Денис Куландин: Управление процессами в НКО с помощью бесплатных сетевых платформ

Scrum hell Фотография quique_fs

17 апре­ля Теп­ли­ца сов­мест­но с Меж­ду­на­род­ным Мемо­ри­а­лом про­ве­ла мастер-класс «Управ­ле­ние про­цес­са­ми в НКО с помо­щью бес­плат­ных сете­вых плат­форм». Семи­нар про­во­дил Денис Кулан­дин (IT-спе­ци­а­лист, акти­вист, участ­ник ряда граж­дан­ских Интер­нет-про­ек­тов).

Про­бле­мы в управ­ле­нии про­ек­та­ми

В нача­ле встре­чи Денис задал участ­ни­кам вопрос: «С каки­ми слож­но­стя­ми вы стал­ки­ва­е­тесь в про­цес­се управ­ле­ния про­ек­та­ми?»

Отве­ты были сле­ду­ю­щие:

  • Слож­ность в пла­ни­ро­ва­нии ресур­сов;
  • орга­ни­за­ция рабо­ты коман­ды;
  • нена­деж­ные парт­не­ры;
  • слож­ность в при­ня­тии кол­ле­ги­аль­ных реше­ний – участ­ни­ки назва­ли это «игра в демо­кра­тию».
Денис допол­нил спи­сок (см. пре­зен­та­цию):
  • «Раке­та за 1 млн» – часто орга­ни­за­ция полу­ча­ет финан­со­вый ресурс на созда­ние «раке­ты», но из-за отсут­ствия пони­ма­ния с заказ­чи­ком, негра­мот­но­го пла­ни­ро­ва­ния, либо недо­стат­ка средств, в резуль­та­те полу­ча­ет­ся «фей­ер­верк». Часто такой резуль­тат полу­ча­ет­ся в ситу­а­ции с гос­за­куп­ка­ми и гран­та­ми;
  • началь­ник – ката­ли­за­тор про­екта. Неком­мер­че­ской орга­ни­за­ци­ей управ­ля­ет идео­лог, руко­во­ди­тель и лидер. Чаще все­го, в отли­чие от биз­нес-сек­то­ра, эти ста­ту­сы дирек­то­ра нераз­рыв­ны. С одной сто­ро­ны, это повы­ша­ет моти­ва­цию пер­со­на­ла и сотруд­ни­ков, но с дру­гой сто­ро­ны, все­гда суще­ству­ет риск, что без началь­ни­ка про­цесс оста­но­вит­ся;
  • слож­но­сти рас­че­та вре­ме­ни на выпол­не­ние все­го про­ек­та в целом и неко­то­рых задач;
  • аврал – в усло­ви­ях сжа­тых сро­ков часто стра­да­ет каче­ство;
  • «стрел­ки» – в резуль­та­те отсут­ствия деле­ги­ро­ва­ния зада­ний, участ­ни­ки про­цес­са не чув­ству­ют лич­ной ответ­ствен­но­сти за резуль­тат;
  • «про­блем­ный вол­шеб­ник» – нали­чие в коман­де про­фес­си­о­на­ла, кото­рый может решить все про­бле­мы и явля­ет­ся неза­ме­ни­мым участ­ни­ком про­цес­са, одна­ко не делит­ся сво­и­ми зна­ни­я­ми, без него про­цесс оста­нав­ли­ва­ет­ся.

Для дости­же­ния наи­боль­шей резуль­та­тив­но­сти, луч­шей коор­ди­на­ции и при­вле­че­ния допол­ни­тель­ных ресур­сов мож­но и нуж­но исполь­зо­вать совре­мен­ные тех­но­ло­гии, о кото­рых рас­ска­зы­вал Денис.

В осно­ву менедж­мен­та неком­мер­че­ской орга­ни­за­ции мож­но зало­жить мето­до­ло­гию Скрам (scrum), на кото­рой в IT-сек­то­ре стро­ит­ся про­цесс раз­ра­бот­ки про­грамм­но­го обес­пе­че­ния. Мето­до­ло­гия Скрам под­ра­зу­ме­ва­ет соблю­де­ние несколь­ких прин­ци­пов, на кото­рых осно­ва­на ее рабо­та. Эти прин­ци­пы, в первую оче­редь, свя­за­ны с теми роля­ми и функ­ци­я­ми, кото­рые име­ют участ­ни­ки про­цес­са.

Роли в управ­лен­че­ском про­цес­се: «Нель­зя про­ве­рить то, что сам создал»

Сотрудники/волонтеры про­ек­та могут высту­пать в роли 1. тести­ров­щи­ка, 2. раз­ра­бот­чи­ка и 3. управ­ля­ю­ще­го. Такие тер­ми­ны, на пер­вый взгляд, слож­но при­ме­нить на дея­тель­ность бла­го­тво­ри­тель­но­го фон­да, но все же тут про­сле­жи­ва­ет­ся ана­ло­гия: раз­ра­бот­чик, то есть автор соци­аль­но­го про­ек­та, не может досто­вер­но и объ­ек­тив­но оце­нить его резуль­тат и эффек­тив­ность (так как сам он не участ­ву­ет в про­цес­се, явля­ет­ся ско­рее стра­те­гом). Для это­го нужен «тести­ров­щик», напри­мер, волон­тер, кото­рый участ­во­вал в прак­ти­че­ской реа­ли­за­ции про­ек­та. Управ­ля­ю­щий про­ек­та назна­ча­ет участ­ни­ков и деле­ги­ру­ет им опре­де­лен­ные функ­ции, но не может выпол­нять рабо­ту за них.

