Материалы курса «Как НКО автоматизировать рутинные задачи»

4 вебинара о том, как использовать онлайн-инструменты для автоматизации задач Иллюстрация: Ксения Горшкова.
Иллюстрация: Ксения Горшкова.

Команда Теплицы публикует конспект с онлайн-курса о том, как командам некоммерческих организаций оптимизировать ежедневные задачи, связанные с электронной почтой, опросными формами и работой в таск-менеджерах.

Ведущий курса — Артем Денисов, системный аналитик в «Альфа-банк», «Райффайзен Банк», выпускник NoCodeAcademy. Онлайн-курс прошел с 27 по 30 июля 2021 года. Вебинары будут полезны тем, кто заинтересован в автоматизации регулярных задач и хочет понять принцип работы приложений Airtable и Zapier.

Вебинар № 1: Возможности Airtable и электронной почты

На первом вебинареАртем Денисов пошагово показал, как сделать интеграцию между Airtable, Zapier и почтовым сервисом Gmail. И объяснил, какие привычные действия с письмами можно автоматизировать.

Запись первого вебинара.

Airtable — приложение, которое помогает упорядочивать информацию с помощью таблиц и баз данных. Как пишут создатели приложения на сайте: «Единственное ограничение — это ваше воображение». Бесплатный тарифный план дает достаточное количество функционала для работы небольшой организации. 

Мы будем автоматизировать работу с почтой, чтобы не терять данные. Часто у занятого человека почта превращается в «Почту России» с морем входящих писем.

Артем Денисов,

ведущий онлайн-курса

Zapier — это программа, которая связывает разные приложения для решения конкретных задач. Основные интеграции и настройки триггерных событий происходят в ней. Триггерное событие — действие, которое должно случиться, чтобы программа А передала информацию в программу Б.

Эксперт показывает как настроить:

  • первую базу данных в Airtable и сгенерировать API-ключ в профиле аккаунта;
  • интеграцию в Zapier между Airtable и Gmail;
  • триггерное событие: при получении письма в Gmail письмо появляется в базе данных Airtable.

Дополнительные материалы вебинара

Вебинар № 2: Возможности Airtable и массовых рассылок

На втором занятии участники научились соединять сервис для отправки рассылок Mailсhimp с Airtable

Запись второго вебинара.

Для примера эксперт показал настройку следующего триггерного события: если кто-то из рассылки открыл письмо, то запись с информацией о подписчике попадает в базу данных Airtable.

Обратите внимание, что в базе данных Airtable у таблицы должны быть поля с текстовым типом — «single line text».

Дополнительные материалы вебинара

Вебинар № 3: Как делать интеграции для опросных форм

На третьем вебинаре Артем Денисов рассказал, как делать интеграции между приложением Airtable и сервисом Typeform

Запись третьего вебинара.

Сервис Typeform — один из аналогов Google-форм. Он предназначен для создания опросов, тестов и контактных форм. Пользователи бесплатного тарифа Typeform могут создать 10 вопросов и создать интеграции с Zapier, Automate.io, Slack, Mailchimp.

На примере Typeform Артем Денисов показал, как можно собрать ответы опроса в базе данных Airtable. 

Если вы собираете электронные адреса в опросе, то рекомендую попробовать сделать цепочку добавления адресов из Airtable в Mailchimp.

Артем Денисов,

ведущий онлайн-курсов

Вебинар № 4: Инструменты для командной работы

На четвертом вебинаре участники узнали о работе с таск-менеджерами Trello, Asana и об их интеграции с Airtable.

Запись четвертого вебинара.

Trello — многофункциональная платформа для командной работы. Рабочее пространство состоит из досок с карточками-задачами. Участники команд делят доску на разделы, например: «список идей», «план», «в работе», «готово», «тестируем», «окончательно готово», и создают задачи для каждого раздела.

Для задач можно назначать исполнителя и срок выполнения. Это помогает избежать ситуаций, когда неясно, кто отвечает за результат задачи. Каждую карточку можно комментировать и добавлять к ней графический материал. 

Trello позволяет перевести командную работу в онлайн-режим, настроить все рабочие процессы и контролировать выполнение задач и нагрузку каждого сотрудника.

В Trello есть удобные шаблоны чек-листов, которые помогают вам сделать декомпозицию большой задачи.

Артем Денисов,

ведущий онлайн-курсов

На вебинаре Артем Денисов показал, как сделать интеграцию между Trello и Airtable. Для примера он настроил следующее триггерное событие: когда карточка в Trello помещена в раздел «Готово», то появляется новая запись в базе данных Airtable.

Asana — более сложный инструмент для команд, которым нужно вести параллельно несколько проектов. По принципу организации рабочего пространства Asana и Trello схожи: есть разделы с этапами работы, карточки-задачки, которые можно перемещать между разделами. Для настройки первого проекта можно воспользоваться уже существующими шаблонами.

На вебинаре Артем рассказал, как настроить триггерное событие: когда задание в Asana помечается как готовое, то об этом появляется новая запись в базе данных Airtable.

Участники программы TeploDigital могут получить скидку 50% на годовую подписку на пакет Asana Premium или пакет Asana Business для одной команды.

Дополнительные материалы вебинара