Денис Куландин: Управление процессами в НКО с помощью бесплатных сетевых платформ

Scrum hell Фотография  quique_fs
Scrum hell Фотография quique_fs

17 апреля Теплица совместно с Международным Мемориалом провела мастер-класс «Управление процессами в НКО с помощью бесплатных сетевых платформ». Семинар проводил Денис Куландин (IT-специалист, активист, участник ряда гражданских Интернет-проектов).

Проблемы в управлении проектами

В начале встречи Денис задал участникам вопрос: «С какими сложностями вы сталкиваетесь в процессе управления проектами?»

Ответы были следующие:

  • Сложность в планировании ресурсов;
  • организация работы команды;
  • ненадежные партнеры;
  • сложность в принятии коллегиальных решений – участники назвали это «игра в демократию».
Денис дополнил список (см. презентацию):
  • «Ракета за 1 млн» – часто организация получает финансовый ресурс на создание «ракеты», но из-за отсутствия понимания с заказчиком, неграмотного планирования, либо недостатка средств, в результате получается «фейерверк». Часто такой результат получается в ситуации с госзакупками и грантами;
  •  начальник – катализатор проекта. Некоммерческой организацией управляет идеолог, руководитель и лидер. Чаще всего, в отличие от бизнес-сектора, эти статусы директора неразрывны. С одной стороны, это повышает мотивацию персонала и сотрудников, но с другой стороны, всегда существует риск, что без начальника процесс остановится;
  • сложности расчета времени на выполнение всего проекта в целом и некоторых задач;
  • аврал – в условиях сжатых сроков часто страдает качество;
  • «стрелки» – в результате отсутствия делегирования заданий, участники процесса не чувствуют личной ответственности за результат;
  • «проблемный волшебник» – наличие в команде профессионала, который может решить все проблемы и является незаменимым участником процесса, однако не делится своими знаниями, без него процесс останавливается.

Для достижения наибольшей результативности, лучшей координации и привлечения дополнительных ресурсов можно и нужно использовать современные технологии, о которых рассказывал Денис.

В основу менеджмента некоммерческой организации можно заложить методологию Скрам (scrum), на которой в IT-секторе строится процесс разработки программного обеспечения. Методология Скрам подразумевает соблюдение нескольких принципов, на которых основана ее работа. Эти принципы, в первую очередь, связаны с теми ролями и функциями, которые имеют участники процесса.

Роли в управленческом процессе: «Нельзя проверить то, что сам создал»

Сотрудники/волонтеры проекта могут выступать в роли 1. тестировщика, 2. разработчика и 3. управляющего. Такие термины, на первый взгляд, сложно применить на деятельность благотворительного фонда, но все же тут прослеживается аналогия: разработчик, то есть автор социального проекта, не может достоверно и объективно оценить его результат и эффективность (так как сам он не участвует в процессе, является скорее стратегом). Для этого нужен «тестировщик», например, волонтер, который участвовал в практической реализации проекта. Управляющий проекта назначает участников и делегирует им определенные функции, но не может выполнять работу за них.

Чрезвычайно важным принципом, применимым за рамками IT является следующее требование методологии: «Нельзя проверить то, что сам создал». В программном обеспечении это означает, что если вы написали программу, то опробовать её должен кто-то другой, но не вы. В других областях деятельности, это требование можно перевести как – «Попроси друга проверить работу».

Кроме того, важна постановка вопроса о том, что заказчик и тот, кто назначает задачи разделены. С помощью разделения ролей создаётся такая управленческая среда, которая мотивирует заказчика (разработчика) следить за реализуемостью проекта с самого его начала, а управляющего проектом – отслеживать эффективность комманды и следование назначенному плану.

Разбивка проекта на этапы работы и ежедневная обратная связь

Процесс Скрама разбит на несколько этапов:

  • однодневные отрезки (ни одна задача не может длиться дольше 8 часов, т.е. одного рабочего дня). Начало каждого дня начинается с короткого собрания (не больше 15 минут).
  • «спринты» (отрезки от 2 до 4 недель, в российских условиях, наверное, стоило бы использовать один месяц). За период «спринта» все назначенные задачи должны быть выполнены, либо команда должна признать, что провалила этап и провести собрание по разбору полётов. В случае разбора полётов организуется собрание (не более 3 часов), где обсуждаются причины провала.

Каждый этап разбит на задачи, которые можно создавать, назначать, делегировать, откладывать, перенаправлять, замораживать (например, из-за недостатка ресурсов или из-за того, что не было выполнено предыдущее задание).

Важно, что команду, занимающуюся проектом по данной методологии не должны отвлекать новые задачи.

Выводы

Ориентирование в методологии Скрам, позволяет менеджеру НКО более реалистично смотреть на организацию привычных процессов: волонтерских поездок и лагерей, организацию благотворительных мероприятий, подготовку к конференциям или отчету перед донорами.

О том, как можно упросить управление процессами и сделать его доступным и прозрачным для всех участников, было рассказано отдельно на примере бесплатных онлайн-платформ, которые доступны любой НКО.

 Полезная информация:

  • Материалы семинара выложены на странице Scrum Inspired, которую Денис создал на платформе Google Sites.
  • Описание Скрам-процесса на странице Wikipedia (русский язык).
  • Презентацию «Управление проектами с элементами методологии скрам» можно посмотреть здесь.

Ссылки на бесплатные приложения, которые могут упростить координацию волонтеров:

  • Asana – приложение, позволяющее добавлять до 30 человек (сотрудников, волонтеров), назначать им задания, устанавливать сроки, выбирать ответственных за исполнение, прилагать отчеты;
  • Домашняя страница Redmine demo (англ. язык) и инструкция к программе на русском языке.