Чрез­вы­чай­но важ­ным прин­ци­пом, при­ме­ни­мым за рам­ка­ми IT явля­ет­ся сле­ду­ю­щее тре­бо­ва­ние мето­до­ло­гии: «Нель­зя про­ве­рить то, что сам создал». В про­грамм­ном обес­пе­че­нии это озна­ча­ет, что если вы напи­са­ли про­грам­му, то опро­бо­вать её дол­жен кто-то дру­гой, но не вы. В дру­гих обла­стях дея­тель­но­сти, это тре­бо­ва­ние мож­но пере­ве­сти как – «Попро­си дру­га про­ве­рить рабо­ту».

Кро­ме того, важ­на поста­нов­ка вопро­са о том, что заказ­чик и тот, кто назна­ча­ет зада­чи раз­де­ле­ны. С помо­щью раз­де­ле­ния ролей созда­ёт­ся такая управ­лен­че­ская сре­да, кото­рая моти­ви­ру­ет заказ­чи­ка (раз­ра­бот­чи­ка) сле­дить за реа­ли­зу­е­мо­стью про­ек­та с само­го его нача­ла, а управ­ля­ю­ще­го про­ек­том – отсле­жи­вать эффек­тив­ность ком­ман­ды и сле­до­ва­ние назна­чен­но­му пла­ну.

Раз­бив­ка про­ек­та на эта­пы рабо­ты и еже­днев­ная обрат­ная связь

Про­цесс Скра­ма раз­бит на несколь­ко эта­пов:

  • одно­днев­ные отрез­ки (ни одна зада­ча не может длить­ся доль­ше 8 часов, т.е. одно­го рабо­че­го дня). Нача­ло каж­до­го дня начи­на­ет­ся с корот­ко­го собра­ния (не боль­ше 15 минут).
  • «сприн­ты» (отрез­ки от 2 до 4 недель, в рос­сий­ских усло­ви­ях, навер­ное, сто­и­ло бы исполь­зо­вать один месяц). За пери­од «сприн­та» все назна­чен­ные зада­чи долж­ны быть выпол­не­ны, либо коман­да долж­на при­знать, что про­ва­ли­ла этап и про­ве­сти собра­ние по раз­бо­ру полё­тов. В слу­чае раз­бо­ра полё­тов орга­ни­зу­ет­ся собра­ние (не более 3 часов), где обсуж­да­ют­ся при­чи­ны про­ва­ла.

Каж­дый этап раз­бит на зада­чи, кото­рые мож­но созда­вать, назна­чать, деле­ги­ро­вать, откла­ды­вать, пере­на­прав­лять, замо­ра­жи­вать (напри­мер, из-за недо­стат­ка ресур­сов или из-за того, что не было выпол­не­но преды­ду­щее зада­ние).

Важ­но, что коман­ду, зани­ма­ю­щу­ю­ся про­ек­том по дан­ной мето­до­ло­гии не долж­ны отвле­кать новые зада­чи.

Выво­ды

Ори­ен­ти­ро­ва­ние в мето­до­ло­гии Скрам, поз­во­ля­ет мене­дже­ру НКО более реа­ли­стич­но смот­реть на орга­ни­за­цию при­выч­ных про­цес­сов: волон­тер­ских поез­док и лаге­рей, орга­ни­за­цию бла­го­тво­ри­тель­ных меро­при­я­тий, под­го­тов­ку к кон­фе­рен­ци­ям или отче­ту перед доно­ра­ми.

О том, как мож­но упро­сить управ­ле­ние про­цес­са­ми и сде­лать его доступ­ным и про­зрач­ным для всех участ­ни­ков, было рас­ска­за­но отдель­но на при­ме­ре бес­плат­ных онлайн-плат­форм, кото­рые доступ­ны любой НКО.

Полез­ная инфор­ма­ция:

  • Мате­ри­а­лы семи­на­ра выло­же­ны на стра­ни­це Scrum Inspired, кото­рую Денис создал на плат­фор­ме Google Sites.
  • Опи­са­ние Скрам-про­цес­са на стра­ни­це Wikipedia (рус­ский язык).
  • Пре­зен­та­цию «Управ­ле­ние про­ек­та­ми с эле­мен­та­ми мето­до­ло­гии скрам» мож­но посмот­реть здесь.

Ссыл­ки на бес­плат­ные при­ло­же­ния, кото­рые могут упро­стить коор­ди­на­цию волон­те­ров:

  • Asana – при­ло­же­ние, поз­во­ля­ю­щее добав­лять до 30 чело­век (сотруд­ни­ков, волон­те­ров), назна­чать им зада­ния, уста­нав­ли­вать сро­ки, выби­рать ответ­ствен­ных за испол­не­ние, при­ла­гать отче­ты;
  • Домаш­няя стра­ни­ца Redmine demo (англ. язык) и инструк­ция к про­грам­ме на рус­ском язы­ке.