще все­го встре­ча про­ис­хо­дит почти с нуля, и чело­век тол­ком ниче­го не зна­ет. Здесь помо­га­ет отчет в напе­ча­тан­ном виде, пото­му что вы може­те в любой момент рас­крыть его и пока­зать что нуж­но. Его мож­но оста­вить, и впо­след­ствии чело­век может его посмот­реть более вдум­чи­во. Вла­да Гас­ни­ко­ва, PR-спе­ци­а­лист
Влада Гасникова. Фото Глеб Пайкачёв
Вла­да Гас­ни­ко­ва. Фото Глеб Пай­ка­чёв.

Подготовка отчета

Cостав­ле­ние отче­та тре­бу­ет вре­мен­ных ресур­сов. При этом рабо­та над отче­том не долж­на пара­ли­зо­вать рабо­ту орга­ни­за­ции, пото­му что не орга­ни­за­ция суще­ству­ет для отче­та, а отчет для орга­ни­за­ции. Уро­вень отче­та дол­жен соот­вет­ство­вать эта­пу раз­ви­тия орга­ни­за­ции. Пред­ва­ри­тель­ная рабо­та над отче­том длит­ся весь год, и соби­рать инфор­ма­цию для отче­та нуж­но посто­ян­но, так­же как и фото­гра­фии. Необ­хо­ди­мо, что­бы на каж­дом вашем меро­при­я­тии был волон­тер фото­граф, кото­рый уме­ет сни­мать.
В «Ноч­леж­ке» мы дела­ем раз в две неде­ли внут­рен­нюю рас­сыл­ку ново­стей для сотруд­ни­ков, в кото­рой наши кол­ле­ги сооб­ща­ют, что про­изо­шло зна­чи­мо­го в их рабо­те за это вре­мя. Это дис­ци­пли­ни­ру­ет, орга­ни­зу­ет и поз­во­ля­ет ниче­го не забыть. Так­же раз в месяц мы дела­ем рас­сыл­ку для доно­ров о том, что было важ­но­го за этот месяц. Подоб­ная систем­ность и регу­ляр­ность в сбо­ре инфор­ма­ции облег­ча­ет рабо­ту над отче­том. Вла­да Гас­ни­ко­ва, PR-спе­ци­а­лист

Содержание отчета

Вла­да Гас­ни­ко­ва на при­ме­ре отче­та Ноч­леж­ки за 2015-й год про­ком­мен­ти­ро­ва­ла струк­ту­ру и содер­жа­ние отче­та НКО. В отче­те важ­но соблю­дать баланс меж­ду серьез­но­стью и душев­но­стью. Поэто­му начи­нать отчет сто­ит с вход­ной инфор­ма­ции о том, что это за пуб­ли­ка­ция и содер­жа­ния.

Было бы стран­но, если дирек­то­ра обще­ствен­ной орга­ни­за­ции никто нико­гда не видел и соеди­нить по теле­фо­ну его нель­зя. «Вы что! Это же дирек­тор!» Обще­ствен­ные орга­ни­за­ции тем и хоро­ши, что они более чело­веч­ные и неза­бю­ро­кра­ти­зи­ро­ва­ные. Вла­да Гас­ни­ко­ва

  • Вклю­чи­те при­вет­ствен­ное сло­во пер­во­го лица в орга­ни­за­ции. Таким обра­зом, вы пока­зы­ва­е­те откры­тость, вызы­ва­е­те дове­рие и дае­те себе воз­мож­ность ска­зать все самое важ­ное в нача­ле. Так­же нуж­но не забыть побла­го­да­рить чита­те­лей.
  • Инфор­ма­цию об орга­ни­за­ции нуж­но вклю­чать в каж­дый отчет, так как он может попасть на гла­за чело­ве­ку, кото­рый ниче­го про вас не зна­ет. Вы може­те вклю­чить мис­сию вашей орга­ни­за­ции, направ­ле­ния дея­тель­но­сти и часть с глав­ны­ми дости­же­ни­я­ми орга­ни­за­ции. Это про­из­во­дит впе­чат­ле­ние на чита­те­ля и помо­га­ет луч­ше понять, чем вы зани­ма­е­тесь.
  • Вклю­чи­те раз­дел с фото­гра­фи­я­ми сотруд­ни­ков, что­бы чита­те­ли позна­ко­ми­лись с вами и узна­ли, кто вы такие.
  • Рас­ска­жи­те о самой про­бле­ме, кото­рой вы зани­ма­е­тесь. Это необ­хо­ди­мо, так как дале­ко не каж­дый осо­зна­ет акту­аль­ность темы, кото­рой вы зани­ма­е­тесь. Эта часть может содер­жать ста­ти­сти­че­скую инфор­ма­цию и опи­са­ние про­бле­мы. В ста­ти­сти­че­ской части важ­но визу­аль­но выде­лять то, что про­из­ве­дет на чело­ве­ка впе­чат­ле­ние. Опи­са­ние про­бле­мы долж­но состо­ять не толь­ко из фак­тов, но и из ваше­го отно­ше­ния к ней. Это вызы­ва­ет чув­ство сопе­ре­жи­ва­ния у чита­те­ля.
    Участники митапа ознакомились с печатной версией отчета "Ночлежки". Фото Глеб Пайкачёв
    Участ­ни­ки мита­па озна­ко­ми­лись с печат­ной вер­си­ей отче­та «Ноч­леж­ки». Фото Глеб Пай­ка­чёв
  • В раз­де­ле «О про­ек­тах» вы рас­ска­зы­ва­е­те о том, что кон­крет­но вы дела­е­те, как реша­е­те про­бле­му, кому кон­крет­но помо­га­ют ваши про­ек­ты, что важ­но­го про­изо­шло в жиз­ни про­ек­та и кто в вашей орга­ни­за­ции им зани­ма­ет­ся, их кон­так­ты. Ста­рай­тесь преду­га­дать вопро­сы чита­те­лей и давать на них отве­ты. Так­же не будет лиш­ним вклю­чить инфор­ма­цию о систем­ных про­ек­тах, направ­лен­ные на раз­ви­тие орга­ни­за­ции, напри­мер про­ек­ты по фанд­рай­зин­гу или PR-про­ек­ты.
  • Финан­со­вый отчет не дол­жен быть слиш­ком объ­ем­ным и подроб­ным. Доста­точ­но ука­зать, сколь­ко средств и от кого вы полу­чи­ли, и сколь­ко из них ушло на кон­крет­ный про­ект.
  • После это­го сле­ду­ет побла­го­да­рить тех, кто вам помо­гал. Закон­чить отчет мож­но лич­ны­ми исто­ри­я­ми ваших бла­го­по­лу­ча­те­лей, так вы пока­зы­ва­е­те, что это не про­сто циф­ры в отче­те, а живые люди.

Визуализация и оформление

Не суще­ству­ет про­стых отве­тов или шаб­ло­нов как оформ­лять отче­ты, в каж­дом слу­чае нуж­но при­ни­мать реше­ние, исхо­дя из содер­жа­ния отче­та, и про­яв­лять кре­а­тив­ность. В этом может помочь зна­ком­ство с дру­ги­ми отче­та­ми или рабо­та­ми дизай­не­ров. Луч­ше все­го для это­го под­хо­дит сайт для дизай­не­ров Behance.
Дизайнер Юлия Разумовская рассказала участникам митапа о подходах к визуальному оформлению отчетов. Фото Глеб Пайкачёв
Дизай­нер Юлия Раз­умов­ская рас­ска­за­ла участ­ни­кам мита­па о под­хо­дах к визу­аль­но­му оформ­ле­нию отче­тов. Фото Глеб Пай­ка­чёв.
Дизай­нер Юлия Раз­умов­ская рас­ска­за­ла несколь­ко пра­вил, кото­рые сто­ит учи­ты­вать. Если тек­сты пишут несколь­ко людей, нуж­но что­бы один чело­век при­вел его к еди­но­му сти­лю, перед тем как отправ­лять дизай­не­ру. Дизай­нер или вер­сталь­щик полу­ча­ет текст и пап­ку с фото­гра­фи­я­ми. Важ­но что­бы текст был струк­ту­ри­ро­ван, содер­жал заго­лов­ки, что­бы дизай­нер пони­мал раз­гра­ни­че­ние раз­де­лов и их внут­рен­нюю струк­ту­ру.
Глав­ное не сме­ши­вать инфор­ма­цию. Если мы гово­рим про одну из про­блем, кото­рой зани­ма­ет­ся орга­ни­за­ция, не надо сра­зу туда же вклю­чать инфор­ма­цию о про­ек­тах, кото­рые ее реша­ют, луч­ше о них рас­ска­зать после. Это помо­га­ет вос­при­я­тию. Юлия Раз­умов­ская, дизай­нер
Эмо­ции и отно­ше­ние мож­но пере­да­вать при помо­щи фото­гра­фий и цве­та. Если есть такая воз­мож­ность, то луч­ше заме­нить текст изоб­ра­же­ни­ем или фото­гра­фи­ей. Это облег­ча­ет вос­при­я­тие и сокра­ща­ет общий объ­ем отче­та. Нуж­но раз­де­лять текст, что­бы визу­аль­но его было лег­ко читать. Для это­го хоро­шо под­хо­дят ай-стоп­пе­ры. Ай-стоп­пер (eye-stopper) — оста­нав­ли­ва­ю­щий взгляд ком­му­ни­ка­тив­ный реклам­ный и PR-эле­мент для при­вле­че­ния вни­ма­ния. Так­же мож­но исполь­зо­вать раз­ное фор­ма­ти­ро­ва­ние тек­ста, что­бы чита­тель пони­мал, где основ­ная инфор­ма­ция, а где вто­ро­сте­пен­ная. При печа­ти отче­та необ­хо­ди­мо соблю­дать баланс. Отчет, напе­ча­тан­ный на каче­ствен­ной бума­ге, будет выгля­деть эффект­нее, но при этом он не дол­жен выгля­деть как мод­ный глян­це­вый жур­нал. В слу­чае если средств на печать очень мало, мож­но про­явить кре­а­тив. Напри­мер, у участ­ни­ков мита­па воз­ник­ла идея сде­лать отчет в виде газе­ты.
В этом слу­чае такая зада­ча долж­на сто­ять изна­чаль­но, и вся рабо­та над отче­том долж­на соот­вет­ство­вать этой кон­цеп­ции, тогда это будет выгля­деть дей­стви­тель­но инте­рес­но. Юлия Раз­умов­ская, дизай­нер

Встре­ча про­шла при под­держ­ке Откры­то­го про­стран­ства.